Setiap bisnis perlu menemukan cara berkomunikasi yang efektif kepada pelanggan. Memberikan customer service terbaik kepada pelanggan menjadi salah satu aspek penentu keberhasilan bisnis Anda. Jika pelanggan tidak senang dengan layanan yang Anda berikan, besar kemungkinan mereka akan beralih ke tempat lain yang menawarkan pelayanan yang lebih baik.

Ada banyak cara untuk berkomunikasi dengan pelanggan, yang paling sering terjadi dilakukan melalui teks. Bisa dalam bentuk surel hingga membalas pesan. 

Pada artikel ini, kita akan mempelajari cara jitu membuat pesan teks untuk bisnis profesional yang disukai pelanggan. Membuat teks yang baik akan membantu Anda berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan dan memberikan pengalaman terbaik.

Cari tahu apa yang diharapkan pelanggan

Ada perbedaan antara berkomunikasi dengan menggunakan email dengan tulisan panjang versus menggunakan pesan teks yang cenderung singkat. Menyampaikan sesuatu melalui email biasanya lebih formal dan penting, dengan tulisan yang lebih panjang dan kompleks. Berlawanan dengan itu, pesan teks dianggap lebih santai, ramah, dan ringkas. Teks mencerminkan bagaimana cara seseorang berbicara, komunikasi lewat media apapun sebaiknya tetap bisa menyampaikan pesan yang sama kepada pelanggan. Yang membedakan hanya panjang-pendek tulisan dan urgensi dari informasi yang ingin disampaikan. 

Gunakan bahasa yang sederhana dan padat

Aspek kunci lain dalam menjalankan bisnis adalah strategi komunikasi. Bagaimana Anda akan menyampaikan pesan Anda kepada dunia? Apa yang menjadi perhatian pasar sasaran Anda? 

Sebenarnya, ada satu hal di dunia komunikasi yang berlaku di semua sektor bisnis yaitu readability atau keterbacaan. Sampaikan pesan dengan jelas dan ringkas, tidak ada yang lebih efektif selain bahasa sederhana. Pelanggan ingin tahu apa yang sedang terjadi dengan bisnis anda, sehingga tidak peduli dengan kata-kata yang rumit.

Menggunakan bahasa yang sulit dipahami dan terasa jauh dengan pelanggan tidak membuat komunikasi yang dijalin menjadi sukses. Usahakan tidak menulis kalimat deskriptif yang terlalu panjang dan rumit, agar bisa lebih mudah terhubung dengan target pasar perusahaan Anda. Berhati-hati dengan penggunaan kalimat, karena hal itu justru dapat membuat pelanggan enggan mendekat.

Pelanggan Anda tidak punya waktu untuk bertele-tele, apalagi dalam pesan teks singkat. Anda perlu memastikan bahwa dalam setiap pesan langsung menjelaskan makna pesan anda. Komunikasi yang jelas dan ringkas penting agar pesan bisa menarik atensi dan dimaknai langsung oleh pelanggan dengan mudah. 

Kalimat panjang, kata-kata singkat, dan sales-speak akan membangun jarak antara bisnis dengan pelanggan. Kapanpun Anda menulis pesan, berikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Bantu mereka agar menemukan jawaban atas pertanyaan mereka secepat dan seefisien mungkin.

Konsep yang dapat dipraktekkan

Kita sudah paham prinsip dasar menulis yang bisa menarik minat pelanggan dan memberikan informasi dengan jelas. Anda juga bisa mempraktekkan beberapa tips dari kami untuk menjalin komunikasi bisnis yang lebih baik:

1. Mengirim pesan kepada pelanggan seperti mengirim pesan kepada teman dan keluarga

Salah satu alasan orang mengirim pesan adalah mereka ingin berkomunikasi dengan orang lain. Jadi, bagaimana Anda membuat bisnis Anda terdengar manusiawi? Cara terbaik adalah mengirimkan pesan dengan cepat, menyenangkan, dan penuh ekspresi - sama seperti yang Anda lakukan dengan teman dan keluarga.

Misalnya, dibanding mengirim pesan seperti: “Hei Tina, maaf, banyak sekali pesan yang masuk. Ya, kami bisa melakukan itu! Bisakah Anda memberi saya beberapa detail lebih dulu?” 

Pelanggan akan lebih menyukai pesan seperti: “Hei Tina, maaf karena baru merespon sekarang. Banyak pesan yang masuk yang membuat kami harus menjawabnya satu per satu.”

2. Anda dapat menyampaikan emosi dan nada melalui pesan teks

Tata bahasa yang sesuai diperlukan untuk membantu orang lain mengerti apa yang ingin kita sampaikan. Menggunakan bahasa yang tepat untuk menyampaikan emosi dan empati kepada pelanggan adalah sesuatu yang penting.

Otak kita memproses gambar, terutama ekspresi wajah, jauh lebih cepat daripada kata-kata. Menggunakan emoticon dapat membantu Anda menyampaikan lebih banyak makna dengan lebih sedikit kata, dan melakukannya dengan lebih jelas. 👍😁

3. Buat pesan dengan impresi yang baik

Saat Anda melakukan percakapan dengan seseorang, Anda tidak perlu menyertakan detail keterangan yang sama setiap saat. Ingat, meskipun Anda mengirim pesan dari komputer, ciri khas pada pesan teks tidak sama dengan signature pada email. Teks perlu ditulis dengan ringkas dan memberikan kesan yang baik bagi pelanggan.

Yang Harus Dihindari?

Untuk memberikan kesan profesional pada pesan yang dikirimkan kepada pelanggan Anda, ada beberapa hal yang juga harus dihindari. Hal-hal tersebut adalah:

• Menulis dengan huruf besar (Caps Lock/All Caps)
• Memiliki nada suara robotik, tidak terdengar personal.
• Menggunakan banyak karakter khusus (seperti tanda dolar)
• Mengirim pesan yang serupa atau mirip dalam waktu singkat

The power of persuasion

Jika pelanggan menghubungi Anda untuk mengajukan pertanyaan tentang produk atau layanan tertentu, Anda dapat mengetahui apakah mereka yakin atau tidak untuk melakukan pembelian. Disinilah kekuatan persuasi Anda diperlukan, saat mengarahkan pelanggan secara halus untuk melakukan pembelian tanpa membuatnya tampak terlalu jelas. 

Menulis dengan tujuan untuk membujuk bisa menjadi sulit, terutama jika itu bukan sesuatu yang biasa Anda lakukan. Anda dapat melakukan riset pasar dan membaca berbagai blog mengenai digital marketing untuk membantu kemampuan menulis Anda.

Gunakan jalur komunikasi yang mudah dan banyak digunakan pelanggan

Untuk dapat menjalin komunikasi yang baik, sebuah perusahaan dapat mencoba platform yang paling banyak digunakan oleh pelanggan mereka. Survei WeAreSocial 2021 menempatkan WhatsApp di urutan ketiga dalam kategori platform sosial yang paling banyak digunakan di dunia dengan 2 miliar pengguna.

Selain platform messenger seperti WhatsApp, Anda juga dapat menggunakan beberapa platform messenger lainnya seperti Twitter, FB Messenger, Telegram, LINE dan email untuk menjalin komunikasi dengan pelanggan Anda. 

Gunakan media bertukar pesan secara efektif dan efisien

Anda pasti pernah merasa kewalahan dalam menjawab pesan pelanggan dan mengirimkan pesan secara bersamaan ke banyak pengguna di berbagai platform messenger. Tetapi, ada sebuah solusi untuk masalah tersebut, menggunakan omnichannel messaging platform bisa menjadi solusi.

OneTalk by TapTalk.io adalah platform pengiriman pesan beragam saluran (omnichannel) terbaik di Indonesia, dibuat salah satunya untuk membantu komunikasi Anda dengan pelanggan. OneTalk mengintegrasi beberapa platform messenger sekaligus dalam satu dasbor, sehingga Anda tidak perlu repot membuka banyak aplikasi sekaligus. Fitur-fitur yang ditawarkan oleh OneTalk juga dapat mengoptimalkan pesan teks profesional yang Anda kirimkan kepada pelanggan.

Fitur Proactive Chat adalah terobosan baru yang dikeluarkan oleh OneTalk. Proactive Chat memberikan beberapa kegunaan, yaitu:

• Broadcast Message

Memungkinkan Anda untuk mengirimkan pesan ke beberapa orang sekaligus.

• Start New Conversations

Memulai percakapan baru dengan pelanggan.

• Notification dan OTP

Dapat digunakan untuk mengirimkan notifikasi, OTP, ataupun riwayat transaksi dengan nomor WhatsApp Anda.

Selain itu, ada juga fitur Welcome Message dan Away Message yang dapat dikustomisasi sesuai dengan citra brand Anda. Welcome Message adalah pesan yang otomatis dikirimkan pada saat sebuah pesan baru terbuat. Pesan ini dapat berisi sambutan atau permintaan tunggu membalas pesan atau case. Dengan melakukan kustomisasi pesan, pelanggan akan merasa berbicara dengan “manusia” dan bukan dengan robot.

Away Message juga berperan dalam “memanusiakan” interaksi dengan pelanggan. Away Message adalah pesan yang otomatis dikirimkan pada saat seseorang mengirimkan pesan ke akun bisnis Anda di luar jam kerja yang telah ditentukan di fitur Office Hours. 

Sementara itu, untuk menyederhanakan interaksi antara agent atau admin anda dengan pelanggan, OneTalk menyediakan fitur Quick Reply. Dibentuk sebagai sebuah template yang berfungsi untuk memudahkan membalas pertanyaan customer yang sering ditanyakan.

OneTalk juga menyediakan banyak fitur lain yang dapat memperbaiki komunikasi Anda dengan pelanggan Anda. Untuk mengetahui lebih banyak, Anda bisa melihatnya di sini.