Dalam dunia bisnis yang kompetitif, memantau kinerja penjualan atau sales monitoring menjadi kunci untuk mencapai keberhasilan jangka panjang. Sales monitoring merupakan praktik yang penting dalam strategi pengelolaan bisnis yang dapat membantu Anda melacak dan meningkatkan kinerja penjualan. 

Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan konsep sales monitoring, alasan mengapa itu penting, serta beberapa alat dan metode untuk melakukannya.

Key Takeaway:

• Sales monitoring adalah proses pemantauan, pengumpulan data, dan analisis kinerja penjualan suatu perusahaan.
• Pemantauan sales penting untuk mengidentifikasi potensi masalah, menyelesaikan transaksi lebih cepat, memperkirakan penjualan dengan lebih baik.
• Cara melakukan sales monitoring adalah melacak aktivitas penjualan harian, menganalisis metrik utamanya, pantau target jangka panjang dan pendek, ukur kinerja sales, dan gunakan tools sales monitoring.
• Memantau penjualan bermanfaat untuk mengukur kinerja tim, mengidentifikasi tren, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan efisiensi kerja.
• Sales monitoring yang efektif dibangun berdasarkan empat pilar, yaitu activity, lead, pipeline, dan performance.

Apa Itu Sales Monitoring?

Sales monitoring adalah proses pemantauan, pengumpulan data, dan analisis kinerja penjualan suatu perusahaan. Ini melibatkan pemantauan setiap aspek dari siklus penjualan, mulai dari prospek pelanggan hingga penyelesaian transaksi. Data yang dikumpulkan dapat berupa data kuantitatif, seperti jumlah prospek yang dihubungi, jumlah penawaran yang dibuat, dan jumlah penjualan yang ditutup. Data kualitatif juga dapat dikumpulkan, seperti feedback dari pelanggan dan komentar dari tim sales.

Tujuannya adalah untuk memahami tren, mengidentifikasi peluang, dan mengatasi masalah yang mungkin muncul selama proses penjualan. Dengan melakukan sales monitoring, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas tim penjualan, sehingga dapat mencapai target penjualan yang ditetapkan.

Mengapa Sales Monitoring Penting?

Sales monitoring adalah proses penting yang dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja tim penjualan. Berikut penjelasan lengkap mengapa sales monitoring penting untuk bisnis.

1. Identifikasi Potensi Masalah

Sales monitoring dapat mengidentifikasi potensi masalah dalam penjualan. Dengan melacak dan menganalisis data penjualan secara berkala, perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah seperti penurunan penjualan, peningkatan tingkat pengembalian, atau perubahan tren pasar. 

Hal tersebut memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan segera untuk mengatasi masalah ini sebelum menjadi lebih besar dan lebih sulit untuk diperbaiki. Dengan pemantauan yang efektif, perusahaan dapat merespons perubahan pasar dengan lebih cepat dan lebih efisien.

2. Menyelesaikan Transaksi Lebih Cepat 

Sales monitoring membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional mereka. Dengan melacak bagaimana penjualan dilakukan, perusahaan dapat mengidentifikasi proses yang memerlukan peningkatan atau otomatisasi. 

Misalnya, jika data menunjukkan bahwa penjualan biasanya memakan waktu lama dalam tahap penawaran, perusahaan dapat memutuskan untuk mengotomatisasi sebagian dari proses ini atau memberikan pelatihan tambahan kepada tim penjualan. 

Dengan demikian, perusahaan dapat menyelesaikan lebih banyak transaksi dalam waktu lebih singkat yang pada gilirannya meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.

3. Perkiraan Penjualan yang Lebih Baik

Sales monitoring juga membantu perusahaan untuk membuat perkiraan penjualan masa depan yang lebih akurat. Dengan melihat data historis tentang kinerja penjualan, perusahaan dapat mengidentifikasi tren dan pola yang dapat digunakan untuk membuat perkiraan penjualan yang lebih baik. 

Hal itu sangat penting untuk perencanaan strategis, alokasi sumber daya, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Perusahaan yang dapat memperkirakan (forecast) penjualan dengan tepat akan lebih mampu mengatasi perubahan pasar dan mengambil keputusan yang lebih baik tentang produksi, persediaan, dan pemasaran.

Manfaat Adanya Sales Monitoring

Dengan mengumpulkan dan menganalisis data penjualan, bisnis dapat mengetahui tren penjualan dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut manfaat sales monitoring bagi perusahaan atau bisnis.

1. Mengukur Kinerja Tim Sales

Sales monitoring membantu perusahaan untuk mengukur kinerja tim penjualan secara keseluruhan, termasuk produktivitas, efektivitas, dan efisiensi. Dengan mengetahui kinerja tim penjualan, perusahaan dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja tersebut.

• Produktivitas adalah jumlah unit kerja yang dihasilkan oleh tenaga penjualan dalam periode waktu tertentu. Sales monitoring dapat membantu perusahaan untuk mengukur produktivitas tim penjualan dengan melacak jumlah prospek yang dihubungi, jumlah proposal yang dikirim, dan jumlah penjualan yang ditutup.
• Efektivitas adalah tingkat keberhasilan tenaga penjualan dalam mencapai tujuan penjualan. Sales monitoring dapat membantu perusahaan untuk mengukur efektivitas tim penjualan dengan melacak tingkat konversi prospek menjadi pelanggan, tingkat penutupan proposal, dan tingkat kepuasan pelanggan.
• Efisiensi adalah tingkat penggunaan sumber daya yang efektif oleh tenaga penjualan. Sales monitoring dapat membantu perusahaan untuk mengukur efisiensi tim penjualan dengan melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, biaya yang dikeluarkan untuk setiap penjualan, dan tingkat pemanfaatan alat dan sumber daya.

2. Mengidentifikasi Tren Penjualan

Sales monitoring dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi tren penjualan, baik tren positif maupun tren negatif. Dengan mengetahui tren penjualan, perusahaan dapat membuat strategi penjualan yang lebih efektif untuk memanfaatkan tren positif dan mengatasi tren negatif.

• Tren positif dapat menunjukkan peluang pertumbuhan penjualan. Misalnya, jika perusahaan melihat peningkatan jumlah prospek yang dihubungi, hal itu dapat menunjukkan bahwa perusahaan sedang menjangkau lebih banyak pelanggan potensial.
• Tren negatif dapat menunjukkan area yang perlu diperbaiki. Misalnya, jika perusahaan melihat penurunan tingkat konversi, itu dapat menunjukkan bahwa perusahaan perlu meningkatkan strategi pemasaran atau penjualan.

3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Sales monitoring dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan mengetahui customer experience selama proses penjualan. Dengan mengetahui pengalaman pelanggan, perusahaan dapat memperbaiki proses penjualan untuk memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan.

Memantau kinerja penjualan juga dapat membantu perusahaan untuk memahami apa yang pelanggan sukai dan tidak sukai tentang proses penjualan. Misalnya, jika perusahaan melihat bahwa pelanggan sering mengeluh tentang waktu tunggu yang lama, perusahaan dapat mengambil tindakan untuk mengurangi waktu tunggu dengan menyediakan chatbot dan sebagainya.

4. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Sales monitoring dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional dengan mengidentifikasi proses penjualan yang tidak efisien. 

Memantau kinerja penjualan dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang dapat diotomatiskan. Tidak hanya itu, sales monitoring dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi proses yang dapat disederhanakan. Misalnya, perusahaan dapat menggabungkan beberapa langkah dalam proses penjualan sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk setiap penjualan.

Bagaimana Cara Melakukan Sales Monitoring?

Berikut adalah langkah-langkah rinci untuk melakukan monitoring sales dengan efektif:

1. Lacak Aktivitas Penjualan Harian

Langkah pertama dalam monitoring penjualan adalah melacak aktivitas penjualan harian. Ini melibatkan pengumpulan data tentang semua aktivitas yang terkait dengan penjualan, seperti jumlah panggilan penjualan yang dibuat, jumlah pertemuan yang diatur, atau jumlah penawaran yang diajukan. Beberapa cara untuk melacak aktivitas penjualan harian adalah:

• Menggunakan perangkat lunak CRM (Customer Relationship Management) yang memungkinkan tim penjualan untuk mencatat aktivitas mereka.
• Membuat catatan harian yang mencakup detail aktivitas penjualan yang dilakukan oleh setiap anggota tim.

2. Analisis Metrik Utama

Setelah Anda mengumpulkan data aktivitas penjualan harian, langkah berikutnya adalah menganalisis metrik utama. Metrik ini dapat berbeda tergantung pada jenis bisnis dan tujuan penjualan, tetapi beberapa metrik umum yang perlu dianalisis meliputi:

• Konversi penjualan: Berapa banyak dari prospek yang dihubungi yang berubah menjadi pelanggan atau klien?
• Nilai rata-rata transaksi: Berapa rata-rata pendapatan yang dihasilkan dari setiap transaksi penjualan?
• Penjualan bruto dan bersih: Berapa total pendapatan yang dihasilkan dari penjualan sebelum dan berapa pendapatan bersihnya?
• Win rate: Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menghasilkan penjualan setelah prospek pertama kali dihubungi?
• Retensi pelanggan: Berapa banyak pelanggan yang terus menggunakan produk atau layanan Anda?

Analisis metrik ini memberikan wawasan tentang kinerja penjualan dan memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

3. Pantau Target Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Sales monitoring juga melibatkan pemantauan target jangka pendek dan jangka panjang. Target jangka pendek mungkin mencakup target harian, mingguan, atau bulanan, sementara target jangka panjang berkaitan dengan tujuan tahunan atau strategi jangka panjang perusahaan. Beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk memantau target tersebut.

• Membuat rencana yang mencakup langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai target.
• Memantau perkembangan terhadap target dengan menggambarkan progres secara berkala.
• Meninjau dan menyesuaikan target secara teratur berdasarkan hasil pemantauan dan analisis.

Target memberikan fokus yang jelas dan memotivasi tim penjualan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4. Ukur Kinerja Sales

Pemantauan sales juga melibatkan pengukuran kinerja penjualan. Untuk melakukan ini, Anda dapat:

• Membuat laporan kinerja individu: Ini memungkinkan Anda untuk menilai kinerja setiap anggota tim penjualan secara terpisah dan memberikan feedback yang lebih terfokus.
• Menerapkan evaluasi reguler: Mengadakan pertemuan berkala dengan anggota tim penjualan untuk membahas kinerja mereka, menetapkan target yang lebih tinggi, dan memberikan pelatihan tambahan jika diperlukan.
• Membandingkan hasil dengan target: Bandingkan hasil penjualan dengan target yang telah ditetapkan untuk menilai apakah perusahaan berada di jalur yang benar untuk mencapai tujuan.

Pengukuran kinerja adalah kunci untuk memahami sejauh mana upaya penjualan berhasil dan di mana perbaikan diperlukan.

5. Gunakan Tools atau Sistem Pemantauan Penjualan

Penggunaan sistem sales monitoring adalah langkah penting dalam monitoring sales. Sistem ini dapat membantu mengotomatisasi pengumpulan dan analisis data, memberikan laporan yang lebih mudah diakses, dan memfasilitasi komunikasi di antara anggota tim penjualan.

Selain itu, tools yang baik dapat: 

• Lacak aktivitas tim sales di seluruh saluran penjualan.
• Mendapatkan data engagement.
• Mengingati agent untuk menindaklanjuti prospek dan banyak lagi.

Anda bahkan dapat menggunakan alat ini untuk mengidentifikasi dan memahami pola penjualan.

Dengan sistem pemantauan yang kuat, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya dalam pengumpulan dan analisis data, serta memudahkan koordinasi tim penjualan.

4 Pilar dalam Sales Monitoring

Sales monitoring yang efektif dibangun berdasarkan empat pilar, yaitu

1. Activity Monitoring 

Pilar pertama dalam sales monitoring adalah pemantauan aktivitas. Ini melibatkan pelacakan dan analisis aktivitas harian atau mingguan yang dilakukan oleh tim sales. Aktivitas yang dipantau dapat mencakup panggilan telepon, pertemuan dengan pelanggan, pengiriman penawaran, atau aktivitas pemasaran lainnya. 

Melalui pemantauan aktivitas, perusahaan dapat memahami sejauh mana tim penjualan aktif dalam mencari prospek dan melakukan interaksi dengan pelanggan. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengevaluasi produktivitas tim penjualan dan memastikan bahwa upaya penjualan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

2. Lead Monitoring

Lead monitoring ini berkaitan dengan pelacakan prospek potensial atau calon pelanggan yang mungkin menjadi pelanggan di masa depan. Dalam pemantauan ini, perusahaan memantau perjalanan setiap prospek, mulai dari awal kontak hingga konversi menjadi pelanggan.

Monitoring ini melibatkan pelacakan komunikasi dengan prospek, pemahaman kebutuhan mereka, serta upaya penjualan yang diterapkan untuk mengonversi mereka. Lead monitoring membantu perusahaan untuk mengidentifikasi peluang terbaik, mengidentifikasi hambatan yang mungkin menghambat konversi, dan merencanakan tindakan yang sesuai.

3. Pipeline Monitoring

Pipeline penjualan adalah gambaran keseluruhan tentang semua prospek yang sedang dikerjakan oleh tim penjualan, dari tahap awal hingga penutupan penjualan. 

Pipeline monitoring memungkinkan perusahaan untuk melihat gambaran besar dari berapa banyak penjualan yang mungkin akan dicapai di masa depan, memprediksi pendapatan, dan mengidentifikasi peluang penjualan yang memerlukan perhatian lebih. Ini juga membantu manajemen dalam alokasi sumber daya dan perencanaan strategis untuk memastikan bahwa target penjualan tercapai.

5. Performance Monitoring

Pilar keempat dalam sales monitoring adalah pemantauan kinerja tim penjualan secara keseluruhan. 

Performance monitoring mencakup evaluasi hasil yang dicapai oleh tim penjualan, baik secara individu maupun sebagai tim. Ini mencakup analisis metrik penjualan seperti konversi, nilai transaksi rata-rata, laju penutupan, dan retensi pelanggan. 

Dengan pemantauan kinerja, manajemen dapat mengukur sejauh mana tim penjualan mencapai target penjualan dan mengidentifikasi area di mana perbaikan atau pelatihan mungkin diperlukan. Pemantauan kinerja juga dapat menjadi dasar untuk memberikan penghargaan dan insentif kepada anggota tim yang berprestasi tinggi.

Lakukan Sales Monitoring dengan OneTalk

Sales monitoring tentu merupakan alat penting yang dapat membantu Anda memahami pelanggan, meningkatkan penjualan, dan mencapai kesuksesan. Dengan memahami manfaat dan cara melakukan sales monitoring, Anda dapat memastikan bahwa setiap aspek bisnis bisa berjalan dengan efisien dan efektif. 

Untuk membantu bisnis melakukan sales monitoring, Anda dapat menggunakan OneTalk dari aplikasi pesan instan terbaik, TapTalk.io. OneTalk menawarkan berbagai fitur yang dapat membantu perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data penjualan sehingga dapat mengukur kinerja tim penjualan dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

Berikut adalah beberapa fitur OneTalk yang dapat digunakan untuk sales monitoring:

• Analisis data. OneTalk menyediakan berbagai laporan dan dashboard yang dapat digunakan untuk menganalisis data penjualan. Laporan dan dashboard ini dapat diakses melalui Overview dan memberikan informasi tentang kinerja agent, seperti jumlah pelanggan yang dihubungi. 
• Feedback pelanggan. Customer dapat memberikan rating untuk agent Anda sehingga memudahkan Anda untuk mengukur tingkat kepuasan customer.
• Pelacakan kinerja. OneTalk memiliki fitur Real-time Agent Activity Tracker yang berfungsi untuk memantau aktivitas agent Anda, dan lihat bagaimana mereka melayani pelanggan Anda. Tidak hanya itu, kamu juga bisa menelusuri case pelanggan untuk mengetahui bagaimana agent Anda menjawab mereka dan bagaimana permasalahan customer diselesaikan.

Secara keseluruhan, OneTalk adalah alat sales monitoring yang bagus karena menawarkan berbagai fitur yang dapat membantu perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data penjualan. Dengan menggunakan OneTalk, perusahaan dapat meningkatkan kinerja tim penjualan dan mencapai target penjualan yang ditetapkan.

Selain sebagai alat sales monitoring, OneTalk masih memiliki berbagai fitur menarik yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. 

Jika perusahaan Anda mencari alat sales monitoring yang dapat membantu Anda meningkatkan kinerja tim penjualan, OneTalk adalah salah satu pilihan yang patut dipertimbangkan. Bila Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut tentang OneTalk, Anda dapat menghubungi kami di sini.