Ini Hal yang Harus Anda Ketahui tentang Komunikasi Bisnis

Bisnis dan komunikasi adalah dua variabel yang tidak bisa dipisahkan. Tak masuk akal rasanya membayangkan bisnis yang tidak dikomunikasikan kepada khalayak. Perusahaan tentu saja perlu mengirim pesan-pesan persuasif untuk menggaet masyarakat menjadi pelanggan setia dari produk dan layanan yang ditawarkan. 

Tak melulu soal komunikasi dengan calon pembeli, pelaku bisnis juga harus menggandeng tangan perusahaan lain jika ingin terus berkembang. Di dunia bisnis, mitra tentu saja tak didapat secara cuma-cuma, proses negosiasi yang panjang untuk mencapai kesepakatan pun menjadi kewajiban yang perlu dilakukan. 

Itu hanya dua contoh komunikasi bisnis yang perlu dilakukan, masih ada yang lainnya. Tak dapat dibantah, komunikasi bisnis adalah hal yang sangat penting. Tanpa komunikasi yang mumpuni, akan terjadi rangkaian masalah, mulai dari karyawan, pelanggan, hingga menjalar pada nilai keuntungan yang menurun.

Maka dari itu, Kami akan membahas informasi seputar komunikasi bisnis untuk membantu Anda memahaminya secara lebih mendalam. Mari disimak! 

Key Takeaways: 

• Komunikasi bisnis dapat terjadi dalam berbagai bentuk, seperti lisan, tulisan, atau visual. Dalam konteks bisnis, komunikasi juga dapat dibagi menjadi internal dan eksternal. Internal berarti antara karyawan dalam organisasi, sementara eksternal mengacu pada komunikasi antara organisasi dengan mitra bisnis, pelanggan, atau pemegang saham.
• Ketika berkomunikasi dalam konteks bisnis, penting untuk memperhatikan etika. Etika dalam komunikasi bisnis meliputi aspek seperti kejujuran, transparansi, dan menghormati privasi. Selain itu, penting juga untuk memperhatikan etika dalam menggunakan teknologi, seperti penggunaan email atau media sosial.
• Keterampilan komunikasi bisnis yang efektif sangat penting dalam mencapai tujuan perusahaan. Keterampilan ini termasuk kemampuan untuk mendengarkan dengan baik, memahami kebutuhan audiens, memilih kata-kata yang tepat, dan menghindari kesalahan umum seperti penggunaan bahasa tubuh yang buruk.
• Konflik dapat terjadi di lingkungan bisnis, dan kemampuan untuk mengelola konflik secara efektif sangat penting untuk menjaga hubungan baik dan mencapai tujuan organisasi. Dalam manajemen konflik, penting untuk mempertimbangkan faktor seperti pemilihan kata yang tepat, mendengarkan dengan baik, dan kemampuan untuk mencari solusi yang memuaskan semua pihak.
• Optimalkan komunikasi bisnis perusahaan Anda dengan OneTalk, layanan omnichannel messaging yang sangat efektif. Anda dapat merespon segala hal yang ditanyakan pelanggan dengan cepat dan tepat. Komunikasi perusahaan Anda tentunya akan sangat lancar. 

Pengertian Komunikasi Bisnis

Sebelum mengulas lebih lanjut, Anda tentu harus memahami pengertian komunikasi bisnis terlebih dahulu. 

Secara umum, komunikasi bisnis dapat berbentuk verbal maupun nonverbal antara orang-orang di dalam dan luar perusahaan. Hal ini meliputi gagasan, ide, pendapat, hingga informasi yang dilakukan secara personal ataupun impersonal. Dalam pengertian lain, komunikasi bisnis adalah cara karyawan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bisnis tertentu.

Menurut Purwanto (2003), komunikasi bisnis merupakan proses pengiriman dan penerimaan pesan antara individu atau kelompok dalam organisasi untuk mencapai tujuan bisnis yang telah ditentukan. Proses ini melibatkan pertukaran informasi dan pengambilan keputusan bersama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Komunikasi bisnis melibatkan beberapa elemen, seperti penggunaan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, penggunaan media komunikasi yang tepat, serta keterampilan dalam memahami pesan dan memberikan umpan balik yang tepat. Selain itu, komunikasi bisnis juga melibatkan pemahaman yang baik tentang konteks bisnis, seperti norma dan nilai dalam organisasi, serta perspektif pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.

Terdapat beberapa tujuan komunikasi bisnis, yaitu menginformasikan, mempengaruhi, dan memotivasi. Tujuan pertama adalah untuk memberikan informasi kepada pelanggan atau pemangku kepentingan lainnya tentang produk atau layanan yang ditawarkan, serta memberikan informasi tentang kebijakan atau perubahan dalam organisasi. Kemudian, mempengaruhi sikap atau perilaku pelanggan atau pemangku kepentingan lainnya, seperti dalam hal penjualan atau promosi. Komunikasi bisnis juga bertujuan memotivasi karyawan atau anggota tim untuk mencapai tujuan bisnis yang telah ditentukan.

Dalam konteks bisnis, komunikasi tidak hanya penting untuk memperoleh informasi atau mencapai tujuan bisnis, tetapi juga untuk membangun hubungan yang baik antara organisasi, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya. Oleh karena itu, penting untuk melakukan komunikasi yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan bisnis, serta membangun hubungan yang baik dengan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.

Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis 

Komunikasi bisnis adalah cara organisasi berkomunikasi dengan karyawan, pelanggan, mitra bisnis, atau pemangku kepentingan lainnya untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Komunikasi bisnis dapat terjadi dalam berbagai bentuk, tergantung pada audiens yang dituju dan tujuan yang ingin dicapai. Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa jenis komunikasi bisnis:

1. Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan terjadi secara langsung antara dua atau lebih orang. Bentuk-bentuk komunikasi lisan dalam bisnis dapat berupa pertemuan tatap muka, panggilan telepon, konferensi video, atau rapat. Komunikasi lisan memberikan keuntungan karena memungkinkan pihak yang berkomunikasi untuk membaca bahasa tubuh satu sama lain, sehingga memudahkan untuk memahami pesan dan tujuan yang ingin disampaikan.

2. Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis terjadi dalam bentuk dokumen tertulis seperti email, memo, surat, laporan, atau kontrak bisnis. Komunikasi tertulis memberikan keuntungan dalam hal kemampuan untuk merekam pesan secara permanen dan memudahkan untuk mengirim pesan ke banyak orang sekaligus. Namun, komunikasi tertulis juga dapat menjadi ambigu atau tidak jelas jika tidak ditulis dengan jelas dan lengkap.

3. Komunikasi Visual

Komunikasi visual meliputi grafik, diagram, presentasi, atau gambar yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi secara visual. Komunikasi visual berguna untuk membantu audiens memahami informasi kompleks dengan cepat dan mudah. Penggunaan gambar dan presentasi dalam bisnis dapat membantu membangun citra profesional dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

4. Komunikasi Elektronik

Komunikasi elektronik meliputi email, pesan instan, atau media sosial. Komunikasi elektronik memberikan kemudahan dalam mengirim pesan secara instan dan efisien. Namun, penggunaan komunikasi elektronik juga memiliki risiko seperti hilangnya privasi, kesalahan penulisan, dan pengabaian konteks sosial dalam komunikasi.

5. Komunikasi Internal

Komunikasi internal terjadi antara karyawan dalam organisasi. Bentuk-bentuk komunikasi internal meliputi memo, pertemuan staf, dan forum online. Komunikasi internal penting untuk menjaga koordinasi dan kolaborasi di antara karyawan dalam mencapai tujuan organisasi.

6. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal terjadi antara organisasi dan pihak eksternal seperti pelanggan, mitra bisnis, atau pemegang saham. Bentuk-bentuk komunikasi eksternal meliputi promosi, pemasaran, dan korespondensi dengan pelanggan. Komunikasi eksternal penting untuk membangun citra merek yang baik dan menjaga hubungan baik dengan pemangku kepentingan.

Dalam bisnis, penting untuk memahami jenis-jenis komunikasi ini dan cara menggunakannya dengan tepat untuk meraih pencapaian. 

Baca juga: Tujuan & Cara Menyusun Strategi Komunikasi Pemasaran

Komunikasi dalam Manajemen Konflik Bisnis 

Konflik dalam bisnis dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti perbedaan pendapat, tujuan yang berbeda, atau persaingan yang sengit. Namun, konflik bisnis yang tidak diatasi dapat merusak hubungan bisnis dan bahkan dapat berdampak buruk pada keberlangsungan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi manajer atau pemimpin bisnis untuk memiliki keterampilan komunikasi yang efektif dalam mengatasi konflik bisnis.

Komunikasi yang efektif dapat membantu dalam mengatasi konflik bisnis dengan cara mengidentifikasi sumber konflik, memahami sudut pandang masing-masing pihak, dan mencari solusi bersama. Berikut adalah beberapa strategi komunikasi dalam manajemen konflik bisnis:

1. Dengarkan dengan aktif: Mendengarkan dengan aktif adalah kemampuan untuk memahami sudut pandang pihak lain, bukan hanya mendengarkan tanpa memperhatikan pesan yang disampaikan. Dengan mendengarkan dengan aktif, manajer atau pemimpin bisnis dapat memahami sumber konflik dan mencari solusi yang tepat.
2. Gunakan bahasa yang sopan dan ramah: Bahasa yang sopan dan ramah dapat membantu mengurangi ketegangan dalam situasi konflik. Hindari menggunakan kata-kata kasar atau menuduh salah satu pihak sebagai penyebab konflik.
3. Fokus pada fakta, bukan perasaan: Dalam mengatasi konflik bisnis, penting untuk fokus pada fakta yang ada dan menghindari berbicara tentang perasaan. Berbicara tentang fakta dapat membantu pihak yang terlibat untuk mencari solusi yang tepat.
4. Jangan menunda untuk menyelesaikan konflik: Konflik yang tidak diatasi dapat memperburuk situasi dan mempengaruhi hubungan bisnis. Oleh karena itu, jangan menunda untuk menyelesaikan konflik dan segera cari solusi yang tepat.
5. Ajukan pertanyaan terbuka: Ajukan pertanyaan terbuka dapat membantu memperjelas situasi konflik dan membuka ruang diskusi yang lebih luas. Pertanyaan terbuka juga dapat membantu dalam mencari solusi bersama.
6. Jangan mencari menang semata: Dalam mengatasi konflik bisnis, penting untuk menghindari mencari kemenangan semata. Cari solusi yang tepat yang dapat menguntungkan kedua belah pihak dan memperbaiki hubungan bisnis.

Komunikasi yang efektif dapat membantu dalam mengidentifikasi sumber konflik, memahami sudut pandang masing-masing pihak, dan mencari solusi bersama. Dengan demikian, manajer atau pemimpin bisnis yang memiliki keterampilan komunikasi yang baik dapat memimpin bisnis dengan lebih baik dan membangun hubungan bisnis yang baik dengan pihak lain.

Etika dalam Komunikasi Bisnis 

Etika dalam komunikasi bisnis merujuk pada standar perilaku dan nilai-nilai moral yang harus dipegang oleh individu atau organisasi saat berkomunikasi dengan mitra bisnis, karyawan, pelanggan, atau pemangku kepentingan lainnya. Etika bisnis mencakup penggunaan bahasa yang sopan dan tidak diskriminatif, transparansi dalam mengkomunikasikan informasi, serta menjaga privasi dan kepercayaan pelanggan.

Salah satu aspek penting dari etika dalam komunikasi bisnis adalah penggunaan bahasa yang sopan dan tidak diskriminatif. Bahasa yang tidak sopan atau mengandung diskriminasi dapat merugikan reputasi organisasi dan memicu konflik dengan pelanggan atau karyawan. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan etika dalam penggunaan bahasa dan menghindari penggunaan bahasa yang memicu ketidaknyamanan atau ketidakpuasan pada pihak lain.

Selain itu, transparansi dalam mengkomunikasikan informasi juga merupakan aspek penting dari etika dalam komunikasi bisnis. Transparansi dalam komunikasi memungkinkan pihak lain untuk memahami tujuan bisnis dan membangun kepercayaan yang erat. Ketika organisasi menyembunyikan informasi atau memberikan informasi yang menyesatkan, hal ini dapat merugikan pelanggan dan menurunkan kepercayaan mereka pada organisasi.

Penting juga untuk menjaga privasi dan kepercayaan pelanggan dalam komunikasi bisnis. Pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya memberikan informasi pribadi seperti alamat email, nomor telepon, atau informasi keuangan pada organisasi, sehingga penting untuk menjaga privasi dan menghindari penggunaan informasi tersebut tanpa izin. Penggunaan informasi tanpa izin dapat merugikan pelanggan dan menurunkan kepercayaan mereka pada organisasi.

Selain itu, etika dalam komunikasi bisnis juga meliputi penggunaan media sosial dan email. Penggunaan media sosial dan email harus mematuhi etika bisnis dan kebijakan organisasi. Penting untuk tidak menggunakan media sosial untuk mengungkapkan informasi pribadi atau rahasia organisasi, serta menghindari penggunaan email yang tidak sopan atau tidak profesional.

Terakhir, penting untuk menghindari konflik dan mencari solusi yang baik dalam komunikasi bisnis. Konflik dapat merugikan hubungan bisnis dan menciptakan ketidaknyamanan di antara karyawan atau pelanggan. Oleh karena itu, penting untuk memahami dan menghargai perspektif dan kebutuhan pihak lain serta mencari solusi yang baik untuk masalah yang muncul.

Dalam kesimpulannya, etika dalam komunikasi bisnis merupakan aspek penting dalam menjaga hubungan bisnis yang baik dan membangun kepercayaan pelanggan. Etika dalam komunikasi bisnis mencakup penggunaan bahasa yang sopan, transparansi dalam mengkomunikasikan informasi, menjaga privasi dan kepercayaan pelanggan, serta mencari solusi yang baik dalam mengatasi masalah. Oleh karena itu, penting bagi organisasi dan individu untuk memahami dan menghargai etika dalam komunikasi bisnis. 

Baca juga: Semua Tentang Etika Bisnis: Pengertian, Jenis, dan Contoh

Keterampilan dalam Komunikasi Bisnis

Dalam dunia bisnis, kemampuan untuk menjalin komunikasi bisnis yang efektif sangatlah penting. Komunikasi bisnis yang efektif dapat membantu dalam menciptakan hubungan kerja yang baik antara perusahaan, karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya, serta membantu dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, terdapat beberapa keterampilan yang harus dimiliki dalam menjalin komunikasi bisnis yang efektif.

1. Kemampuan mendengarkan yang aktif

Mendengarkan yang aktif adalah kemampuan untuk sepenuhnya fokus pada apa yang diucapkan oleh lawan bicara, memahami pesan yang disampaikan, dan memberikan umpan balik yang tepat. Dengan kemampuan mendengarkan yang aktif, seseorang dapat memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan atau pemangku kepentingan lainnya, sehingga dapat memberikan solusi yang tepat dan membantu dalam membangun hubungan yang baik.

2. Kemampuan berbicara yang jelas dan efektif

Kemampuan berbicara yang jelas dan efektif sangat penting dalam menjalin komunikasi bisnis yang efektif. Kemampuan ini meliputi kemampuan untuk menyampaikan pesan dengan bahasa yang mudah dipahami oleh lawan bicara, menghindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas, serta menjelaskan secara jelas dan terperinci.

3. Kemampuan menulis yang efektif

Selain kemampuan berbicara, kemampuan menulis yang efektif juga sangat penting dalam komunikasi bisnis. Kemampuan ini meliputi kemampuan untuk menyusun pesan dengan bahasa yang jelas, tata bahasa yang tepat, dan menghindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas.

4. Memahami konteks bisnis

Penting bagi seseorang untuk memahami konteks bisnis dalam menjalin komunikasi bisnis yang efektif. Hal ini meliputi pemahaman tentang tujuan bisnis, nilai-nilai organisasi, serta perspektif pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.

5. Merespon dengan tepat

Memberikan umpan balik yang tepat sangat penting dalam menjalin komunikasi bisnis yang efektif. Kemampuan memberikan umpan balik yang tepat dapat membantu dalam memperbaiki kesalahpahaman, memperbaiki kinerja, serta membantu dalam menciptakan lingkungan kerja yang positif.

6. Menggunakan teknologi komunikasi

Dalam era digital saat ini, teknologi komunikasi seperti email, video conference, dan aplikasi pesan instan menjadi sangat penting dalam menjalin komunikasi bisnis. Oleh karena itu, kemampuan dalam menggunakan teknologi komunikasi menjadi keterampilan yang penting dalam menjalin komunikasi bisnis yang efektif.

OneTalk: Solusi Mengembangkan Komunikasi Bisnis 

Komunikasi dengan pelanggan tentu saja harus berjalan lancar. Karena dengan demikian, Anda dapat menarik loyalitas dari konsumen dan menghasilkan penghasilan yang berkelanjutan. Maka dari itu, komunikasi bisnis yang konsisten dengan pelanggan adalah kunci kesuksesan sebuah perusahaan. 

Memanfaatkan teknologi untuk menjalin komunikasi lancar, efektif, dan informatif dengan pelanggan adalah salah satu jalan yang patut Anda coba. Maka dari itu, komunikasikan bisnis Anda dengan baik menggunakan omnichannel messaging. Menggunakan omnichannel messaging untuk meningkatkan pelayanan di perusahaan Anda, merupakan pilihan cerdas. Jika Anda belum familiar dan masih bingung memilih layanan omnichannel messaging yang ingin dipakai, Anda tak perlu khawatir, Kami punya solusinya. 

OneTalk dari TapTalk.io, aplikasi pesan instan terpercaya, adalah layanan omnichannel messaging yang akan meningkatkan komunikasi bisnis perusahaan Anda dengan pelanggan. OneTalk akan membantu Anda melihat secara utuh permintaan barang atau layanan jasa yang datang ke perusahaan Anda sehingga tak ada satu pelanggan pun yang terlewat. Anda dapat melaksanakan komunikasi bisnis dengan pelanggan yang lebih lancar dan jelas. 

OneTalk juga membuat bisnis Anda terhubung cepat dan mudah dengan pelanggan melalui media-media yang populer, seperti Instagram, Whatsapp, hingga Google. 

Kini, Anda memiliki kemampuan untuk menggunakan dengan FAQ Chatbot dari OneTalk yang akan meningkatkan efisiensi, responsivitas dan kepuasan pelanggan di media sosial apapun yang Anda gunakan.

Official WhatsApp Business API oleh OneTalk adalah solusi terbaik untuk bisnis Anda dalam menjangkau dan menjalin komunikasi dengan pelanggan. Official WhatsApp Business API mempermudah Anda menjangkau pelanggan melalui WhatsApp dari dashboard yang disediakan OneTalk. Fitur ini tak akan membiarkan Anda melewatkan satupun permintaan barang dan jasa dari pelanggan.

Tidak hanya itu, dengan OneTalk Anda juga dapat mengirim pesan ke semua social messenger hanya dengan satu dashboard! 

Kunjungi situs ini untuk mengaplikasikan teknologi informasi di perusahaan Anda. Pastikan komunikasi bisnis di perusahaan Anda bekerja dengan baik bersama OneTalk by TapTalk.io!