Berlibur bersama keluarga atau kerabat merupakan aktivitas yang sangat didambakan oleh banyak orang. Hal ini tidak lepas dari tujuan berlibur adalah menghilangkan penat dan mempererat hubungan bersama keluarga ataupun kerabat. Biasanya, para pelancong memutuskan untuk melakukan reservasi hotel sebagai sarana akomodasi selama berlibur, terdapat beberapa alasan, yaitu karena Anda tidak perlu pusing terhadap kebersihan kamar, sarapan, serta cleaning service. Hal ini cukup berbeda dengan Anda memutuskan untuk menyewa akomodasi non hotel, seperti apartemen atau rumah milik warga, maka Anda akan bertanggungjawab penuh atas kebersihan akomodasi dan lain sebagainya.

Di balik kenyamanan menginap di hotel, terdapat sebuah sistem perhotelan yang berjalan dengan tujuan untuk menjaga kenyamanan Anda serta kelancaran operasional hotel. Biasanya jenis perangkat lunak tersebut disebut dengan sistem reservasi hotel atau sistem manajemen pemesanan hotel. Sistem pemesanan hotel tersebut lah yang memegang peranan sentral di sebuah hotel karena menjadi tulang punggung adanya reservasi hotel yang masuk dari pelanggan.

Mungkin beberapa dari Anda sempat terlintas di benak mengenai bagaimana cara kerja sistem reservasi hotel. Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas mengenai pengertian, jenis, dan manfaat dari sistem reservasi hotel bagi para pelaku bisnis perhotelan.

Key Takeaways:

• Ketika ingin melakukan reservasi hotel, Anda tidak harus datang langsung ke hotel untuk melakukan reservasi. Kini, sistem reservasi hotel secara online sudah bisa Anda lakukan melalui situs web, atau aplikasi online khusus untuk memesan hotel.
• Sistem reservasi hotel ini alat yang sangat memudahkan Anda untuk melakukan reservasi dengan mudah, aman, dan langsung menggunakan internet, yang biasanya terhubung dengan berbagai saluran.
• Dengan menggunakan sistem reservasi hotel, Anda akan mendapat beberapa keunggulan. Misalnya seperti mendapat keunggulan yang kompetitif serta sistem operasional yang efisien.
• Terdapat beberapa jenis sistem reservasi hotel, mulai dari yang manual, berbasis web, sistem reservasi hotel pusat, hingga motel.

Pengertian Sistem Reservasi Hotel

Ketika Anda memutuskan untuk melakukan reservasi hotel, setidaknya terdapat dua cara yang dapat Anda lakukan, yaitu dengan datang langsung ke hotel atau melalui pemesanan online atau online reservation (situs web). Saat ini sudah banyak aplikasi online khusus hotel booking yang dapat Anda pergunakan. Informasi tarif dan ketersediaan kamar juga akan Anda dapatkan secara real time, sehingga saat ini tidak terdapat perbedaan signifikan antara reservasi offline maupun reservasi online.

Bahkan, dalam beberapa kesempatan Anda akan sangat dimungkinkan untuk mendapatkan harga terbaik apabila menggunakan pemesanan online melalui situs web atau aplikasi mobile.

Lantas, apa yang dimaksud dengan sistem reservasi hotel atau terkadang juga dapat disebut dengan perangkat lunak reservasi hotel? Sistem reservasi hotel adalah alat yang digunakan oleh hotel untuk memungkinkan tamu melakukan reservasi dengan mudah, aman, dan langsung menggunakan internet. Sistem reservasi hotel sendiri juga biasa disebut dengan sistem reservasi terpusat yang akan membantu para pemilik hotel mendapatkan lebih banyak reservasi melalui saluran yang paling menguntungkan.

Apa yang dimaksud dengan saluran? Saluran dalam hal ini adalah semacam platform yang digunakan oleh pemilik bisnis hotel dalam memasarkan layanan hotel mereka, misalnya saja melalui saluran e-commerce, Google Ads, Facebook Ads, dan lain sebagainya. Biasanya, dari banyaknya jenis saluran yang digunakan, besar kemungkinan terdapat salah satu saluran yang menjadi favorit para pelanggan Anda untuk melakukan booking hotel.

Adapun sistem reservasi hotel yang baik adalah dengan cara terintegrasi ke mesin pemesanan atau manajer saluran. Hal ini sangat penting karena menyangkut soal pembaruan tarif kamar serta reservasi hotel yang diterima agar dapat diproses lebih lanjut. Selain hal tersebut, keberadaan integrasi ini juga cukup penting khususnya bagi jajaran direksi hotel agar memiliki akses terkait data operasional hotel, sehingga pada akhirnya dapat menjadi sistem pendukung keputusan bagi manajemen.

Sistem reservasi hotel memang terdengar simpel, akan tetapi kenyataannya sangat rumit karena dituntut harus selalu real time demi memberikan data akurat dan terkini kepada pelanggan.

Mengapa Sistem Reservasi Hotel Penting?

Ketika Anda memiliki bisnis hotel yang berskala cukup besar, tentunya hal tersebut akan menjadi tantangan tersendiri bagi Anda tentang bagaimana mengatur dan mengontrol segala kegiatan operasional hotel Anda. Bayangkan saja Anda memiliki hotel bintang 5 dengan jumlah pegawai mencapai lebih dari 500 pegawai, tentu akan sangat merepotkan bukan jika masih harus dilakukan secara manual.

Terlebih dengan tren pemesanan online yang semakin meningkat, sebuah data menunjukkan bahwa sepertiga dari total pengeluaran perjalanan sekitar 145 miliar USD dilakukan melalui pemesanan online. Dengan tantangan dan kesempatan besar tersebut, Anda sudah mulai harus bermigrasi menggunakan sistem reservasi online agar dapat menjaga pengalaman tamu tetap terjaga dengan baik, karena bagaimanapun dunia telah terjadi shifting dari yang sebelumnya manual menjadi ke arah digital.

Dengan demikian, tidak ada salahnya bagi Anda untuk mulai berinvestasi pada perangkat lunak reservasi hotel atau juga biasa disebut dengan hotel reservation system. Berikut ini merupakan beberapa keuntungan jika Anda menggunakan sistem reservasi hotel:

1. Mendapat Keunggulan yang Kompetitif

Saat ini, tidak dapat dipungkiri bahwa bagi sebagian hotel dengan skala kecil masih menggunakan sistem reservasi manual, karena tentu saja membutuhkan biaya yang tidak sedikit apabila ingin berinvestasi di sistem reservasi hotel. Sebetulnya, Anda dapat memanfaatkan hal tersebut sebagai kesempatan emas Anda, di mana hotel-hotel lainnya masih menggunakan sistem reservasi hotel manual dan Anda sudah mulai mengadopsi sistem reservasi hotel online.

Besar kemungkinan pelanggan akan merasa lebih nyaman melakukan reservasi hotel secara online karena sudah mengetahui harga kamar yang akan dibayar serta ketersediaan kamar selama periode menginap. Akan tetapi, memang keputusan berinvestasi di sistem reservasi online perlu dipikirkan kembali dan jangan sampai malah mengganggu cash flow bisnis Anda.

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan menerapkan sistem reservasi hotel online, setidaknya terdapat satu poin penting yang akan Anda dapatkan, yaitu adanya peningkatan efisiensi operasional. Efisiensi operasional yang dimaksud adalah mencegah terjadinya kesalahan administratif yang bisa saja terjadi apabila dilakukan secara manual. Misalnya saja dalam kesalahan menerima reservasi. Jika Anda menggunakan sistem reservasi hotel, maka kemungkinan tersebut akan sangat kecil terjadi karena biasanya setiap reservasi akan memiliki kode unik, sehingga tidak akan tertukar dengan reservasi yang lain.

Selain itu, Anda juga dapat menghemat waktu di dalam hal pekerjaan-pekerjaan yang bersifat administratif. Jika sebelumnya Anda perlu memeriksa beberapa hal di dalam sebuah proses bisnis pemesanan kamar, kini menggunakan sistem reservasi hotel semuanya sudah saling terhubung, sehingga Anda akan mendapatkan semacam dashboard di dalam sistem yang menampilkan rangkuman transaksi pemesanan hotel.

Jenis-jenis Sistem Reservasi Hotel

Untuk dapat memahami sistem reservasi hotel lebih lanjut, berikut ini merupakan beberapa jenis sistem reservasi hotel yang biasa akan Anda temukan.

1. Sistem Reservasi Hotel Manual

Sistem reservasi hotel manual adalah sistem reservasi hotel yang tanpa menggunakan teknologi canggih seperti pada hotel-hotel saat ini. Sistem reservasi hotel manual masih melibatkan pencatatan reservasi secara manual, reservasi melalui panggilan telepon, serta masih dibutuhkannya kontak fisik dalam proses reservasi kamar.

Namun, metode sistem reservasi hotel manual saat ini dapat dikatakan semakin sedikit yang menggunakannya, karena saat ini sudah banyak hotel yang mulai beralih ke sistem reservasi hotel online karena dianggap lebih lebih sederhana, cepat, dan juga efektif. Di tengah zaman yang terus berubah menjadi ke arah digital, maka industri hotel juga harus mulai melakukan digitalisasi agar tidak ketinggalan zaman.

2. Sistem Reservasi Hotel Berbasis Web

Saat ini, pemilik bisnis hotel lebih menyukai sistem reservasi hotel berbasis web dibandingkan dengan sistem reservasi secara manual, hal ini karena sistem reservasi hotel berbasis web memiliki beberapa kelebihan seperti dapat terintegrasi dengan sistem pemesanan online lainnya, dalam hal ini multi channel. Ketika Anda memutuskan untuk beralih ke sistem reservasi hotel berbasis web, maka tentu saja Anda juga akan mempromosikan hotel Anda ke situs web pemesanan lainnya, sehingga kesempatan Anda untuk mendapatkan lebih banyak reservasi akan semakin tinggi.

Dengan menggunakan sistem reservasi hotel berbasis web, pemilik hotel akan merasa dimudahkan dalam pengoperasian hotel serta kemampuan sistem yang dapat disinkronisasikan, otomatisasi, dan lebih sederhana secara proses. Pada akhirnya, dengan proses yang lebih tertata, pemilik bisnis hotel dapat memberikan keputusan bisnis terbaik berdasarkan data dari sistem reservasi hotel berbasis web.

3. Sistem Reservasi Hotel Pusat

Sistem reservasi hotel pusat berfungsi sebagai sarana hotel untuk mengelola inventaris kamar, tarif, dan reservasi. Biasanya sistem reservasi hotel pusat juga sebagai bagian dari sistem manajemen properti hotel, akan tetapi tidak menutup kemungkinan juga apabila berdiri sendiri.

Sebetulnya, istilah sistem reservasi hotel pusat merupakan istilah lain dari sistem reservasi hotel, karena cukup banyak istilah yang digunakan di dalam industri perhotelan atau the hospitality industry.

4. Sistem Reservasi Motel

Pernahkah Anda mendengar istilah motel? Motel sendiri berasal dari dua kata bahasa Inggris yaitu motorist dan hotel. Hal ini disebabkan karena biasanya motel dijadikan tempat singgah bagi para pelaku perjalanan jauh dan biasanya terletak di antara dua kota yang mana memang cocok untuk menjadi tempat singgah. Adapun layanan motel terbilang cukup terbatas, tidak sama seperti hotel. Hal itu karena memang tujuan didirikannya motel adalah sebagai tempat beristirahat.

Sama seperti hotel, motel pun juga memiliki sistem reservasi yang biasanya disebut dengan sistem reservasi motel. Sistem ini dirancang sedemikian rupa untuk pemilik akomodasi penginapan kecil seperti motel. Sistem reservasi motel dirancang dengan mengutamakan kemudahan penggunaan, keterjangkauan, dan keandalan.

Salah satu perbedaan hotel dan motel adalah di tarif kamar per malamnya, di mana tarif motel tentu akan jauh lebih murah dibandingkan dengan tarif hotel. Ini disebabkan karena memang motel tidak memiliki fasilitas penginapan yang banyak, melainkan hanya fasilitas yang bersifat esensial saja yang memang disediakan.

Baca juga: Simak Cara Booking Hotel via WhatsApp dan Aplikasi Lainnya

Fitur-fitur Hotel Reservation System

Dengan implementasi sistem reservasi hotel, tentu saja Anda memiliki ekspektasi agar pekerjaan Anda semakin dipermudah serta dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Maka dengan dibantunya pekerjaan-pekerjaan Anda, Anda dapat memberikan fokus lebih kepada pelanggan agar merasa lebih puas.

Berikut ini merupakan beberapa fitur sistem reservasi hotel yang akan Anda rasakan:

1. Integrasi

Sistem reservasi hotel memungkinkan Anda untuk melakukan integrasi dengan sistem lainnya, misalnya saja dengan aplikasi pemesanan online yang terhubung langsung ke sistem reservasi Anda, selain itu integrasi juga dapat dilakukan dengan terhubung ke manajer saluran agar setiap reservasi dapat diproses dengan lebih efektif dan efisien.

Apabila sebuah sistem reservasi hotel tidak dapat dilakukan integrasi, maka cukup sia-sia, karena Anda akan tetap direpotkan dengan tugas-tugas administratif saat sebelum menggunakan sistem reservasi hotel.

2. Adanya Sistem Pembayaran Online

Di tahun 2024 ini dapat dikatakan tamu yang melakukan reservasi hotel menggunakan uang tunai dapat dihitung dengan jari, mengapa? Karena faktanya, saat ini pembayaran online telah menjamur, mulai dari pembayaran menggunakan kartu debit, kartu kredit, hingga yang terbaru menggunakan metode pembayaran QRIS. Tentu saja pihak hotel masih menerima pembayaran secara tunai, akan tetapi para tamu mayoritas akan lebih nyaman apabila tersedia opsi pembayaran non-tunai.

Dengan adanya sistem reservasi hotel, opsi pembayaran non-tunai dapat diwujudkan. Selain karena mudah, sistem reservasi hotel juga akan menjamin proses pembayaran non-tunai Anda secara aman, cepat, nyaman, serta mendukung dengan berbagai jenis mata uang.

3. Manajemen Reservasi Tamu

Selain bermanfaat bagi pelaku bisnis hotel, ternyata sistem reservasi hotel juga dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan customer engagement. Hal ini dikarenakan salah satu fitur sistem reservasi hotel memungkinkan untuk membuatkan tamu sebuah profil dan memiliki kemampuan untuk berkomunikasi.

Tentu saja menjaga komunikasi dengan tamu akan memberikan pengalaman yang baik, serta dengan adanya pengaturan profil bagi tamu akan mempermudah pihak hotel terkait pendataan tamu yang mana pada waktu lain dapat dimanfaatkan untuk pengiriman kepentingan promosi, dan lain sebagainya.

4. Tersedianya Aplikasi Mobile

Ada baiknya jika Anda memutuskan untuk berinvestasi pada sistem reservasi hotel, cari lah yang juga memiliki aplikasi mobile, sehingga Anda tidak selalu diharuskan ke kantor terlebih dahulu untuk memantau jalannya operasional. Dengan adanya aplikasi mobile, Anda dapat dengan mudah mengakses berbagai macam jenis informasi mengenai hotel Anda hanya melalui genggaman di mana saja dan kapan saja.

Adanya aplikasi mobile juga memungkinkan Anda untuk mendapatkan segala bentuk notifikasi secara lebih cepat, sehingga apabila peran Anda dibutuhkan untuk membuat keputusan akan sangat membantu.

5. Fitur Pelaporan

Sebagai pelaku bisnis hotel, tentunya Anda tidak memiliki cukup banyak waktu untuk memantau seluruh operasional hotel. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk mencari penyedia layanan sistem reservasi hotel yang dapat memberikan report atau pelaporan yang baik. 

Fitur pelaporan memegang peranan yang sangat penting bagi pemilik hotel. Pertama, dengan adanya fitur pelaporan, pemilik hotel dapat melihat kinerja para pegawainya, apakah sudah memenuhi target yang telah ditentukan atau belum. Kedua, dengan adanya pelaporan maka pemilik hotel dapat melihat seluruh data transaksi hotel dan operasionalnya. Ketiga, fitur pelaporan juga memungkinkan pemilik hotel untuk melihat aktivitas atau perilaku tamu yang tentu saja sudah memiliki akun hotel sebelumnya.

Dari ketiga alasan tersebut, pada akhirnya semua data pelaporan akan dikumpulkan menjadi satu dan akan dijadikan sebagai bahan pertimbangan keputusan oleh pemilik hotel dalam rangka meningkatkan kualitas layanan hotel.

Cara Kerja Hotel Reservation System

Sistem reservasi hotel memiliki cara kerja mengirim dan menerima data reservasi, di mana data-data seperti kode tarif, investaris, dan lainnya akan dimasukkan ke sistem reservasi pusat. Selanjutnya, informasi tersebut akan diteruskan ke dalam sistem manajemen properti dan akan didistribusikan ke saluran pemesanan hotel dengan bantuan software manajemen saluran. Jika seorang pelanggan memesan kamar hotel dari salah satu saluran yang ada, maka informasi dari pelanggan tersebut akan diteruskan kembali ke sistem reservasi pusat (CRS) dan sistem manajemen properti (PMS), kemudian informasi tersebut akan disimpan untuk diambil nantinya ketika mereka check-in. Setelah itu, secara otomatis ketersediaan kamar hotel akan diperbaharui di semua saluran.

Semua aktivitas ini bergantung pada konektivitas dua arah antara sistem reservasi pusat dengan komponen lainnya. Maka dari itu, semua komponen yang terlihat harus terintegrasi dengan baik agar terjadi kesinambungan yang baik. 

OneTalk: Layanan Omnichannel yang Bisa Terintegrasi dengan Sistem Reservasi Hotel!

OneTalk by Taptalk.io adalah sebuah layanan omnichannel yang bisa dijadikan solusi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Dilengkapi dengan berbagai fitur menarik yang tentunya akan menguntungkan kamu selaku pemilik bisnis. Jika Anda seorang pemilik hotel, Anda bisa menggunakan OneTalk karena mampu berintegrasi dengan sistem reservasi hotel. Hal ini tentu akan membantu Anda dalam menjalankan sistem operasional secara lebih efisien. 

Ingin tahu info lebih lanjut? Segera kunjungi kami di link ini!

Baca juga: Potensi Bisnis Kolaborasi Omnichannel dan ChatGPT Indonesia