Pada perusahaan manufaktur, perusahaan mengolah bahan mentah menjadi barang jadi. Bahan baku yang diperoleh dari pemasok akan disimpan, untuk memenuhi kebutuhan produksi. Maka, suatu perusahaan wajib memiliki gudang sebagai tempat menyimpan barang, serta membutuhkan ketelitian data untuk setiap transaksi barang yang ada.

Gudang adalah fasilitas dalam rantai pasokan untuk mengkonsolidasikan produk guna mengurangi biaya transportasi, mencapai skala ekonomi dalam pembuatan, pembelian, maupun menyediakan proses bernilai tambah dan mempersingkat waktu respons.

Dengan berkembangnya teknologi dan ilmu pengetahuan, semakin banyak sistem manajemen yang berkembang, tidak terkecuali untuk pengelolaan gudang manufaktur. Sistem manajemen gudang atau Warehouse Management System, bertujuan untuk mengontrol pergerakan dan penyimpanan material di dalam gudang dan memproses transaksi terkait, termasuk pengiriman, penerimaan, penyimpanan, dan pengambilan.

Warehouse Management System adalah aplikasi komputer berbasis database, untuk meningkatkan efisiensi gudang dengan mengarahkan cutaways dan menjaga inventaris dengan mencatat setiap transaksi di gudang.

Key Takeaways:

• Warehouse Management System adalah sistem perangkat lunak yang berperan penting dalam mengoptimalkan operasional gudang.
• Sistem Manajemen Gudang memainkan peran penting dalam merampingkan operasi gudang, mengoptimalkan manajemen inventaris, dan mengintegrasikan dengan sistem produksi lainnya.
• Supply Chain Management (SCM) dan Warehouse Management System (WMS) adalah dua konsep yang berbeda dalam konteks logistik dan rantai pasokan.

Pengertian Warehouse Management System

Warehouse Management System (Sistem Manajemen Gudang) adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola dan mengontrol operasi gudang harian, mulai dari saat barang dan bahan masuk ke pusat distribusi atau pemenuhan hingga saat mereka pergi.

Sistem ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan suatu perusahaan agar lebih efisien mengawasi lalu lintas produk, serta mengganti sistem manajemen gudang yang dulu dilakukan secara manual, sehingga WMS merupakan sistem yang relevan digunakan saat ini.

Penerapan Sistem Manajemen Gudang dapat mempermudah sistem pergudangan dalam hal pencatatan, pengolahan, peningkatan keamanan, dan keakuratan data. Sistem ini juga dapat menjadi sarana pertukaran informasi antara petinggi perusahaan, manajer, dan karyawan lapangan.

WMS sering menggunakan teknologi Auto ID Data Capture (AIDC), seperti pemindai kode batang (barcode), LAN nirkabel (Local Area Network) dan potensi Radio Frequency Identification (RFID) untuk memantau aliran produk secara efisien. Setelah data dikumpulkan, ada sinkronisasi batch dengan transmisi nirkabel real-time ke database pusat. Database kemudian dapat memberikan laporan yang tentang status barang di gudang.

Dalam teknologi barcode, WMS berisi data atau kode unik yang berfungsi sebagai identifikasi barang. Dalam teknologi ini, barang dapat diketahui lokasinya karena perpindahan atau penempatan akan terekam di dalam sistem dengan cara scan barcode barang selama terupdate.

Peran Warehouse Management System

Dalam industri manufaktur, WMS memainkan peran penting dalam memungkinkan produsen mengelola inventaris mereka secara efisien, merampingkan proses, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

1. Pengendalian dan Pengawasan Inventaris

WMS memberi produsen visibilitas yang akurat dan real-time ke tingkat inventaris mereka, sehingga memungkinkan perusahaan mengelola dan mengontrol stok secara efisien.

Hal ini memungkinkan produsen untuk melacak bahan mentah, komponen, dan barang jadi selama proses produksi dan penyimpanan.

2. Peramalan dan Perencanaan Permintaan

WMS memainkan peran penting dalam peramalan dan perencanaan permintaan untuk produsen. Dengan menganalisis data historis dan informasi inventaris real-time, WMS dapat menghasilkan wawasan tentang pola permintaan, mengidentifikasi tren, dan memberikan informasi berharga kepada produsen untuk perencanaan dan penjadwalan produksi.

Hal ini membantu produsen menyelaraskan aktivitas produksi mereka dengan permintaan pasar, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan mengurangi waktu tunggu.

3. Proses Produksi yang Dirampingkan

Proses produksi yang efisien sangat penting bagi produsen untuk memenuhi permintaan pelanggan dan memaksimalkan produktivitas. WMS terintegrasi dengan sistem produksi untuk memastikan koordinasi yang mulus antara operasi gudang dan aktivitas manufaktur.

Maka dari itu, WMS memungkinkan pengiriman bahan mentah ke lini produksi secara tepat waktu, sehingga dapat melacak inventaris yang sedang work in progress (WIP), serta memfasilitasi pergerakan barang jadi dari lini produksi ke gudang. Dengan mengoptimalkan proses ini, WMS meminimalkan kemacetan, mengurangi waktu tunggu produksi, dan meningkatkan efisiensi produksi secara keseluruhan.

4. Pemenuhan Pesanan dan Kepuasan Pelanggan

WMS memfasilitasi pemrosesan pesanan, pengambilan, pengepakan, dan proses pengiriman yang efisien. Sehingga WMS dapat memastikan pemenuhan pesanan yang akurat, meminimalkan kesalahan, dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyiapkan pesanan untuk pengiriman.

Dengan merampingkan proses ini, produsen dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, memenuhi tenggat waktu pengiriman, dan membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan.

5. Integrasi dan Kolaborasi Rantai Pasokan

Dalam rantai pasokan yang saling terhubung saat ini, kolaborasi dan integrasi adalah kuncinya. WMS berfungsi sebagai otak untuk mengintegrasikan sistem lain yang ada pada Supply Chain Management (SCM), seperti Enterprise Resource Planning (ERP), Transportation Management Systems (TMS), dan Electronic Data Interchange (EDI).

Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang mulus, pertukaran data real-time, dan peningkatan kolaborasi antara produsen, pemasok, distributor, dan penyedia logistik. Dengan memfasilitasi integrasi rantai pasokan, WMS membantu produsen mencapai visibilitas end-to-end, merampingkan proses, dan mengoptimalkan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan.

6. Pelaporan dan Analitik

WMS menghasilkan data laporan yang komprehensif dan memberikan kemampuan analitis, menawarkan produsen wawasan berharga tentang kinerja gudang, akurasi inventaris, tingkat pemenuhan pesanan, dan penggunaan sumber daya.

Dengan menganalisis data ini, produsen dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, membuat keputusan berdasarkan informasi, dan mendorong pengoptimalan proses yang berkelanjutan. Pelaporan dan analitik yang disediakan oleh WMS memungkinkan produsen memantau indikator kinerja utama atau key performance indicators (KPI) dan menerapkan strategi berbasis data untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Manfaat Warehouse Management System (WMS)

Warehouse Management System memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan dalam mengelola operasional gudang dengan efisien.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari implementasi WMS:

1. Peningkatan Efisiensi Operasional

WMS mengotomatiskan tugas manual, merampingkan proses, dan menghilangkan inefisiensi, yang mengarah pada peningkatan efisiensi operasional, pengurangan waktu siklus, dan peningkatan produktivitas. Selain itu, WMS juga dapat meminimalkan kesalahan manusia (human error).

2. Keakuratan dan Visibilitas Inventaris

Dengan pelacakan inventaris waktu nyata dan fungsi kontrol inventaris yang kuat, WMS memastikan catatan inventaris yang akurat, meminimalkan perbedaan, dan memberikan visibilitas ke tingkat stok, lokasi, dan pergerakan.

3. Peningkatan Pemenuhan Pesanan

WMS mengoptimalkan proses pengambilan pesanan, pengepakan, dan pengiriman, menghasilkan pemenuhan pesanan yang lebih cepat, mengurangi kesalahan, meningkatkan pengiriman tepat waktu, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

4. Pengoptimalan Ruang

Dengan mengoptimalkan tata letak gudang, konfigurasi penyimpanan, dan memaksimalkan pemanfaatan ruang, WMS memungkinkan gudang untuk menyimpan lebih banyak inventaris, mengurangi biaya penyimpanan, dan memanfaatkan ruang yang tersedia dengan lebih baik.

WMS mengoptimalkan tata letak gudang dan pemanfaatan ruang melalui algoritma cerdas. Pada fungsi ini, WMS dapat memberikan rekomendasi/pertimbangan dalam pemilihan lokasi penyimpanan yang paling efisien untuk berbagai item, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran, permintaan, dan aksesibilitas. Optimalisasi ini memaksimalkan pemanfaatan ruang, mengurangi pergerakan yang tidak perlu, dan meningkatkan efisiensi gudang secara keseluruhan.

5. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data

Dengan kemampuan pelaporan dan analitik yang kuat, WMS memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti ke dalam kinerja gudang, tren inventaris, produktivitas tenaga kerja, dan kemacetan proses, memfasilitasi pengambilan keputusan yang terinformasi dan inisiatif peningkatan berkelanjutan.

6. Manajemen Tenaga Kerja

WMS membantu dalam mengelola sumber daya tenaga kerja dengan menetapkan tugas, melacak produktivitas, dan memantau metrik kinerja. Fungsi ini membantu mengoptimalkan pemanfaatan tenaga kerja, merampingkan proses padat karya, dan memungkinkan perencanaan dan penjadwalan tenaga kerja yang efisien.

Tahap-Tahap dalam Warehouse Management System

Proses Warehouse Management System melibatkan serangkaian langkah yang dirancang untuk mengoptimalkan operasional gudang. Berikut adalah beberapa tahapan umum dalam proses WMS:

1. Penerimaan Barang

Proses dimulai dengan penerimaan barang dari pemasok. Saat barang tiba di gudang, mereka diperiksa untuk memastikan keadaan dan kualitasnya sesuai dengan pesanan. Dalam WMS, sistem dapat menggunakan teknologi barcode atau RFID untuk memindai dan mencatat detail barang yang diterima. Informasi ini secara otomatis masuk ke dalam sistem, yang mempermudah pelacakan dan pengelolaan inventaris.

2. Penyimpanan Barang

Setelah penerimaan, barang harus ditempatkan di lokasi penyimpanan yang tepat. WMS memfasilitasi penempatan barang dengan mengoptimalkan penggunaan ruang gudang. Sistem menggunakan algoritma dan logika untuk menentukan lokasi penyimpanan yang optimal berdasarkan faktor seperti rotasi stok, karakteristik barang, dan persyaratan khusus. Pemindahan barang ke lokasi penyimpanan yang tepat diidentifikasi melalui teknologi pemindaian barcode atau RFID.

3. Pengeluaran Barang

Ketika pesanan dari pelanggan masuk, WMS memfasilitasi pengeluaran barang dari gudang. Berdasarkan pesanan, sistem mengarahkan petugas gudang untuk melakukan pengambilan barang dari lokasi penyimpanan yang ditentukan. Proses ini dapat dioptimalkan melalui metode seperti picking by order (mengambil barang berdasarkan pesanan) atau picking by wave (menggabungkan beberapa pesanan dalam satu waktu untuk efisiensi pengambilan).

4. Pemantauan Persediaan

Selama seluruh proses di atas, WMS terus memantau persediaan secara real-time. Sistem mencatat setiap pergerakan barang, baik itu penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, maupun pemindahan. Dengan pemantauan ini, WMS memberikan visibilitas yang akurat terhadap persediaan gudang. Informasi ini penting untuk pengambilan keputusan yang tepat terkait pengadaan, pengelolaan persediaan, dan prediksi permintaan.

5. Pelaporan dan Analisis

WMS menghasilkan berbagai laporan dan analisis terkait kinerja gudang. Data yang dikumpulkan oleh sistem dapat digunakan untuk menganalisis efisiensi operasional, kualitas layanan, akurasi persediaan, dan kinerja tenaga kerja. Laporan ini membantu manajemen untuk memantau kinerja gudang, mengidentifikasi tren, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Analisis data dari WMS juga dapat memberikan wawasan yang berharga untuk meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan proses gudang.

6. Integrasi dengan Sistem Lain

WMS juga dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam rantai pasokan, seperti sistem manajemen transportasi (Transportation Management System) atau sistem perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning). Integrasi ini memungkinkan pertukaran data yang mulus dan sinergi antara berbagai komponen rantai pasokan.

Tipe-Tipe Warehouse Management System

Ada beberapa tipe Warehouse Management System yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan skala operasional gudang. Berikut adalah beberapa tipe WMS yang umum digunakan:

1. Standalone WMS

Standalone WMS adalah jenis WMS yang berdiri sendiri dan berfungsi secara independen tanpa ketergantungan pada sistem lain. WMS ini menyediakan fitur dasar seperti pengelolaan persediaan, pengeluaran, pemindahan barang, dan pemantauan. Standalone WMS cocok untuk gudang kecil atau perusahaan dengan kebutuhan yang sederhana.

2. Integrated WMS

Integrated WMS merupakan tipe WMS yang terintegrasi dengan sistem-sistem lain dalam rantai pasokan, seperti Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), atau Transportation Management System (TMS). Integrasi ini memungkinkan pertukaran data yang real-time dan sinergi antara berbagai sistem, memberikan visibilitas dan koordinasi yang lebih baik dalam manajemen gudang.

3. Cloud-based WMS

Cloud-based WMS menyimpan dan mengelola data gudang dalam platform cloud. Dibandingkan dengan WMS tradisional yang diinstal di infrastruktur lokal, WMS berbasis cloud memungkinkan akses yang mudah dari berbagai lokasi dan perangkat. Cloud-based WMS juga menawarkan skalabilitas yang lebih tinggi, pembaruan perangkat lunak otomatis, dan biaya implementasi yang lebih rendah.

4. On-Premises WMS

On-Premises WMS adalah WMS yang diinstal dan dijalankan di server lokal perusahaan. Dalam model ini, perusahaan bertanggung jawab atas pemeliharaan, keamanan, dan pembaruan perangkat lunak. On-Premises WMS sering dipilih oleh perusahaan dengan kebutuhan keamanan dan kontrol yang tinggi, atau ketika integrasi dengan sistem internal sangat penting.

5. Vendor-Managed Inventory WMS

Vendor-Managed Inventory adalah tipe WMS di mana penyedia barang atau pemasok mengelola persediaan di gudang pelanggan. Pemasok memiliki akses langsung ke sistem WMS pelanggan dan bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran, pemantauan persediaan, dan pembaharuan stok. Dengan Vendor-Managed Inventory, pemasok dapat secara proaktif mengelola persediaan pelanggan berdasarkan permintaan aktual.

6. Mobile WMS

Mobile WMS menggunakan perangkat mobile, seperti smartphone atau tablet, untuk mengelola operasional gudang. Dengan aplikasi mobile yang terhubung ke WMS, petugas gudang dapat melakukan tugas seperti penerimaan, pemindahan, pengeluaran barang, dan pemindaian barcode secara langsung dari perangkat mobile. Mobile WMS meningkatkan mobilitas dan fleksibilitas dalam manajemen gudang.

Perbedaan antara Supply Chain Management (SCM) dan Warehouse Management System (WMS)

Supply Chain Management (SCM) dan Warehouse Management System (WMS) adalah dua konsep penting dalam industri logistik dan rantai pasokan. Meskipun keduanya berperan dalam meningkatkan efisiensi operasional, mereka memiliki perbedaan yang signifikan dalam cakupan dan fokus fungsionalitas.

Meskipun berbeda, perbedaan ini penting untuk diketahui supaya dapat memahami peran dan fungsionalitas masing-masing dalam mengoptimalkan efisiensi operasional dan manajemen rantai pasokan secara keseluruhan.

Berdasarkan Definisi dan Tujuan

Supply Chain Management

SCM mencakup pengelolaan dan pengendalian semua aktivitas yang terlibat dalam rantai pasokan, mulai dari pemasok hingga pelanggan. Tujuan SCM adalah mengoptimalkan aliran barang, informasi, dan dana antara semua pemangku kepentingan dalam rantai pasokan untuk mencapai keunggulan kompetitif, efisiensi, dan kepuasan pelanggan.

Warehouse Management System

WMS, di sisi lain, adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola dan mengontrol aktivitas operasional di dalam gudang. Tujuan WMS adalah mengoptimalkan efisiensi penyimpanan, pemantauan persediaan, pemrosesan pesanan, dan pelacakan barang di dalam gudang.

Berdasarkan Cakupan Fungsionalitas

Supply Chain Management

SCM mencakup berbagai aspek dalam rantai pasokan, termasuk perencanaan permintaan, perencanaan produksi, pengadaan, transportasi, inventarisasi, koordinasi dengan pemasok dan mitra bisnis, manajemen risiko, dan analisis kinerja. SCM memiliki cakupan yang lebih luas, melibatkan beberapa entitas bisnis dan berfokus pada pengelolaan aliran end-to-end dalam rantai pasokan.

Warehouse Management System 

WMS berfokus pada aktivitas operasional di dalam gudang. Fungsionalitas utama WMS termasuk penerimaan barang, penyimpanan, pengeluaran, pemindahan barang, pengaturan lokasi penyimpanan, pemantauan persediaan, pelacakan barang, pengemasan, dan pengiriman pesanan. WMS berperan dalam mengoptimalkan efisiensi operasional gudang secara spesifik.

Berdasarkan Lingkup Kerja

Supply Chain Management 

SCM melibatkan berbagai entitas bisnis dalam rantai pasokan, termasuk pemasok, produsen, distributor, peritel, dan pelanggan. Fokus SCM adalah pada koordinasi dan kolaborasi antara entitas-entitas ini untuk mencapai efisiensi, responsivitas, dan kepuasan pelanggan.

Warehouse Management System

WMS terutama beroperasi di dalam gudang dan melibatkan aktivitas yang terkait langsung dengan penyimpanan, pengeluaran, dan pemantauan barang di dalam gudang. Fokus WMS adalah pada pengelolaan dan pengendalian operasional gudang secara efisien.

Berdasarkan Integrasi dengan Sistem Lain

Supply Chain Management 

SCM melibatkan integrasi dengan berbagai sistem seperti Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Transportation Management System (TMS), dan lain-lain. Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang mulus dan kolaborasi antara berbagai entitas dalam rantai pasokan.

Warehouse Management System 

WMS juga dapat terintegrasi dengan sistem-sistem seperti ERP dan TMS, namun fokus utama WMS adalah pada integrasi dengan sistem-sistem yang terkait langsung dengan operasional gudang, seperti sistem pemindaian barcode, sistem pengeluaran pesanan, dan sistem pelacakan persediaan.

Baca juga: B2B dan B2C: Definisi, Perbedaan, Tantangan, dan Contohnya

Kembangkan Warehouse Management System Perusahaan Anda Bersama TapTalk.io

Seperti yang sudah dibahas kita pahami, Warehouse Management System adalah hal yang perlu Anda miliki ketika mengelola bisnis, apalagi Anda memiliki perusahaan dengan produk yang beraneka ragam dan gudang yang besar. Dengan sistem tersebut, Anda dapat mengelola gudang perusahaan Anda dengan efektif dan efisien sehingga dapat dengan mudah memenuhi target pasar.

Namun, apakah Anda sudah benar-benar bisa menjalankan sistem tersebut dengan optimal? Suatu sistem tidak dapat berjalan dengan baik tanpa didukung oleh alur komunikasi yang baik, baik antar karyawan, maupun dengan para petinggi perusahaan. Maka dari itu, komunikasi adalah hal paling penting untuk menjaga suatu sistem tetap dapat berjalan dengan baik.

Untuk mewujudkan hal itu, kami memiliki solusi untuk Anda. TapTalk.io, aplikasi pesan instan terbaik, dengan layanan OneTalk hadir sebagai layanan untuk menjawab persoalan teknis komunikasi. Anda akan disuguhkan sistem komunikasi yang jelas dan terintegrasi, melihat data permintaan yang datang secara komprehensif, tanpa terlewat sama sekali.

OneTalk by TapTalk.io adalah layanan omnichannel yang dapat membantu Anda menerima berbagai pesan dari channel yang berbeda-beda.

Selain itu, Anda juga dapat memusatkan obrolan pelanggan dari berbagai platform media sosial ke dalam satu dasbor.

Yuk, kenali lebih lanjut fitur menarik lainnya yang ditawarkan OneTalk di sini!