Dalam dunia bisnis, komunikasi yang efektif adalah titik penting yang membuat organisasi terus berkembang. Namun, perusahaan harus berkomunikasi secara berbeda dengan audiens internal dan eksternal untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Oleh karena itu, komunikasi dibagi menjadi komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

Komunikasi eksternal melibatkan komunikasi dengan organisasi atau audiens mana pun di luar perusahaan, termasuk pelanggan, investor, prospek penjualan, pemegang saham, dan klien.

Bentuk komunikasi ini sangat penting untuk membangun dan memelihara hubungan, mendorong penjualan, dan mencapai tujuan bisnis.

Simak blog ini lebih lanjut untuk mengetahui kenapa komunikasi eksternal penting, jenisnya, dan beragam manfaatnya untuk bisnis.

Key Takeaway:

• Komunikasi eksternal adalah jenis komunikasi yang terjadi ketika organisasi berkomunikasi dengan entitas di luar organisasi.
• Komunikasi eksternal penting untuk membangun hubungan, mendorong penjualan, dan mencapai tujuan bisnis.
• 5 jenis komunikasi eksternal yang paling umum adalah konten website, media sosial, email dan newsletter, siaran pers, serta kampanye periklanan.

Apa itu Komunikasi Eksternal?

Komunikasi eksternal adalah jenis komunikasi yang terjadi ketika organisasi berkomunikasi dengan entitas di luar organisasi untuk membangun brand awareness dan menciptakan citra perusahaan yang baik di mata target audiens dan masyarakat luas.

Hubungan bisnis yang baik dan citra brand yang positif sangat penting bagi keberhasilan bisnis. Komunikasi eksternal yang baik dapat memberikan dampak positif terhadap cara pesaing perusahaan, calon investor, dan pelanggan melihat bisnis dan mereknya. Oleh karena itu, komunikasi eksternal merupakan bagian penting dari setiap strategi pemasaran dan berperan penting dalam mengembangkan bisnis apa pun.

Mengapa Komunikasi Eksternal Penting?

Komunikasi eksternal penting karena merupakan bagian dari brand perusahaan Anda. Selain itu, komunikasi ini penting untuk:

1. Membangun Hubungan

Komunikasi eksternal sangat penting untuk membangun dan memelihara hubungan dengan pemangku kepentingan utama. 

Dengan berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan, mitra, investor, dan media, bisnis dapat membangun kepercayaan dan kredibilitas, yang dapat menghasilkan peningkatan penjualan, investasi, dan liputan media yang positif.

2. Mendorong Penjualan

Komunikasi eksternal yang efektif dapat membantu bisnis mendorong penjualan dengan membangkitkan kesadaran akan produk atau layanan mereka, mempromosikan brand mereka, dan memposisikan diri mereka sebagai pemimpin dalam industri mereka. 

Misalnya, kampanye periklanan yang dirancang dengan baik dapat membantu meningkatkan brand awareness dan mendorong penjualan.

3. Mencapai Tujuan Bisnis

Komunikasi eksternal juga dapat membantu bisnis mencapai tujuan bisnis mereka secara keseluruhan. 

Misalnya, sebuah perusahaan yang mencoba berekspansi ke pasar baru mungkin menggunakan public relation untuk menghasilkan liputan media yang positif. Atau, perusahaan yang mencoba meningkatkan layanan pelanggannya dapat menggunakan media sosial untuk mengumpulkan feedback dari pelanggan.

Baca juga: Ini Hal yang Harus Anda Ketahui tentang Komunikasi Bisnis

Perbedaan Komunikasi Eksternal dengan Komunikasi Internal

Komunikasi internal dan eksternal merupakan alat yang berguna untuk bisnis. Mereka memenuhi fungsi yang berbeda untuk bisnis, tetapi kedua jenis layanan komunikasi ini sama-sama untuk meningkatkan citra perusahaan dan membantu pertumbuhan bisnis.

1. Komunikasi Internal

Komunikasi internal didefinisikan sebagai pertukaran informasi yang terjadi dalam suatu organisasi antara audiens internalnya (karyawan, konsultan atau kontraktor independen). Dalam komunikasi internal, informasi dapat dipertukarkan melalui email, dokumen tertulis, telepon, intranet, dan jenis saluran komunikasi lain yang digunakan organisasi.

Tujuan dari komunikasi internal adalah untuk membina hubungan antar karyawan dan meningkatkan rasa memiliki dan identitas di antara para pekerja agar selaras dengan visi, misi dan nilai-nilai perusahaan.

2. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal, di sisi lain, melibatkan pertukaran informasi dan pesan dengan dunia luar di luar struktur internal suatu organisasi.

Oleh karena itu, perbedaan keduanya adalah komunikasi internal digunakan untuk membina dan memelihara lingkungan kerja yang positif, sedangkan komunikasi eksternal digunakan untuk meningkatkan penjualan dan mengembangkan bisnis.

Selain itu, komunikasi internal dan eksternal harus memiliki ciri-ciri berikut:

• Memahami kebutuhan target audiens.
• Pilihan kata yang tepat untuk komunikasi.
• Harus mempromosikan komunikasi dua arah.
• Harus jelas, ringkas, bebas kesalahan, bebas jargon, dan ditulis dalam bahasa sederhana.
• Jelaskan dan pertahankan alasan komunikasi

Jenis-Jenis Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal mencakup berbagai bentuk dan channel. Berikut beberapa jenis komunikasi eksternal yang umum:

1. Konten Website dan Blog

Situs web perusahaan adalah tempat ia dapat mengkomunikasikan informasi penting tentang bisnisnya kepada publik. Bisnis tersebut bahkan bisa menjual produknya melalui situs webnya, menjadikannya elemen yang lebih penting dalam proses penjualan dan pemasaran.

Bahkan perusahaan tidak menggunakan situs webnya untuk penjualan, website yang jelas, ringkas, dan menarik adalah alat komunikasi yang berharga. Sebuah perusahaan dapat menggunakan situs webnya untuk memproyeksikan citra brand, identitas, dan nilai-nilai yang diinginkannya, sekaligus mengkomunikasikan informasi penting yang dapat membantu orang apakah mereka ingin berbisnis dengannya.

2. Media Sosial

Sekitar satu dari tiga (34 persen) menggunakan media sosial untuk mempelajari atau menemukan produk, layanan, atau brand baru.

Media sosial telah menjadi salah satu alat komunikasi eksternal paling penting bagi banyak bisnis. Dari menawarkan channel komunikasi dengan pelanggan hingga membantu bisnis menjual produk atau layanan mereka dengan mudah dan membantu membangun citra brand— media sosial memiliki banyak manfaat.

Pemasaran media sosial telah menjadi bagian penting dari bauran pemasaran baik bagi perusahaan besar maupun kecil, dan bisnis menggunakannya sesuai dengan ukuran, ruang lingkup, dan strategi mereka.

3. Email dan Newsletter

Banyak karyawan berkomunikasi secara eksternal melalui email. Email adalah jenis komunikasi eksternal yang paling dasar. 

Email digunakan untuk menunjukkan penawaran baru kepada pelanggan, meningkatkan penjualan dan juga untuk membangun hubungan jangka panjang dengan berbagai pemangku kepentingan di luar organisasi.

Selain itu, bisnis juga bisa membuat newsletter dengan email. Newsletter dapat membantu membangun basis data pelanggan dengan mendorong orang untuk mendaftar untuk mendapatkan pembaruan dari perusahaan. Melalui analisis metrik keterlibatan, mereka dapat membantu mengidentifikasi pelanggan yang paling terlibat.

4. Siaran Pers

Siaran pers adalah bentuk komunikasi eksternal tradisional dan bisa sangat efektif. Ini digunakan untuk mengkomunikasikan berita kepada khalayak yang lebih luas, termasuk informasi tentang produk baru atau perubahan pada bisnis. 

Petugas pers menyiapkan dan mengirimkan siaran pers dari perusahaan ke daftar kontak pers dan media lokal atau nasional. Bagian dari tugas mereka adalah mengembangkan dan meningkatkan daftar kontak media untuk membantu menempatkan siaran pers di saluran media terbaik untuk menjangkau khalayak yang diinginkan.

5. Kampanye Periklanan

Kampanye periklanan cenderung menjadi jenis komunikasi eksternal yang paling terlihat dengan pelanggan. Kampanye periklanan dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, tetapi masing-masing memiliki strategi yang jelas untuk melibatkan pelanggan, menjangkau audiens baru, dan meningkatkan penjualan produk atau layanan.

Perusahaan menggunakan kampanye periklanan untuk berkomunikasi langsung dengan audiensnya. Periklanan adalah alat komunikasi eksternal yang paling efektif untuk menjangkau khalayak massal.

Manfaat Adanya Komunikasi Eksternal

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari komunikasi eksternal yang efektif:

1. Peningkatan Citra Brand dan Reputasi

Membangun dan mempertahankan citra brand dan reputasi yang positif sangat penting bagi bisnis. Komunikasi eksternal yang efektif membantu membentuk cara masyarakat memandang perusahaan, produknya, dan nilai-nilainya. 

Citra yang kuat dan positif dapat menarik pelanggan, investor, dan mitra, yang pada akhirnya meningkatkan kepercayaan dan kredibilitas.

2. Kepercayaan dan Loyalitas Pelanggan

Komunikasi yang transparan dan responsif dengan pelanggan sangat penting untuk menumbuhkan kepercayaan dan loyalitas. 

Ketika pelanggan merasa didengarkan dan dihargai, mereka cenderung tetap setia dan menjadi pendukung brand. Hal ini dapat menghasilkan bisnis yang berulang, rujukan, dan hubungan pelanggan jangka panjang.

3. Mitigasi dan Manajemen Krisis

Di saat krisis atau tantangan yang tidak terduga, cara perusahaan berkomunikasi secara eksternal dapat membawa perbedaan yang signifikan. 

Komunikasi eksternal yang dikelola dengan baik selama krisis dapat membantu mengurangi kerusakan reputasi perusahaan, menjaga kepercayaan pelanggan dan investor, dan memberikan jalan menuju pemulihan. Hal ini menunjukkan transparansi, akuntabilitas, dan komitmen untuk menyelesaikan masalah.

4. Keunggulan Kompetitif

Perusahaan yang unggul dalam komunikasi eksternal sering kali memperoleh keunggulan kompetitif. 

Mereka dipandang sebagai pemimpin industri dan inovator. Komunikasi yang efektif dapat membantu membedakan bisnis dari pesaingnya, membuatnya menonjol di pasar dan menarik lebih banyak pelanggan.

5. Umpan Balik dan Peningkatan

Saluran komunikasi eksternal, seperti feedback pelanggan dan riset pasar, memberikan wawasan berharga mengenai kebutuhan, preferensi, dan tren pasar pelanggan. Informasi ini dapat digunakan untuk meningkatkan produk, layanan, dan strategi bisnis secara keseluruhan, sehingga mengarah pada peningkatan daya saing dan inovasi.

6. Pertumbuhan Strategis

Komunikasi eksternal yang efektif merupakan bagian integral dari perencanaan strategis dan pertumbuhan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengomunikasikan rencana pertumbuhan, merger, akuisisi, dan upaya ekspansi mereka kepada pemangku kepentingan, memastikan transisi yang lancar dan meminimalkan ketidakpastian.

7. Jangkauan Global dan Ekspansi Pasar

Di era digital, perusahaan dapat menjangkau khalayak global melalui berbagai saluran komunikasi eksternal, seperti media sosial, situs web, dan iklan online. Jangkauan yang diperluas ini membuka peluang pasar baru dan memungkinkan bisnis untuk menjangkau beragam basis pelanggan di seluruh dunia.

8. Menarik Investor dan Kemitraan

Bisnis sering kali mengandalkan pendanaan dan kemitraan eksternal untuk tumbuh dan berkembang. Komunikasi eksternal yang efektif, khususnya dalam konteks hubungan investor, dapat menarik calon investor dan mitra. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menunjukkan visi, stabilitas keuangan, dan potensi keuntungannya, sehingga meningkatkan kemungkinan mendapatkan investasi dan kolaborasi yang berharga.

Baca juga: Tujuan & Cara Menyusun Strategi Komunikasi Pemasaran

Tingkatkan Komunikasi Eksternal Bisnis dengan OneTalk

Komunikasi eksternal adalah aset strategis yang dapat berdampak signifikan terhadap keberhasilan dan keberlanjutan organisasi. 

Dengan memprioritaskan komunikasi eksternal yang transparan, menarik, dan strategis, bisnis dapat membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan, investor, mitra, dan masyarakat, yang pada akhirnya mendorong pertumbuhan dan mencapai tujuan mereka.

Memasukkan strategi omnichannel ke dalam komunikasi eksternal dapat membantu Anda tetap terhubung dengan audiens eksternal Anda, yaitu pelanggan.

Dengan adanya omnichannel seperti OneTalk dari aplikasi pesan instan terpercaya, TapTalk.io, pelanggan dapat memilih saluran komunikasi pilihannya, sehingga lebih nyaman bagi mereka untuk berinteraksi dengan perusahaan. Hal ini mengarah pada kepuasan dan loyalitas pelanggan yang lebih tinggi.

Tidak hanya itu, OneTalk juga bisa menghasilkan banyak data yang dapat dianalisis untuk mendapatkan wawasan tentang perilaku, preferensi, dan tren pelanggan. Data yang diambil dari riwayat pelanggan ini dapat menginformasikan pengambilan keputusan strategis dan upaya pemasaran.

Masih banyak fitur lain dari OneTalk yang bisa Anda manfaatkan untuk meningkatkan komunikasi eksternal bisnis Anda. Hubungi agent kami atau klik di sini untuk mengetahui fitur menarik lainnya.