Jessica Jacob

VP Business Development

Jessica Jacob memiliki lebih dari empat tahun pengalaman dalam pengembangan strategis di sektor teknologi, dengan latar belakang kuat dalam penjualan korporat dan manajemen proyek. Di TapTalk.io, dia berfokus pada inovasi dan pertumbuhan bisnis, membangun kemitraan strategis lintas industri. Sebelumnya, Jessica berperan aktif dalam mengembangkan kemitraan kanal baru dan memimpin tim lintas fungsi yang berhasil meningkatkan penjualan tahunan sebesar 45%.

Monitoring dan evaluasi kinerja admin merupakan elemen kunci dalam manajemen sumber daya manusia yang efektif, berperan penting dalam memastikan keberhasilan dan perkembangan berkelanjutan suatu organisasi. Proses ini tidak hanya berfokus pada penilaian kontribusi individu, tetapi juga menjadi alat strategis untuk menyelaraskan tujuan pribadi dengan sasaran organisasi.

Dengan melakukan evaluasi kinerja secara sistematis, organisasi dapat mengidentifikasi kekuatan serta area yang perlu ditingkatkan, memastikan sistem penghargaan dan pengakuan yang adil, serta memfasilitasi inisiatif pelatihan dan pengembangan yang terarah. Oleh karena itu, monitoring dan evaluasi kinerja admin bukan hanya penting dalam mendorong kesuksesan individu dan organisasi, tetapi juga dalam menciptakan budaya peningkatan berkelanjutan dan keunggulan di lingkungan kerja.

Pada artikel berikut ini akan membahas apa saja tugas, fungsi monitoring dan evaluasi, hingga cara-cara monitoring evaluasi kinerja karyawan. Mari simak untuk mengetahui lebih lanjut.

Key Takeaways:

Monitoring dan evaluasi kinerja admin merupakan elemen kunci dalam manajemen sumber daya manusia yang efektif, berperan penting dalam memastikan keberhasilan dan perkembangan berkelanjutan suatu organisasi.
Dengan melakukan evaluasi kinerja secara sistematis, organisasi dapat mengidentifikasi kekuatan serta area yang perlu ditingkatkan, memastikan sistem penghargaan dan pengakuan yang adil, serta memfasilitasi inisiatif pelatihan dan pengembangan yang terarah.
Mengutip dari Indeed, sebuah platform perekrutan global, administrator adalah seorang karyawan yang bertanggung jawab melaksanakan berbagai tugas administratif dalam sebuah organisasi, serta sering kali menjadi kontak pertama yang dihadapi oleh klien atau mitra bisnis.

Apa Tugas Admin

Mengutip dari Indeed, sebuah platform perekrutan global, administrator adalah seorang karyawan yang bertanggung jawab melaksanakan berbagai tugas administratif dalam sebuah organisasi, serta sering kali menjadi kontak pertama yang dihadapi oleh klien atau mitra bisnis. Mereka berperan mendukung individu atau tim dalam menjalankan pekerjaan mereka, umumnya di lingkungan perkantoran (Indeed Editorial Team, 2024).

Dengan memastikan operasional kantor berjalan dengan efisien, administrator membantu organisasi mencapai tujuan secara efektif, sehingga para profesional lain di dalam organisasi dapat lebih fokus pada peran inti mereka tanpa terganggu oleh masalah administratif sehari-hari. Selain itu, mengutip dari buku 'Institutions in Turbulent Environments: A Study of the Impact of Environmental Change Upon Institutions for the Intellectually Disabled' yang ditulis oleh T.P. Keating, seorang akademisi yang mempelajari respons institusi terhadap perubahan eksternal, seperti sosial, kebijakan, atau lingkungan. administrator juga memainkan peran penting dalam menjaga komunikasi internal dan eksternal yang lancar, serta berkontribusi pada produktivitas dan kelancaran proses kerja organisasi (T.P. Keating, 2018).

Staf administrasi bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya institusi dan memiliki kekuatan besar dalam kemampuan mereka untuk menyediakan atau menahan sumber daya.

7 Fungsi Monitoring dan Evaluasi Kinerja

Proses monitoring dan evaluasi memiliki banyak fungsi. Mengutip dari artikel milik EvalCommunity yang berjudul 'Benefits of Monitoring and Evaluation: Improving Program Performance and Achieving Desired Outcomes', beberapa fungsi dari monitoring dan evaluasi kinerja karyawan adalah sebagai berikut ini. Sebelumnya, EvalCommunity merupakan platform pekerjaan khusus yang berfokus pada menghubungkan pemberi kerja dan profesional di bidang Monitoring dan Evaluasi.

1. Pengambilan Keputusan

Tujuan utama dari monitoring dan evaluasi adalah menggunakan data untuk membuat keputusan yang tepat. Dalam organisasi, monitoring dan evaluasi membantu dalam menilai kemajuan dan membuat keputusan penting seperti melanjutkan atau menghentikan suatu proyek, serta menentukan langkah berikutnya yang paling tepat. Proses ini memberikan informasi berharga untuk mendukung keputusan yang kompleks, sehingga organisasi dapat mengetahui apakah mereka berada di jalur yang benar dan apa yang perlu diperbaiki.

2. Pemantauan Input

Monitoring juga membantu dalam mengevaluasi dampak input terhadap proyek. Dengan memantau penggunaan sumber daya, organisasi dapat menentukan apakah mereka memanfaatkan waktu dan biaya secara efisien atau perlu menambah atau menghentikan sumber daya tersebut.

3. Peningkatan Kinerja Proyek

Pemantauan terus-menerus memungkinkan organisasi mendeteksi masalah lebih awal, seperti keterlambatan atau pemborosan anggaran. Dengan informasi ini, organisasi dapat mengambil tindakan untuk memperbaiki proyek, menjaga kendali, dan memastikan hasil yang lebih efektif.

4. Penghematan Waktu dan Sumber Daya

Monitoring dan evaluasi dapat mengidentifikasi area di mana sumber daya digunakan secara tidak efisien, memungkinkan organisasi membuat penyesuaian untuk menghemat waktu dan biaya. Dengan mendeteksi masalah lebih awal, organisasi dapat mencegah pemborosan sumber daya yang lebih besar di masa mendatang.

5. Membantu Organisasi Tetap Teratur

Melalui monitoring dan evaluasi, organisasi dapat melacak kemajuan dan menjaga catatan dengan baik. Evaluasi memungkinkan organisasi untuk memahami efektivitas program dan membuat perbaikan, serta mengulang kesuksesan di masa mendatang.

6. Belajar untuk Masa Depan

Dengan mengidentifikasi keberhasilan dan kegagalan proyek sebelumnya, monitoring dan evaluasi membantu organisasi merencanakan proyek di masa depan secara lebih akurat, termasuk alokasi waktu dan sumber daya yang dibutuhkan.

7. Hubungan dengan Tugas Admin

Monitoring dan evaluasi yang efektif sangat relevan dengan tugas admin. Admin sering bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasional, pengelolaan sumber daya, serta pelaporan kemajuan proyek kepada para pemangku kepentingan. Melalui pemantauan yang baik, admin dapat membantu organisasi dalam pengambilan keputusan strategis, penghematan sumber daya, dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Cara Monitoring Evaluasi Kinerja Karyawan

Dengan sistem pemantauan yang baik, organisasi dapat memastikan karyawan tetap sejalan dengan prioritas, mengidentifikasi kebutuhan pengembangan keterampilan, serta memberikan penghargaan atas pencapaian secara tepat waktu.

Pendekatan proaktif ini tidak hanya meningkatkan kinerja individu dan tim, tetapi juga berkontribusi pada kesuksesan organisasi secara keseluruhan dengan menciptakan budaya tanggung jawab, transparansi, dan perbaikan berkelanjutan.

Melansir dari buku 'Employee Performance Management for Improved Workplace Motivation' yang ditulis oleh Profesor Washanta Rajapakshe, seorang associate professor di Sri Lanka Institute of Information Technology (SLIIT) di Departemen Manajemen Bisnis, berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengukur kinerja karyawan (Wasantha Rajapakshe, 2024).

1. Menetapkan Tujuan yang Jelas

Pada awal siklus kinerja, penting untuk menetapkan tujuan yang spesifik dan terukur bagi setiap karyawan atau tim. Tujuan ini harus bersifat SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), agar memberikan arah yang jelas dan fokus pada hasil yang ingin dicapai.

2. Pertemuan dan Umpan Balik Berkala

Pertemuan rutin dan sesi umpan balik merupakan komponen penting dari strategi manajemen kinerja yang efektif. Pertemuan ini memungkinkan manajer meninjau kemajuan, memberikan umpan balik konstruktif, dan mengatasi tantangan yang mungkin dihadapi oleh karyawan. Dengan klarifikasi ekspektasi dan memberikan arahan, manajer dapat membantu karyawan berkembang secara profesional dan menyelaraskan upaya mereka dengan tujuan organisasi.

3. Pelacakan Kinerja dan KPI

Metrik kinerja dan Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah alat penting dalam mengevaluasi kinerja. Dengan melacak KPI sepanjang tahun, organisasi dapat mengidentifikasi tren, masalah potensial, atau area yang memerlukan perbaikan. Informasi ini memungkinkan manajer untuk mengambil tindakan korektif lebih cepat dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan sasaran strategis.

4. Evaluasi dan Penilaian Kinerja

Evaluasi kinerja berkala, baik itu dilakukan secara triwulanan, semesteran, atau tahunan, penting dalam menilai pencapaian karyawan terhadap tujuan dan KPI yang telah ditetapkan. Melalui evaluasi ini, manajer dan karyawan dapat mendiskusikan pencapaian, kekuatan, serta area yang perlu ditingkatkan. Evaluasi ini juga berfungsi sebagai alat penting untuk mendukung pertumbuhan karier dan menjaga agar upaya karyawan tetap selaras dengan sasaran organisasi.

5. Mekanisme Umpan Balik

Mekanisme umpan balik yang efektif penting dalam mendukung perbaikan berkelanjutan. Umpan balik yang berasal dari berbagai sumber, seperti atasan, rekan kerja, dan bahkan pelanggan, memberikan wawasan berharga tentang kekuatan dan area pengembangan karyawan. Dengan memanfaatkan saluran umpan balik ini, organisasi dapat memperkuat dinamika tim dan meningkatkan efektivitas organisasi.

6. Pelatihan dan Pengembangan

Setelah evaluasi kinerja, organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan dan menutup kesenjangan kompetensi. Program pelatihan yang terarah dapat meningkatkan kemampuan pekerjaan, mendukung perkembangan karier, dan meningkatkan keterlibatan karyawan.

7. Penyesuaian Tujuan dan Strategi

Fleksibilitas dalam penetapan tujuan dan strategi penting untuk menyesuaikan prioritas bisnis yang berubah atau tantangan tak terduga. Dengan menyesuaikan tujuan secara berkala, organisasi dapat memanfaatkan peluang baru dan mengelola risiko dengan lebih baik, memastikan bahwa kinerja tetap relevan dengan kondisi bisnis yang dinamis.

8. Dokumentasi dan Pencatatan

Dokumentasi dan pencatatan yang akurat mengenai penilaian kinerja, umpan balik, dan hasil pelatihan sangat penting untuk evaluasi di masa depan, perencanaan suksesi, dan kepatuhan terhadap regulasi. Dengan mendokumentasikan data kinerja, organisasi dapat melacak kemajuan karyawan dari waktu ke waktu, mendukung transparansi dan keadilan dalam evaluasi kinerja.

9. Inisiatif Perbaikan Berkelanjutan

Inisiatif perbaikan berkelanjutan melibatkan pencarian masukan dari karyawan, penerapan peningkatan proses, dan berbagi praktik terbaik antar tim. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga mendorong inovasi dan adaptasi terhadap perubahan kondisi pasar, menciptakan budaya kerja yang terus berfokus pada peningkatan kualitas.

Tingkatkan Kinerja Karyawan Bersama Tools dari TapTalk.io

Setelah mengetahui bagaimana cara monitoring evaluasi kinerja karyawan, kita kini mengetahui betapa pentingnya melakukan penilaian kinerja karyawan, khususnya admin. Untuk memudahkan pemberi kerja, TapTalk.io dapat menjadi tools yang tepat.

OneTalk by TapTalk.io menawarkan berbagai fitur yang sangat bermanfaat untuk memantau dan mengevaluasi kinerja admin dalam memberikan layanan pelanggan. Dengan pemantauan real-time, pengelola dapat melihat interaksi langsung yang sedang terjadi. Selain itu, riwayat chat memungkinkan peninjauan ulang kualitas layanan yang diberikan. Laporan berkala dan otomatis membantu melacak kinerja jangka panjang, sedangkan umpan balik pelanggan (customer feedback) menjadi alat penting untuk mengetahui kepuasan mereka terhadap layanan admin.

Dengan integrasi fitur-fitur ini, TapTalk.io mampu memberikan evaluasi kinerja admin yang lebih komprehensif, mendorong efisiensi dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai layanan yang ditawarkan oleh TapTalk.io? Kunjungi website kami untuk mengetahui lebih lanjut!

‍