Cara Menggunakan WhatsApp Business dengan Multi User

Bisa berkomunikasi dengan pelanggan sangatlah penting bagi pemilik Small to Medium Enterprises. Namun, channel komunikasi apa yang tepat?

Dengan 2 miliar pengguna aktif bulanan, WhatsApp menjadi platform yang tepat untuk pemilik bisnis kecil yang ingin berkomunikasi dengan pelanggan mereka. 

Pada tahun 2018, aplikasi ini secara khusus menciptakan WhatsApp Business untuk para pemilik usaha kecil. Dengan WhatsApp Business, mereka dapat terhubung dengan pelanggan dan memiliki customer service yang lebih personal.

Apa Itu WhatsApp Business?

WhatsApp Business adalah aplikasi perpesanan gratis yang dibuat dengan mempertimbangkan para pemilik usaha kecil.

Dengan WhatsApp Business, brand bisa membuat profil bisnis dan membangun kepercayaan di antara pelanggannya. Mereka juga bisa membagikan informasi kontak dan jam operasionalnya. 

Meskipun memiliki tampilan yang serupa dengan WhatsApp biasa, WhatsApp Business memiliki fitur yang lebih menarik.

Sebenarnya, WhatsApp memiliki dua produk utama untuk bisnis: WhatsApp Business for SME dan WhatsApp Business API. Perbedaan dari dua produk ini adalah proses pembuatan akunnya.

Untuk membuat akun WhatsApp Business, Anda hanya membutuhkan nomor handphone, sedangkan WhatsApp Business API membutuhkan beberapa dokumen yang legal, seperti SIUP dan NPWP. Selain itu, akun WhatsApp Business API Anda membutuhkan ID Bisnis Manager Facebook untuk bisa diverifikasi.

Fitur Utama dari WhatsApp Business

WhatsApp Business memiliki berbagai fitur yang dapat membantu bisnis Anda tetap berhubungan dengan pelanggan yang sudah ada, dan mengelola penjualan. Berikut ini terdapat beberapa pemanfaatan fitur WhatsApp Business yang bisa Anda lakukan

1. Quick reply dan pesan otomatis

Aplikasi ini memudahkan pengaturan pesan otomatis untuk dikirim ke pelanggan. Misalnya, Anda dapat mengirimi mereka pesan ucapan terima kasih atau selamat datang ketika mereka mulai mengirim pesan, atau mengirimi mereka tautan ke produk yang paling populer.

Anda juga dapat mengatur 'quick reply', yang memungkinkan Anda untuk menjawab FAQ seperti 'berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk mengirimkan?' tanpa harus menjawab satu per satu pelanggan yang mempunyai pertanyaan yang sama.

Dengan menggunakan pesan otomatis dan balasan cepat, layanan Anda dapat dipastikan selalu aktif bahkan di luar jam operasional Anda.

Baca juga: Ini Dia 7 Keuntungan Menggunakan Chatbot

2. Mengatur profil toko

Menyiapkan profil adalah salah satu cara untuk meningkatkan citra brand di WhatsApp. Profil Anda dapat menyertakan informasi penting, seperti:

• jam operasional
• detail kontak dan alamat
• tautan ke situs web Anda
• bio atau deskripsi singkat tentang layanan Anda
• pembaruan status

WhatsApp Business juga memungkinkan Anda mengatur katalog toko untuk menampilkan semua produk atau layanan bisnis. Anda dapat menyertakan detail semua produk Anda, seperti harga, deskripsi, gambar, dan kode produk.

3. Melabeli atau menandai pelanggan 

Aplikasi ini memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk menambahkan label ke pelanggan. Dengan demikian, mengidentifikasi pelanggan menjadi lebih murah. Anda bisa tahu apakah mereka pelanggan baru, perlu membayar Anda, atau menunggu pengiriman produk Anda.

Sama seperti fitur WhatsApp biasa, WhatsApp Business juga dapat mengetahui kapan sebuah pesan telah terkirim dan dibaca.

WhatsApp Business Multi User

Meskipun memiliki banyak fitur yang menarik, sayangnya WhatsApp Business hanya bisa diakses melalui satu perangkat dengan satu pengguna. Atau, pemilik bisnis menggunakan aplikasi ini di dua perangkat dengan cara menghubungkan handphone mereka ke WhatsApp Web atau WhatsApp Desktop.

Namun, di bawah program beta baru, WhatsApp telah memperluas batas aksesnya. Untuk menggunakan fitur ini, Anda harus bergabung atau ikut serta dalam program multi-device beta.

Ketika Anda bergabung dengan program tersebut, Anda bisa menggunakan WhatsApp Business di empat perangkat tambahan sekaligus. Dan semua pesan, media, atau panggilan Anda di empat perangkat tersebut dienkripsi end-to-end.

Cara untuk bergabung dengan program multi-device beta sangatlah mudah. Pertama, pastikan telah memperbarui WhatsApp di perangkat Anda ke versi terbaru. 

Setelah bergabung dengan multi-perangkat beta, Anda harus menautkan kembali perangkat pendamping Anda.

Untuk pengguna Android:

• Buka WhatsApp > ketuk Opsi lainnya.
• Ketuk Perangkat Tertaut (Linked Devices). 
• Ketuk Multi-perangkat beta (Multi-device beta).
• Ketuk Gabung Beta.

Untuk pengguna iPhone:

• Buka Pengaturan WhatsApp.
• Ketuk Perangkat Tertaut (Linked Devices). 
• Ketuk Multi-Perangkat Beta (Multi-device beta)
• Ketuk Gabung Beta.

Setelah Anda bergabung dengan program beta, sambungkan perangkat lainnya ke handphone Anda. Setelah itu, agent Anda baru bisa mengakses WhatsApp Business di perangkat tambahan.

Menggunakan WhatsApp Business dengan banyak pengguna memang nyaman untuk bisnis kecil, tetapi ini hanya solusi sementara. 

Saat bisnis sudah berkembang, Anda akan segera menghadapi masalah dengan menggunakan perangkat yang ditautkan seperti:

• Tidak tahu siapa yang mengirim atau membalas pesan
• Tidak dapat melacak kinerja agent
• Tidak dapat memastikan semua pesan telah dijawab

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, penyedia layanan omnichannel, seperti OneTalk bisa menjadi solusi yang tepat.

Baca juga: Desain Chat Menarik untuk Bangun Kepercayaan Pelanggan

Mengakses WhatsApp dengan OneTalk

OneTalk by TapTalk bisa membantu bisnis terhubung dengan mengintegrasi WhatsApp ke dasbornya. Dengan aplikasi omnichannel ini, Anda bisa mendapatkan notifikasi real-time, mengirim file dan dokumen, dan mengirim pesan welcome & away.

Selain itu, OneTalk juga memungkinkan akses oleh multiple agents dalam saat yang bersamaan dan mengirim pesan Quick Reply seperti di WhatsApp Business. Anda bahkan dapat berbagi kerjaan atau menugasi beberapa agent karena OneTalk memungkinkan Anda memiliki beberapa admin di satu nomor.

Tidak hanya menawarkan WhatsApp for SME, OneTalk juga menyediakan WhatsApp Business API. Bedanya adalah WhatsApp Business API lebih dikhususkan ke perusahaan dengan skala yang lebih besar. 

WhatsApp Business API juga memiliki tampilan yang lebih kredibel dengan logo centang hijaunya, tetapi Anda juga perlu mengeluarkan biaya yang lebih besar untuk menggunakan WhatsApp ini.

Dengan OneTalk, Anda juga bisa menggunakan fitur Broadcast Message dengan mudah. Fitur ini memungkinkan Anda mengirim pesan ke beberapa penerima sekaligus. Namun, perlu diingat bahwa WhatsApp ingin melindungi pengguna dari spamming di platform mereka. Oleh karena itu, pesan broadcast yang Anda kirim hanya dapat menjangkau pengguna yang menyimpan nomor WhatsApp Business Anda di Kontak mereka.

Mulai Kelola WhatsApp Business dengan Multi-Agent

Siap untuk memulai dengan WhatsApp Business for SME atau WhatsApp Business API? Dengan OneTalk, Anda bisa langsung menggunakan WhatsApp Business dengan banyak agent setelah mendaftar.

Jika Anda tertarik dengan layanan kami dan ingin mengetahui lebih lanjut, Anda bisa melihat detail lebih lanjut untuk mengetahui fitur, harga, atau hubungi agent kami di sini.

Baca juga: Balas Pesan Pelanggan Gak Usah Pakai Mimin, Pakai Chatbot Aja!