Citra perusahaan adalah salah satu unsur terpenting dari suksesnya sebuah perusahaan. Konsumen membuat keputusan karena berbagai alasan. Salah satu alasannya adalah hubungan yang mereka rasakan dengan sebuah perusahaan. Jika suatu perusahaan memiliki citra negatif, pelanggan mungkin tidak lagi merasa terhubung dengan merek tersebut. Untuk itu, penting bagi sebuah perusahaan untuk memiliki public relation yang baik. 

Dikenal juga sebagai humas, public relation memiliki tugas utama yang berkaitan erat dengan komunikasi bisnis kepada publik. Namun, tugas seorang public relation officer (PRO) tidak hanya terkait itu saja, tapi masih banyak fungsi yang dimiliki humas dalam menjalankan tugasnya. Hubungan masyarakat sering kali mengelola citra perusahaan dan memastikan pelanggan, karyawan, investor, dan pihak eksternal lainnya yang memiliki disposisi positif untuk terus terlibat dengan perusahaan. 

Pada artikel kali ini, kami akan membahas segala sesuatu mengenai public relation. Simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut!

Key Takeaways:

• Public Relationship (PR) atau dikenal juga sebagai hubungan masyarakat merupakan serangkaian teknik dan strategi yang berkaitan dengan pengelolaan bagaimana informasi tentang seseorang atau perusahaan disebarluaskan kepada publik, dan khususnya kepada media. 
• Tujuan utama public relationship adalah untuk menyebarkan berita atau persitiwa penting perusahaan, mempertahankan citra merek, dan memberikan dampak positif pada peristiwa negatif untuk meminimalkan dampaknya. 
• PR sangat penting bagi kesuksesan perusahaan mana pun, terutama ketika saham perusahaan tersebut diperdagangkan secara publik dan nilai suatu saham bergantung pada kepercayaan masyarakat terhadap suatu perusahaan atau merek.

Apa Itu Public Relationship?

Public Relationship (PR) atau dikenal juga sebagai hubungan masyarakat merupakan serangkaian teknik dan strategi yang berkaitan dengan pengelolaan bagaimana informasi tentang seseorang atau perusahaan disebarluaskan kepada publik, dan khususnya kepada media. Istilah ini juga dikenal sebagai suatu proses yang dilakukan dengan tujuan untuk menanamkan citra positif perusahaan kepada publik.

Kegiatan-kegiatan seperti menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi, dan menciptakan opini serta partisipasi publik, termasuk dalam kegiatan yang dilakukan public relation. Kegiatan PR dapat dilakukan dalam bentuk siaran pers perusahaan, konferensi pers, wawancara dengan jurnalis, postingan media sosial, atau tempat lainnya. 

Public Relationship sebuah perusahaan dilakukan oleh seorang public relation officer (PRO). Untuk menjadi seorang PRO, seseorang harus menguasai komunikasi persuasif untuk bisa memengaruhi pihak eksternal, terutama masyarakat. Seorang PRO harus bisa menyetarakan atau menciptakan opini publik atau partisipasi publik dengan perusahaan. 

Tujuan Public Relationship

Tujuan utama public relationship adalah untuk menyebarkan berita atau persitiwa penting perusahaan, mempertahankan citra merek, dan memberikan dampak positif pada peristiwa negatif untuk meminimalkan dampaknya.

PR sangat penting bagi kesuksesan perusahaan mana pun, terutama ketika saham perusahaan tersebut diperdagangkan secara publik dan nilai suatu saham bergantung pada kepercayaan masyarakat terhadap suatu perusahaan atau merek. Selain menangani permintaan media, pertanyaan informasi, dan kekhawatiran pemegang saham, personel PR sering kali bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara citra perusahaan. 

Secara detail, berikut adalah beberapa tujuan dari public relation.

1. Membangun Citra Positif untuk Perusahaan

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, public relation memiliki tujuan utama untuk menciptakan citra atau reputasi yang positif untuk perusahaan. Citra positif ini mencerminkan pandangan masyarakat terhadap merek, reputasi, dan prinsip-prinsip yang dipegang oleh perusahaan. 

Melalui praktik public relation, perusahaan dapat memengaruhi persepsi masyarakat dengan cara membentuk opini publik yang positif, membangun kepercayaan, dan menjalin hubungan yang harmonis antara perusahaan dan masyarakat umum. 

2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Upaya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan adalah salah satu aspek penting dalam praktek public relation. Dengan berkomunikasi secara efektif dan mengangani masalah atau keluhan pelanggan dengan baik, PR juga berupaya untuk memperkuat hubungan antara perusahaan dengan konsumen.

Dengan meningkatnya tingkat kepuasan pelanggan, organisasi dapat mempertahankan loyalitas pelanggan, yang pada akhirnya memberikan kontribusi positif pada kesuksesan jangka panjang. 

3. Membangun Hubungan yang Positif dengan Stakeholder

Dalam public relation, stakeholder mengacu pada pihak-pihak yang memiliki kepentingan atau keterkaitan dengan organisasi, seperti karyawan, mitra bisnis, masyarakat, dan pemerintah. Untuk membangun hubungan positif dengan berbagai pihak yang terlibat adalah salah satu tujuan lain dari praktik public relation.

Dengan mengadopsi pendekatan komunikasi yang terbuka, berkelanjutan, dan proaktif, public relation berupaya untuk mendapatkan dukungan, kerjasama, serta pemahaman yang bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat. 

Public relation memiliki peran yang sangat penting dalam menjalin hubungan yang harmonis antara perusahaan dan stakeholder. PR berperan dalam memfasilitasi komunikasi antara perusahaan dan pihak-pihak terkait, berperan sebagai mediator yang membantu menjaga agar tiap pihak saling pengertian dan menjalin kerjasama yang menguntungkan.

10 Fungsi Public Relation

Public Relation memiliki 10 fungsi dalam menjalankan tugasnya, antara lain:

1. Fungsi Public Affairs

Public Relations Officer memiliki fungsi public affairs, yaitu fungsi mereka dalam emmbangun keterlibatan yang aktif dengan pemerintahan dalam berbagai kebihakan umum. Kegiatan ini dikenal juga sebagai kegiatan menglobi, baik dalam bentuk promosi maupun menolak undang-undang atau peraturan pemerintah. 

2. Fungsi Publicity

Fungsi publicity yang dimiliki PRO berkaitan dengan tugas PR dalam melakukan publisitas. Public relation memiliki tanggung jawab dalam menanggapi ketertarikan publik terhadap perusahaan melalui media massa yang menjadi mitra. Agar perusahaan tampil menarik bagi publik, PR harus menyampaikan berbagai pesan terencana yang menarik.

3. Fungsi Media Relations

Seperti yang telah kita jelaskan sebelumnya, banyak fungsi dari Public Relationship yang terkait dengan penggunaan media massa sebagai alat komunikasi. Untuk itu, humas perlu melakukan berbagai kerja sama atau bermitra dengan media untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. 

4. Fungsi Marketing Communication

Fungsi marketing communication adalah fungsi yang dimiliki humas untuk membangun citra perusahaan melalui aktivitas pemasaran. Aktivitas pemasaran ini tidak hanya dilakukan untuk mengubah persepsi masyarakat terhadap perusahaan, tetapi juga dapat meningkatkan penjualan produk.

5. Fungsi Issues Management

Di samping fungsi PR yang terkait dengan publik, humas juga memiliki fungsi issues management. Fungsi manajemen isu ini mirip dengan penerapan manajemen krisis, dimana public relation akan mengidentifikasi masalah dan melakukan evaluasi yang tepat terkait perusahaan. 

6. Fungsi Research

Sesuai dengan namanya, sebagai humas, PR memiliki kaitan yang erat dengan publik. Research adalah salah satu fungsi yang dimiliki humas untuk melakukan riset perilaku publik. Data hasil riset ini kemudian digunakan untuk merancang strategi PR yang dapat membantu meningkatkan keyakinan publik terhadap perusahaan. 

7. Fungsi Multicultural Relations

Perusahaan tidak dapat berdiri sendiri tanpa memperhatikan lingkungan sekitar, sekalipun perusahaan adalah lembaga komersial. Public Relation juga memiliki fungsi multicultural relations, yaitu fungsi untuk membantu menghubungkan berbagai keragaman publik dengan perusahaan. 

8. Fungsi Financial Relations

Penanam modal sendiri adalah aset penting yang harus dipertahankan oleh perusahaan karena merekalah yang memberikan dana kepada perusahaan. Penting bagi perusahaan untuk dapat menjaga penanam modal agar tetap setia menanamkan modalnya ke perusahaan. Untuk itu, perusahaan membutuhkan Public Relationship yang dapat membangun dan menjaga kepercayaan para penanam modal. 

9. Fungsi Counseling

Public Relation juga memiliki tugas untuk memberi saran kepada pihak internal perusahaan, sehingga PR memiliki fungsi counseling. Bentuk saran yang diberikan PR dapat berupa relasi, komunikasi, dan kebijakan yang bisa digunakan perusahaan kepada publik. 

10. Fungsi Special Events

Fungsi Public Relation yang terakhir adalah fungsi special events. Humas melaksanakan fungsi ini dengan menyelenggarakan acara-acara khusus agar publik tertarik pada perusahaan dan produk.

Tugas Public Relationship

Dalam praktiknya, public relation memiliki beberapa tugas, yaitu sebagai berikut. 

• Membangun dan menjaga persepsi positif dari publik
• Merancang program komunikasi perusahaan
• Menjalin hubungan yang baik dengan media massa, publik, dan perusahaan lain
• Mengadakan kamapanye terhadap isu-isu tertentu yang terjadi di masyarakat
• Manajemen komunikasi internal
• Mengidentifikasi tren dan melakukan riset pasar yang relevan
• Menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan dalam kerja sama
• Memperoleh informasi pihak eksternal untuk kerja sama
• Mengawasi dan mengevaluasi program komunikasi
• Mencegah dan menyelesaikan konflik
• Melakukan pelatihan kepada perwakilan klien untuk komunikasi yang efektif dengan publik dan karyawan
• Mengorganisir dan menghadiri acara promosi, misalnya konferensi pers, pameran, dan lain-lain
• Menulis dan mengelola konten website dan media sosial

Jenis-Jenis Public Relation

Humas umumnya dibagi menjadi beberapa lembaga atau departemen. Setiap depertamen secara khusus bertugas untuk menangani aspek tertentu, antara lain: 

1. Media Relations

Hubungan media atau media relations adalah penekanan pada pembentukan hubungan yang kuat dengan organisasi media publik. Tim media relations sering kali bekerja secara langsung dengan media eksternal dengan menyampaikan berita perusahaan secara langsung, menyediakan sumber konten yang tervalidasi, dan dapat diakses untuk memberikan komentar publik terhadap berita lainnya. 

2. Production Relations

Production relations memiliki kaitan erat dengan operasional langsung suatu perusahaan. Departemen ini mendukung rencana pemasaran yang luas dan sering kali terkait dengan upaya spesifik yang hanya dilakukan sekali, seperti peluncuran produk baru, kampanye khusus, atau pengelolaan perubahan produk besar. 

3. Investor Relations

Divisi PR yang satu ini bertanggung jawab atas pengawasan terhadap hubungan antara perusahaan dan investornya. Investor relations menangani peristiwa terkait investor, mengawasi komunikasi penerbitan laporan keuangan, serta menangani keluhan investor. 

4. Internal Relations

Internal relations adalah cabang hubungan masyarakat antara perusahaan dan karyawannya. Aspek PR yang satu ini berkaitan dengan konseling karyawan, memastikan semua pekerja puas dengan kondisi kerja emreka, dan memediasi masalah secara internal untuk menghindari adanya ketidakpuasan yang diungkapkan kepada publik. 

5. Government Relations

Government relations adalah hubungan antara suatu perusahaan dengan badan pemerintahan terkit. Beberapa departemen hubungan masyarakat ingin menjalin hubungan yang kuat untuk memberikan umpan balik kepada politisi, mempengaruhi pengambil keputusan untuk bertindak dengan cara tertentu, dan memastikan perlakuan adil terhadap klien perusahaan. 

6. Community Relations

Aspek PR selanjutnya adalah community relations, yaitu hubungan masyarakat yang berfokus pada merek dan reputasi dalam komunitas tertentu. Komunitas tersebut dapat bersifat fisik, seperti kota tertentu, atau non-fisik, seperti komunitas kecil. Cabang humas ini memanfaatkan ceruk sosial komunitas untuk menyelaraskan diri dengan anggotanya. 

7. Customer Relations

Customer Relations merupakan jembatan yang menghubungkan perusahaan dengan pelanggannya. Hubungan masyarakat sering kali melibatkan penanganan hubungan-hubungan penting, melakukan riset pasar, memahami prioritas pelanggan, dan mengatasi permasalahan utama.

5 Tips Cara Menjalin Public Relationship yang Baik

Selain untuk mencapai publik atau masyarakat luas, public relationship juga ditujukan pada perusahaan lain. Perusahaan yang dituju ini dapat berupa kompetitor dalam industri yang sama atau non-kompetitor dari industri yang berbeda. Untuk itu, perusahaan akan memerlukan strategi public relationship yang baik. 

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk menjalin public relationship yang baik dengan perusahaan lain.

1. Membangun Kepercayaan

Kepercayaan merupakan salah satu pondasi hubungan antar perusahaan yang paling kuat. Kepercayaan dapat memperkuat keterikatan antara perusahaan yang mendorong perusahaan untuk dapat saling memahami masalah atau kendala yang dihadapi, dan kemudian bekerja sama mencari solusinya. 

2. Membangun Nilai dalam Hubungan

Membangun nilai dalam hubungan adalah kunci untuk menjaga kelangsungan hubungan antar perusahaan. Oleh karena itu, seorang profesional dalam public relationharus secara aktif mendengarkan mitra bisnisnya dengan cermat dan berkontribusi dengan informasi, gagasan, ata saran yang memiliki nilai tambah bagi perusahaan. 

3. Menghindari Hubungan Transaksional

Tips selanjutnya adalah hindari terjebak dalam hubungan yang hanya bersifat transaksional, artinya hubungan yang hanya mengedepankan keuntungan semata. Kesuksesan dalam membangun hubungan bisnis jangka panjang bergantung pada kemauan perusahaan untuk mengembangkan relasi yang didasari oleh tujuan bersama dalam menjalankan bisnis. 

4. Menyusun Fokus pada Perkembangan Bisnis

Salah satu kunci penting lainnya dalam membangun public relationship yang baik dengan perusahaan lain adalah dengan menyusun fokus pada pertumbuhan bisnis. Dalam berinteraksi dengan perusahaan lain, tiap perusahaan sebaiknya tidak terlalu memikirkan ego mereka masing-masing, melainkan harus berorientasi pada perkembangan bisnis bersama demi membangun hubungan bisnis yang kokoh. 

5. Berkomunikasi dengan Proaktif

Untuk menghindari munculnya asumsi negatif, penting bagi seorang PRO untuk berkomunikasi secara proaktif dengan memulai atau merespons komunikasi dari perusahaan lain. Sikap proaktif ini tidak hanya penting bagi relasi dengan perusahaan lain, tetapi juga dengan publik atau masyarakat.

Baca juga: Komunikasi Eksternal Adalah: Pentingnya, Jenis, dan Manfaatnya

Bangun Relasi yang Baik dengan Pelanggan Bersama OneTalk by TapTalk.io

Salah satu cara yang efektif dalam membangun hubungan yang baik dengan pelanggan adalah dengan meningkatkan responsivitas Anda terhadap kebutuhan pelanggan. Mulai dari merespon pertanyaan, kritik, saran, dan masalah yang ingin disampaikan oleh pelanggan menjadi penting. 

Kini, Anda tidak perlu khawatir lagi, karena dengan perkembangan teknologi, Anda dapat berkomunikasi dengan lebih proaktif dengan pelanggan. Pertimbangkan alat bantu yang pas untuk memperlancar interaksi dengan konsumen. 

Perkembangan teknologi dapat membantu Anda dalam menjalin komunikasi yang efektif dengan pelanggan. Teknologi omnichannel messaging adalah solusi terbaik yang dapat Anda pilih untuk perusahaan Anda. 

Perkenalkan OneTalk by TapTalk.io, layanan omnichannel messaging yang dikembangkan oleh TapTalk.io yang dapat membantu meningkatkan komunikasi perusahaan dengan pelanggan. OneTalk dapat membantu Anda melihat secara utuh permintaan barang atau layanan jasa yang datang ke perusahaan Anda, sehingga Anda tidak akan melewatkan satu pelanggan pun. Di samping itu, melalui OneTalk, Anda dapat menghubungi dan dihubungi oleh segmen pasar yang sudah Anda tentukan dengan efektif.

Chatbot yang disediakan oleh OneTalk dapat membantu Anda untuk meningkatkan efisiensi, responsivitas, dan kepuasan pelanggan di berbagai platform media sosial yang kamu gunakan. Bersama OneTalk, bisnis Anda dapat terhubung dengan lebih cepat dan mudah dengan pelanggan melalui media-media yang sedang populer saat ini, salah satunya adalah WhatsApp. 

Official WhatsApp Business API yang ditawarkan oleh OneTalk merupakan solusi terbaik untuk bisnis Anda dalam menjangkau dan menjalin komunikasi efektif dengan pelanggan. Melalui Official WhatsApp Business API, Anda dapat menjangkau pelanggan dengan lebih mudah melalui WhatsApp dari dashboard yang disediakan oleh OneTalk. Di samping itu, OneTalk juga dapat membantu Anda untuk mengirim pesan ke semua social messenger hanya melalui satu dashboard saja!

Tertarik untuk merasakan kemudahan yang ditawarkan OneTalk? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai OneTalk by TapTalk.io untuk public relationship yang lebih baik.