Di dunia bisnis, istilah cycle time sudah banyak digunakan dengan tujuan mengetahui apakah perusahaan tersebut sudah memiliki waktu yang ideal dalam melakukan proses produksi. Apabila terdapat proses yang kurang efisien, maka nantinya akan dicari solusi yang mampu menyelesaikannya. 

Bagi Anda yang masih asing dengan istilah cycle time, juga bertanya-tanya apa definisinya, seberapa penting untuk digunakan dalam bisnis, Anda bisa menyimak lebih jauh artikel kami ini. Kami akan membahas mengenai pengertian, pentingnya cycle time, cara menghitungnya, hingga contoh penerapan di dunia bisnis. Silakan membaca dan memahami cycle time untuk memperlancar jalannya bisnis Anda.

Key Takeaways:

• Cycle time adalah suatu metode yang sudah sering digunakan oleh berbagai perusahaan untuk mengukur keefektifan dalam suatu proses produksi.
• Beberapa contoh penerapan cycle time di industri antara lain seperti bagian retail, software development, restoran, hingga finance. 
• Terdapat dua bagian yang termasuk dalam penghitungan siklus waktu, yaitu process time yang mengharuskan seluruh anggota tim menyelesaikan tugas yang telah diberikan dan delay time yang dapat menghambat jalannya proses produksi karena tim harus menunggu pengiriman bahan baku yang tertunda. 

Apa yang Dimaksud dengan Cycle Time?

Sempat disebutkan sebelumnya jika cycle time adalah metode yang digunakan untuk mengukur apakah proses produksi di suatu perusahaan sudah ideal atau belum. Cycle time atau bisa disebut juga dengan siklus waktu adalah waktu yang diperlukan dalam proses produksi suatu barang atau memberikan sebuah layanan. Waktu yang dimaksud adalah mulai dari awal mula proses dimulai hingga tahap akhirnya.

Dengan mengetahui berapa waktu yang diperlukan dalam pembuatan barang atau jasa, perusahaan jadi bisa menilai apakah proses tersebut sudah efektif atau belum. Dengan demikian, perusahaan akan mudah untuk membuat keputusan jika harus melakukan perbaikan mutu, hal ini disebut dengan cycle time reduction. 

Seberapa Penting Cycle Time dalam Perusahaan?

Penerapan cycle time dalam perusahaan sangatlah penting karena dapat mengukur kelancaran suatu proses produksi sehingga dapat meningkatkan keefektifan dan keefisienan dalam pekerjaan. Di bawah ini akan disebutkan beberapa alasan mengapa metode cycle time sangat penting dan bermanfaat untuk dilakukan.

1. Mengukur Tingkat Efisiensi

Poin yang satu ini tentunya sangat penting karena jika perusahaan dapat mengetahui dan mengukur seberapa efisien perusahaan tersebut dalam memproduksi suatu produk atau jasa, maka perusahaan dapat mengambil langkah kedepannya lebih mudah. Apalagi jika ternyata proses produksinya dinilai kurang efektif, maka perusahaan dapat memperbaikinya sesegera mungkin. 

2. Mengidentifikasi Hal yang Bisa Ditingkatkan

Manfaat selanjutnya adalah perusahaan dapat mengidentifikasi hal-hal apa saja yang membutuhkan perbaikan ataupun peningkatan sehingga dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam produksi. Dengan begitu, hal ini pun dapat meningkatkan penjualan produk atau jasa karena waktu yang dibutuhkan menjadi lebih singkat. Selain itu, Anda jadi bisa mengidentifikasi hal-hal atau penyebab yang membuat produksi terhambat sehingga dapat mempersiapkan solusinya dengan cepat.

3. Menunjukkan Produktivitas Perusahaan

Dengan menggunakan metode cycle time, Anda dapat menunjukkan produktivitas perusahaan. Perusahaan akan mengidentifikasi jumlah produk yang berhasil diproduksi dalam kurun waktu tertentu. Tak hanya itu, metode ini juga mampu memperlihatkan seberapa baik perusahaan dalam memproduksi barang atau jasanya. 

Bagaimana Cara Menghitung Cycle Time? Simak Caranya di Bawah Ini!

Dalam menentukan cycle time, tentunya tidak boleh asal dilakukan dan dibutuhkan perhitungan yang tepat. Di bawah ini akan kami paparkan tahapan untuk menghitung cycle time, tapi sebelumnya, terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, yaitu di antaranya:

1. Mencari Net Production Time

Net production time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan bagi suatu bisnis atau tim dalam menyelesaikan sebuah proyek yang biasanya dihitung berdasarkan jam. Anda harus mengurangi jumlah jam kerja dengan waktu yang diperlukan di luar jam kerja, contohnya seperti waktu istirahat, agar bisa mengetahui net production time.

Sebagai contoh, jika Anda memberikan waktu total pekerjaan proyek selama 10 jam dan tim Anda memerlukan 2 jam untuk beristirahat, maka jika dikurangi menghasilkan waktu selama 8 jam. Berarti net production time dari tim Anda ketika mengerjakan suatu proyek adalah selama 8 jam. 

2. Menghitung Jumlah Barang yang Diproduksi

Hal selanjutnya yang harus diperhatikan dalam menghitung cycle time adalah menghitung jumlah barang yang tercatat setelah proses produksi selesai. Jika Anda menghitung jumlah keseluruhan barang di catatan inventaris sebanyak 40 dengan tambahan 20 setelah proyek diselesaikan, maka angka 40 lah yang nantinya akan dihitung dalam rumus perhitungan cycle time. Jadi, angka yang digunakan adalah jumlah keseluruhan produk, bukan hanya tambahan pada saat sesi produksi selesai.

3. Rumus Perhitungan Cycle Time

Rumus perhitungan siklus waktu adalah dengan membagi net production time dengan jumlah total barang. Karena keduanya telah dicari sebelumnya, maka sekarang Anda hanya perlu memasukkan angka tersebut ke dalam rumus. 

Sebagai contoh, jika dikutip dari poin sebelumnya maka angka net production time adalah 80 dan jumlah total barang adalah 40. Jika dihitung menggunakan rumus yaitu sebagai berikut:

8/40 = 0,2

Maka diketahui bahwa cycle time tim Anda adalah 0,2. Namun, perhitungannya belum selesai karena masih harus dikonversikan ke dalam satuan waktu.

3. Konversi ke Satuan Waktu

Langkah terakhir dalam menghitung siklus waktu adalah dengan mengkonversikannya ke dalam satuan waktu. Hal ini bertujuan agar Anda mengetahui berapa waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 

Hasil 0,2 sebelumnya dikalikan dengan 60 sebagai bentuk satu jam dalam hitungan menit. Hasil yang diperoleh adalah 12. Maka sudah diketahui bahwa cycle time dari tim Anda adalah 12 menit untuk menyelesaikan sebuah proyek, baik itu memproduksi barang ataupun memberikan layanan jasa. 

Dari hasil yang didapatkan, Anda bisa menilai apakah sudah memenuhi target cycle time bisnis Anda ataupun belum, lalu dengan begitu Anda dapat menentukan langkah selanjutnya. 

Contoh Penerapan Cycle Time di Beberapa Industri

Metode cycle time dapat diterapkan ke beragam proyek yang terukur serta berkaitan dengan produksi dan desain produk. Agar lebih mudah memahaminya, berikut kami sampaikan contoh penerapan cycle time di beberapa industri.

1. Retail

Cycle time dapat digunakan di perusahaan retail dengan tujuan mengetahui seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu barang di pabriknya.

2. Software Development

Dalam pengembangan industri bidang informasi teknologi, metode siklus waktu dapat digunakan untuk mengukur rata-rata waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan sebuah proyek software development.

3. Restoran

Penerapan cycle time di restoran akan membuat bisnis tersebut mengetahui berapa lama karyawannya menyiapkan makanan sehingga dapat dinilai sudah efektif atau belum, serta pihak restoran juga dapat mengetahui waktu yang dibutuhkan agar makanan sampai ke tangan pelanggan.

4. Finansial

Manfaat penggunaan siklus waktu pada bidang finansial adalah untuk mengetahui sudah sebaik apa laporan akuntansi yang dibuat, proyek keuangan, juga profit dari investasi yang dihasilkan perusahaan. Dengan mengetahui hal-hal tersebut, perusahaan jadi bisa mengukur keefisienan pekerjaan yang telah dilakukan. 

Lalu, sebagai tambahan agar Anda semakin mudah memahami perhitungan cycle time, berikut terdapat bagian yang termasuk di dalam perhitungan siklus waktu:

5. Process Time

Tahap process time mengharuskan seluruh anggota tim melakukan tugas yang telah diberikan untuk menyelesaikan proyek dengan tepat waktu. 

6. Delay Time

Tahap yang satu ini akan menghambat pekerjaan yang ada, karena tim harus menunggu bahan baku yang tertunda pengirimannya.

Baca juga: Ciptakan Proses Transaksi yang Efisien dengan Menerapkan Lead Time

Optimalkan Customer Service Bisnis Anda dengan Menggunakan Omnichannel

Jalannya bisnis tentu sangat dipengaruhi oleh adanya pelanggan. Jika Anda sedang merintis suatu bisnis, pastilah Anda ingin membuat pelanggan puas dengan pelayanan bisnis Anda dan ingin mempertahankan hal tersebut. Selain memikirkan inovasi apa yang harus dilakukan agar bisnis terus berkembang, Anda juga harus memperhatikan kepuasan pelanggan yang akan turut serta membantu jalannya usaha Anda.

Salah satu hal yang bisa dilakukan untuk mempertahankan dan meningkatkan kepuasan pelanggan adalah dengan memiliki customer service atau customer support yang baik. Customer service ini tersedia dalam berbagai channel dengan tujuan agar dapat menjangkau customer secara lebih luas, yang kini disebut dengan omnichannel.

TapTalk.io memiliki produk yaitu OneTalk yang merupakan salah satu contoh layanan omnichannel yang ada di Indonesia. OneTalk berguna untuk meningkatkan customer engagement yang dapat meningkatkan kualitas dari bisnis yang sedang dijalankan. Kami memiliki banyak fitur menarik yang pastinya akan membantu Anda dalam melayani pelanggan. Dengan fitur maksimal dari OneTalk, Anda bisa menggabungkan semua channel ke dalam satu inbox untuk memudahkan Anda melihat informasi pelanggan serta pertanyaan apa saja yang pernah dilontarkan oleh mereka. Soal kredibilitas tidak usah diragukan lagi karena akan ada badge hijau atau verified badge untuk WhatsApp Official Business API sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menghubungi Anda dan menambah citra bagus bagi bisnis Anda.

Selain fitur maksimal, terdapat pula fitur office hours and automated messages yang akan tetap membalas chat dari customer secara otomatis walau sudah lewat dari jam operasional bisnis Anda. Hal ini cukup penting karena akan menimbulkan first impression yang baik kepada pelanggan dan tentunya hal tersebut akan berpengaruh tentang penilaian toko kedepannya. Lalu kami juga menawarkan fitur customer ratings yang memungkinkan pelanggan untuk memberikan penilaian mengenai bisnis Anda, hal ini bisa menjadi patokan apakah pelanggan puas dengan layanan Anda atau tidak. 

Sungguh banyak fitur menarik yang tersedia, bukan? Segera hubungi kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.