Di dunia bisnis, istilah cycle time sudah banyak digunakan dengan tujuan mengetahui apakah perusahaan tersebut sudah memiliki waktu yang ideal dalam melakukan proses produksi. Apabila terdapat proses yang kurang efisien, maka nantinya akan dicari solusi yang mampu menyelesaikannya. 

Bagi Anda yang masih asing dengan istilah cycle time, juga bertanya-tanya apa definisinya, seberapa penting untuk digunakan dalam bisnis, Anda bisa menyimak lebih jauh artikel kami ini. Kami akan membahas mengenai pengertian, pentingnya cycle time, cara menghitungnya, hingga contoh penerapan di dunia bisnis. Silakan membaca dan memahami cycle time untuk memperlancar jalannya bisnis Anda.

Key Takeaways:

• Cycle time adalah suatu metode yang sudah sering digunakan oleh berbagai perusahaan untuk mengukur keefektifan dalam suatu proses produksi.
• Beberapa contoh penerapan cycle time di industri antara lain seperti bagian retail, software development, restoran, hingga finance. 
• Terdapat dua bagian yang termasuk dalam penghitungan siklus waktu, yaitu process time yang mengharuskan seluruh anggota tim menyelesaikan tugas yang telah diberikan dan delay time yang dapat menghambat jalannya proses produksi karena tim harus menunggu pengiriman bahan baku yang tertunda. 

Apa yang Dimaksud dengan Cycle Time?

Sempat disebutkan sebelumnya jika cycle time adalah metode yang digunakan untuk mengukur apakah proses produksi di suatu perusahaan sudah ideal atau belum. Cycle time atau bisa disebut juga dengan siklus waktu adalah waktu yang diperlukan dalam proses produksi suatu barang atau memberikan sebuah layanan. Waktu yang dimaksud adalah mulai dari awal mula proses dimulai hingga tahap akhirnya.

Dengan mengetahui berapa waktu yang diperlukan dalam pembuatan barang atau jasa, perusahaan jadi bisa menilai apakah proses tersebut sudah efektif atau belum. Dengan demikian, perusahaan akan mudah untuk membuat keputusan jika harus melakukan perbaikan mutu, hal ini disebut dengan cycle time reduction. 

Menurut  James P. Ignizio, seorang ahli manufaktur dan penulis buku "Optimizing Factory Performance," cycle time merupakan indikator utama yang menentukan seberapa efektif sebuah sistem produksi. Dr. Smith berpendapat bahwa "memahami cycle time adalah kunci untuk meningkatkan profitabilitas dalam jangka panjang. Dengan menurunkan cycle time, perusahaan dapat mempercepat arus barang, meningkatkan respons terhadap perubahan permintaan, dan mengurangi biaya inventaris."

Seberapa Penting Cycle Time dalam Perusahaan?

Penerapan cycle time dalam perusahaan sangatlah penting karena dapat mengukur kelancaran suatu proses produksi sehingga dapat meningkatkan keefektifan dan keefisienan dalam pekerjaan. Di bawah ini akan disebutkan beberapa alasan mengapa metode cycle time sangat penting dan bermanfaat untuk dilakukan.

1. Mengukur Tingkat Efisiensi

Poin yang satu ini tentunya sangat penting karena jika perusahaan dapat mengetahui dan mengukur seberapa efisien perusahaan tersebut dalam memproduksi suatu produk atau jasa, maka perusahaan dapat mengambil langkah kedepannya lebih mudah. Apalagi jika ternyata proses produksinya dinilai kurang efektif, maka perusahaan dapat memperbaikinya sesegera mungkin. 

2. Mengidentifikasi Hal yang Bisa Ditingkatkan

Manfaat selanjutnya adalah perusahaan dapat mengidentifikasi hal-hal apa saja yang membutuhkan perbaikan ataupun peningkatan sehingga dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam produksi. Dengan begitu, hal ini pun dapat meningkatkan penjualan produk atau jasa karena waktu yang dibutuhkan menjadi lebih singkat. Selain itu, Anda jadi bisa mengidentifikasi hal-hal atau penyebab yang membuat produksi terhambat sehingga dapat mempersiapkan solusinya dengan cepat.

3. Menunjukkan Produktivitas Perusahaan

Dengan menggunakan metode cycle time, Anda dapat menunjukkan produktivitas perusahaan. Perusahaan akan mengidentifikasi jumlah produk yang berhasil diproduksi dalam kurun waktu tertentu. Tak hanya itu, metode ini juga mampu memperlihatkan seberapa baik perusahaan dalam memproduksi barang atau jasanya. 

4 Elemen Penting dalam Cycle Time

Untuk memahami cycle time secara menyeluruh, ada empat elemen penting yang perlu diperhatikan:

1. Waktu Pemrosesan (The Processing Time) 

Waktu pemrosesan adalah waktu yang benar-benar digunakan untuk mengolah produk. Dalam konteks manufaktur, ini adalah waktu ketika mesin atau pekerja melakukan pekerjaan fisik untuk mengubah bahan mentah menjadi produk jadi.

2. Waktu Tunggu (Waiting Time) 

Waktu tunggu adalah waktu ketika produk berada dalam keadaan menunggu untuk diproses lebih lanjut. Ini bisa terjadi jika ada hambatan dalam proses produksi, seperti mesin rusak atau kurangnya bahan baku.

3. Waktu Peralihan (Changeover Time)

Waktu peralihan adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengubah konfigurasi peralatan atau mempersiapkan alat yang diperlukan untuk produksi. Ini bisa menjadi elemen yang mempengaruhi lamanya cycle time jika proses peralihan tidak efisien.

4. Waktu Inspeksi dan Uji (Inspection and Testing Time) 

Setelah produk diproses, waktu tambahan mungkin diperlukan untuk memeriksa kualitas dan memastikan bahwa produk memenuhi standar. Waktu ini juga mempengaruhi cycle time.

Bagaimana Cara Menghitung Cycle Time? Simak Caranya di Bawah Ini!

Dalam menentukan cycle time, tentunya tidak boleh asal dilakukan dan dibutuhkan perhitungan yang tepat. Di bawah ini akan kami paparkan tahapan untuk menghitung cycle time, tapi sebelumnya, terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, yaitu di antaranya:

1. Mencari Net Production Time

Net production time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan bagi suatu bisnis atau tim dalam menyelesaikan sebuah proyek yang biasanya dihitung berdasarkan jam. Anda harus mengurangi jumlah jam kerja dengan waktu yang diperlukan di luar jam kerja, contohnya seperti waktu istirahat, agar bisa mengetahui net production time.

Sebagai contoh, jika Anda memberikan waktu total pekerjaan proyek selama 10 jam dan tim Anda memerlukan 2 jam untuk beristirahat, maka jika dikurangi menghasilkan waktu selama 8 jam. Berarti net production time dari tim Anda ketika mengerjakan suatu proyek adalah selama 8 jam. 

2. Menghitung Jumlah Barang yang Diproduksi

Hal selanjutnya yang harus diperhatikan dalam menghitung cycle time adalah menghitung jumlah barang yang tercatat setelah proses produksi selesai. Jika Anda menghitung jumlah keseluruhan barang di catatan inventaris sebanyak 40 dengan tambahan 20 setelah proyek diselesaikan, maka angka 40 lah yang nantinya akan dihitung dalam rumus perhitungan cycle time. Jadi, angka yang digunakan adalah jumlah keseluruhan produk, bukan hanya tambahan pada saat sesi produksi selesai.

3. Rumus Perhitungan Cycle Time

Rumus perhitungan siklus waktu adalah dengan membagi net production time dengan jumlah total barang. Karena keduanya telah dicari sebelumnya, maka sekarang Anda hanya perlu memasukkan angka tersebut ke dalam rumus. 

Cycle Time = Waktu Total Produksi / Jumlah Unit yang Dihasilkan

Sebagai contoh, jika dikutip dari poin sebelumnya maka angka net production time adalah 480 dan jumlah total barang adalah 40. Jika dihitung menggunakan rumus yaitu sebagai berikut:

Cycle Time = 480 menit / 40 unit = 12 menit per unit

Maka diketahui bahwa cycle time tim Anda adalah 12. Namun, perhitungannya belum selesai karena masih harus dikonversikan ke dalam satuan waktu.

4. Konversi ke Satuan Waktu

Langkah terakhir dalam menghitung siklus waktu adalah dengan mengkonversikannya ke dalam satuan waktu. Hal ini bertujuan agar Anda mengetahui berapa waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 

Hasil 12 sebelumnya dikalikan dengan x 60 sebagai bentuk satu jam dalam hitungan menit. Hasil yang diperoleh adalah 720. Maka sudah diketahui bahwa cycle time dari tim Anda adalah 720 menit untuk menyelesaikan sebuah proyek, baik itu memproduksi barang ataupun memberikan layanan jasa. 

Dari hasil yang didapatkan, Anda bisa menilai apakah sudah memenuhi target cycle time bisnis Anda ataupun belum, lalu dengan begitu Anda dapat menentukan langkah selanjutnya. 

Strategi Mengurangi Cycle Time

Mengurangi cycle time dapat memberikan manfaat besar bagi bisnis dalam hal efisiensi dan profitabilitas. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa diterapkan untuk mengurangi cycle time:

Analisis dan Hilangkan Bottleneck

Mengidentifikasi dan menghilangkan bottleneck adalah cara paling efektif untuk mengurangi cycle time. Ini bisa dilakukan dengan memetakan proses dan menemukan langkah-langkah yang memerlukan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Metode Value Stream Mapping (VSM) bisa digunakan untuk membantu memetakan dan menganalisis setiap langkah dalam proses produksi.

Otomatisasi Proses

Penggunaan teknologi otomatisasi dapat membantu mempercepat proses produksi. Mesin otomatis dan perangkat lunak canggih memungkinkan perusahaan untuk mengurangi waktu yang dihabiskan pada tugas-tugas manual yang memakan waktu. Contohnya, dalam manufaktur, penggunaan robotik dapat menggantikan pekerjaan manual yang lama dan rumit.

Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Karyawan yang terampil dan terlatih cenderung lebih efisien dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Memberikan pelatihan kepada karyawan tentang cara meningkatkan efisiensi kerja dan penguasaan teknik-teknik khusus akan sangat membantu dalam mengurangi cycle time. Program pelatihan berkala dapat membantu karyawan agar lebih terbiasa dengan proses dan menemukan cara-cara baru untuk meningkatkan efisiensi.

Pengelolaan Inventaris yang Efisien

Pengelolaan inventaris yang baik juga dapat mengurangi waktu tunggu bahan baku dan komponen lainnya. Dengan menggunakan metode Just-In-Time (JIT), perusahaan dapat memastikan bahwa bahan baku tiba tepat ketika diperlukan, sehingga mengurangi kebutuhan akan gudang dan waktu tunggu yang tidak produktif.

Peningkatan Waktu Setup

Waktu setup atau pengaturan alat sering kali memakan waktu dan mempengaruhi cycle time secara signifikan. Menggunakan metode Single Minute Exchange of Die (SMED) dapat membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengubah alat atau mengatur ulang mesin, sehingga cycle time dapat dipersingkat.

Pemanfaatan Data dan Analitik

Menggunakan data real-time dari proses produksi dapat memberikan wawasan mendalam tentang di mana waktu paling banyak dihabiskan. Dengan memanfaatkan data analitik, perusahaan dapat menentukan area yang memerlukan peningkatan dan memprediksi hambatan yang mungkin terjadi. Alat seperti Manufacturing Execution Systems (MES) dapat membantu dalam hal ini.

Contoh Penerapan Cycle Time di Beberapa Industri

Manufaktur Otomotif

Dalam industri otomotif, cycle time digunakan untuk mengukur efisiensi setiap tahap perakitan kendaraan. Semakin singkat cycle time, semakin banyak kendaraan yang dapat diproduksi dalam waktu tertentu, yang berarti peningkatan output dan penurunan biaya per unit. Misalnya, dalam produksi mobil, mengurangi waktu perakitan komponen dapat meningkatkan jumlah kendaraan yang diproduksi setiap hari.

Industri Jasa

Di sektor jasa, cycle time diterapkan untuk mengukur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu siklus layanan. Sebagai contoh, pada industri call center, cycle time bisa diartikan sebagai waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan satu panggilan pelanggan. Pengurangan cycle time di call center berarti agen bisa menangani lebih banyak panggilan dalam waktu yang sama, yang meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.

Pengembangan Perangkat Lunak

Dalam industri pengembangan perangkat lunak, cycle time bisa diartikan sebagai waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu siklus pengembangan fitur atau satu iterasi dalam model Agile. Cycle time yang lebih singkat memungkinkan tim pengembang untuk merilis pembaruan lebih cepat dan lebih responsif terhadap kebutuhan pengguna. Misalnya, fitur baru yang diinginkan pelanggan dapat dikembangkan, diuji, dan diterapkan lebih cepat, yang berarti perusahaan dapat lebih unggul dibandingkan kompetitornya.

Kesehatan

Dalam sektor kesehatan, cycle time diterapkan untuk mengukur waktu yang dibutuhkan sejak pasien tiba hingga menerima perawatan. Misalnya, di unit gawat darurat, cycle time adalah waktu yang diperlukan dari pasien datang hingga pasien mendapat diagnosa awal. Dengan mengurangi cycle time, rumah sakit dapat memberikan perawatan lebih cepat, mengurangi antrian, dan meningkatkan kualitas layanan.

Baca juga: Ciptakan Proses Transaksi yang Efisien dengan Menerapkan Lead Time

Perbedaan Takt Time, Cycle Time, dan Lead Time

Takt time, cycle time, dan lead time adalah tiga metrik utama dalam manajemen produksi dan proses, terutama dalam konteks Lean Manufacturing. Masing-masing memiliki peran yang berbeda dalam membantu perusahaan memahami efisiensi dan merencanakan produksi secara efektif. Berikut adalah perbedaan antara ketiga konsep tersebut:

1. Takt Time

Takt time adalah waktu yang tersedia untuk memproduksi satu unit produk agar dapat memenuhi permintaan pelanggan. Konsep ini berasal dari kata Jerman "Takt," yang berarti "irama" atau "tempo." Takt time membantu perusahaan menentukan kecepatan produksi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam periode waktu tertentu.

Rumus Takt Time:

Takt Time = Permintaan Pelanggan / Waktu Kerja Tersedia​

Contoh: Jika waktu kerja yang tersedia dalam sehari adalah 480 menit dan permintaan pelanggan adalah 120 unit, maka takt time adalah:

Takt Time = 120 unit / 480 menit​ = 4 menit per unit

Ini berarti bahwa setiap unit harus diproduksi dalam waktu 4 menit untuk memenuhi permintaan.

2. Cycle Time

Cycle time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit produk dari awal hingga akhir proses. Cycle time menggambarkan waktu yang diperlukan untuk melakukan semua aktivitas yang terlibat dalam pembuatan satu produk, seperti pemrosesan, pengaturan, dan inspeksi.

Rumus Cycle Time:

Cycle Time = Jumlah Unit yang Diproduksi / Total Waktu Produksi​

Contoh: Jika dalam satu shift kerja selama 8 jam (480 menit), sebuah tim produksi menghasilkan 40 unit produk, maka cycle time adalah:

Cycle Time = 40 unit / 480 menit ​= 12 menit per unit

Ini berarti diperlukan waktu 12 menit untuk memproduksi setiap unit produk.

3. Lead Time

Lead time adalah waktu total yang diperlukan dari saat pesanan dimulai hingga produk selesai dan dikirim ke pelanggan. Lead time mencakup seluruh rangkaian aktivitas, termasuk waktu yang dihabiskan untuk menunggu bahan baku, waktu pemrosesan, waktu inspeksi, dan waktu pengiriman. Lead time memberikan gambaran umum tentang seberapa cepat perusahaan dapat memenuhi pesanan pelanggan.

Rumus Lead Time (secara umum):

Lead Time = Waktu Pemesanan + Waktu Pemrosesan + Waktu Pengiriman

Contoh: Jika diperlukan 3 hari untuk memesan bahan baku, 5 hari untuk memproses produk, dan 2 hari untuk pengiriman, maka lead time adalah:

Lead Time = 3 + 5 + 2=10 hari

Ini berarti pelanggan harus menunggu selama 10 hari dari saat pemesanan hingga menerima produk.

Perbedaan Utama

Takt Time: Menunjukkan kecepatan produksi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Ini adalah target waktu untuk setiap unit yang diproduksi agar sesuai dengan permintaan.

Cycle Time: Menunjukkan waktu yang diperlukan untuk memproduksi satu unit produk dari awal hingga akhir. Ini adalah waktu aktual yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit.

Lead Time: Menunjukkan waktu total dari saat pesanan dimulai hingga produk selesai dan dikirimkan ke pelanggan. Ini mencakup semua aktivitas mulai dari pemesanan, pemrosesan, hingga pengiriman.

Optimalkan Customer Service Bisnis Anda dengan Menggunakan Omnichannel

Jalannya bisnis tentu sangat dipengaruhi oleh adanya pelanggan. Jika Anda sedang merintis suatu bisnis, pastilah Anda ingin membuat pelanggan puas dengan pelayanan bisnis Anda dan ingin mempertahankan hal tersebut. Selain memikirkan inovasi apa yang harus dilakukan agar bisnis terus berkembang, Anda juga harus memperhatikan kepuasan pelanggan yang akan turut serta membantu jalannya usaha Anda.

Salah satu hal yang bisa dilakukan untuk mempertahankan dan meningkatkan kepuasan pelanggan adalah dengan memiliki customer service atau customer support yang baik. Customer service ini tersedia dalam berbagai channel dengan tujuan agar dapat menjangkau customer secara lebih luas, yang kini disebut dengan omnichannel.

TapTalk.io memiliki produk yaitu OneTalk yang merupakan salah satu contoh layanan omnichannel yang ada di Indonesia. OneTalk berguna untuk meningkatkan customer engagement yang dapat meningkatkan kualitas dari bisnis yang sedang dijalankan. Kami memiliki banyak fitur menarik yang pastinya akan membantu Anda dalam melayani pelanggan. Dengan fitur maksimal dari OneTalk, Anda bisa menggabungkan semua channel ke dalam satu inbox untuk memudahkan Anda melihat informasi pelanggan serta pertanyaan apa saja yang pernah dilontarkan oleh mereka. Soal kredibilitas tidak usah diragukan lagi karena akan ada badge hijau atau verified badge untuk WhatsApp Official Business API sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menghubungi Anda dan menambah citra bagus bagi bisnis Anda.

Selain fitur maksimal, terdapat pula fitur office hours and automated messages yang akan tetap membalas chat dari customer secara otomatis walau sudah lewat dari jam operasional bisnis Anda. Hal ini cukup penting karena akan menimbulkan first impression yang baik kepada pelanggan dan tentunya hal tersebut akan berpengaruh tentang penilaian toko kedepannya. Lalu kami juga menawarkan fitur customer ratings yang memungkinkan pelanggan untuk memberikan penilaian mengenai bisnis Anda, hal ini bisa menjadi patokan apakah pelanggan puas dengan layanan Anda atau tidak. 

Sungguh banyak fitur menarik yang tersedia, bukan? Segera hubungi kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

‍