Action Plan: Definisi, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Action plan yang dirancang dengan baik dapat memudahkan Anda melacak dan mewujudkan tujuan Anda. 

Baik untuk karier, bisnis, atau tujuan pribadi, Anda dapat menggunakan action plan untuk membuat jalur yang jelas menuju kesuksesan. Tingkatan detail dalam action plan Anda dapat bervariasi berdasarkan sumber daya yang Anda miliki dan kompleksitas proyek atau tujuan Anda.

Mari kita pahami lebih jauh tentang apa sebenarnya action plan itu, mengapa penting membuat action plan, dan bagaimana cara membuat action plan.

Key Takeaway

• Action plan adalah dokumen yang berisi kumpulan tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan.
• Dengan action plan, Anda dapat melakukan refleksi, menyatukan tim, memperjelas pekerjaan, meningkatkan akuntabilitas, dan memperjelas timescale.
• Untuk membuat action plan, Anda harus menentukan SMART goals, membuat to-do list, membuat timeline, menentukan sumber daya, dan memantau kemajuan.
• Action plan dapat digunakan untuk kebutuhan pribadi, marketing, project management, dan social media campaign.

Apa itu Action Plan?

Action plan adalah dokumen yang berisi kumpulan tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan. Ini juga memecah proses menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti berdasarkan timeline. 

Action plan yang baik akan menguraikan semua langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda dan membantu Anda mencapai target secara efisien dengan menetapkan kerangka waktu—tanggal mulai dan berakhir—untuk setiap langkah dalam proses. Bergantung pada kebutuhan, Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk menetapkan satu atau beberapa tujuan.

Beberapa elemen kunci dari action plan meliputi:

• Gambaran yang jelas tentang apa yang ingin dicapai.
• Tugas/langkah yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan.
• Orang yang akan bertugas melaksanakan setiap tugas.
• Kapan tugas-tugas ini akan diselesaikan (tenggat waktu dan pencapaian).
• Sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
• KPI (Key Performance Indicators) untuk mengevaluasi kemajuan.

Manfaat Memiliki Action Plan

Action plan membantu Anda mempersiapkan rintangan di depan dan membuat Anda tetap pada jalurnya. Dengan action yang efektif, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan tetap fokus.

Berikut adalah beberapa manfaat action plan yang harus Anda ketahui.

1. Memberikan kesempatan untuk refleksi

Sebelum memulai sesuatu, akan sangat membantu untuk memikirkan tentang apa yang telah terjadi sebelumnya, tindakan apa yang membawa kesuksesan, dan tindakan apa yang tidak membantu.

2. Menyatukan orang-orang 

Action plan memungkinkan tim Anda untuk berada di atas tugas Anda dan mengoordinasikan serta mengomunikasikan persyaratan kepada semua pemangku kepentingan.

Delivery, jadwal, tanggung jawab, kepemilikan tugas, anggaran - semuanya adalah elemen kunci dari setiap proyek yang harus dikomunikasikan dengan benar untuk keberhasilan pelaksanaan proyek. Action plan membantu Anda melakukan hal itu dan lebih banyak lagi.

3. Memperjelas pekerjaan

Karena action plan melibatkan penulisan semua tugas yang diperlukan, ini akan memberi Anda gambaran lengkap tentang apa yang perlu dilakukan.

Ini juga akan membantu Anda menetapkan prioritas untuk tugas berdasarkan tingkat kerumitan atau keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikannya dan selanjutnya akan menyederhanakan alur kerja Anda.

4. Meningkatkan akuntabilitas

Ketika orang-orang terlibat dalam mengembangkan action plan, mereka lebih cenderung memberikan saran realistis yang seringkali merupakan hal-hal yang dapat memberikan dampak positif. 

Proses keterlibatan menciptakan rasa kepemilikan individu dan kolektif untuk action plan. Kepemilikan ini memungkinkan tugas dialokasikan ke orang yang berbeda sehingga menciptakan akuntabilitas. 

Individu yang diberi tugas tahu bahwa mereka bertanggung jawab untuk ini dan bahwa mereka perlu melaporkan progress pada waktu yang disepakati.

5. Memperjelas timescale

Menetapkan semua tugas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu dan membuat keputusan tentang berapa banyak sumber daya yang tersedia untuk setiap tugas, memungkinkan penilaian yang realistis tentang berapa lama action plan keseluruhan akan berlangsung. 

Setiap tindakan dalam action plan harus memiliki tanggal penyelesaian yang jelas.

Jauh lebih mudah untuk memulai proyek baru daripada menyelesaikannya.

Memiliki tenggat waktu yang ditetapkan memastikan bahwa Anda selalu bergerak maju dan termotivasi untuk mencapai tujuan akhir daripada meninggalkannya di tengah jalan.

Ketika tim memiliki titik akhir yang terdefinisi dengan baik dan dapat memvisualisasikan seperti apa kesuksesan itu, mereka lebih mungkin untuk menindaklanjutinya.

Baca juga: Pengertian Analisis SWOT dan Contoh Penggunaannya

Bagaimana Cara Membuat Action Plan?

Menulis action plan mungkin tampak menantang, tetapi usaha di awal akan bermanfaat untuk membuat Anda tetap fokus di kemudian hari dan menggunakan kerangka kerja sederhana dapat membantu memberi Anda kejelasan. 

Poin utama dari action plan adalah untuk memastikan Anda tidak mengabaikan tugas-tugas penting dan pencapaian proyek. Sederhananya, mengembangkan action plan memerlukan daftar tugas yang perlu Anda selesaikan dan memprioritaskannya.

Saat Anda mengembangkan action plan, Anda memutuskan tugas mana yang dapat didelegasikan, diubah, atau ditunda. Langkah-langkah di bawah ini memetakan cara membuat action plan yang baik untuk meningkatkan peluang keberhasilan Anda.

1. Tetapkan SMART goals

Sebelum Anda mulai menulis rencana tindakan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan kerangka SMART untuk menetapkan tujuan yang tepat. Tujuan Anda seharusnya:

• Specific: Tujuan Anda harus didefinisikan dengan jelas. Misalnya, daripada mengatakan bahwa Anda ingin meningkatkan penjualan, Anda dapat menetapkan tingkat tertentu yang ingin Anda capai, seperti meningkatkan penjualan sebesar 20%.
• Measurable: Pastikan tujuan Anda dapat diukur. Misalnya, jika tujuan Anda adalah menghasilkan lebih banyak penjualan, cobalah membuat laporan penjualan mingguan atau bulanan untuk melacak kemajuan Anda.
• Attainable: Meskipun bagus untuk menetapkan tujuan tinggi untuk menantang diri sendiri, memastikan tujuan tersebut dapat dicapai akan membantu Anda mencapai kemajuan yang diinginkan.
• Relevant: Tujuan Anda harus relevan dengan kemampuan, kebutuhan, dan minat Anda. Misalnya, jika Anda ingin meningkatkan revenue yang berasal dari iklan sebesar 25%, mungkin membuat action plan untuk meningkatkan customer service tidak akan relevan.
• Timely: Anda harus menetapkan tenggat waktu tertentu untuk mencapai tujuan Anda, seperti meningkatkan penghasilan Anda sebesar 10% dalam 12 bulan ke depan.

2. Buat to-do list

Selanjutnya, buat to-do list yang perlu Anda selesaikan untuk mencapai tujuan Anda. Proses ini memerlukan membagi tujuan utama Anda menjadi tujuan yang lebih kecil. Dengan melakukan itu, Anda dapat membuat tujuan akhir tampak tidak terlalu berlebihan dan mendekatinya dengan cara yang terorganisir, selangkah demi selangkah.

Pastikan tindakan dapat dicapai dan terkait dengan tujuan Anda. Jika tugas yang diberikan tampak terlalu tidak jelas atau mengintimidasi, Anda dapat membaginya lebih lanjut menjadi dua atau tiga item tindakan yang lebih kecil yang tampaknya lebih dapat dilakukan.

Misalnya, jika Anda ingin mendapatkan promosi, Anda mungkin harus melakukan sejumlah tugas untuk mencapai tujuan Anda, seperti mencapai tolok ukur kinerja atau mempelajari keterampilan baru. 

Mempelajari keterampilan baru adalah satu tugas yang mungkin perlu dipecah menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan terdefinisi dengan baik. Jelaskan dengan jelas setiap tugas untuk membuat rencana yang akan membawa Anda ke tujuan akhir Anda.

3. Buat timeline

Selain menetapkan tenggat waktu untuk tujuan utama Anda, Anda juga harus menetapkan kerangka waktu untuk menyelesaikan setiap tugas dalam prosesnya. 

Sangat penting untuk membuat garis waktu yang dapat Anda ikuti secara wajar sehingga Anda dapat mempertahankan kemajuan yang konsisten menuju tujuan Anda. Nilai persyaratan dan pertimbangkan jumlah waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan setiap item dalam daftar Anda.

Misalnya, Anda ingin meningkatkan traffic ke situs web Anda sebesar 100% dalam waktu satu tahun melalui media sosial dan pengoptimalan search engine. 

Tetapkan kerangka waktu untuk mencapai hasil yang Anda inginkan untuk setiap tugas, seperti meningkatkan pengikut media sosial Anda sebesar 30% dalam empat bulan dan membuat halaman pertama hasil pencarian web untuk kata kunci tertentu dalam enam bulan.

4. Tentukan sumber daya

Jika Anda mengelola proyek besar, kemungkinan besar Anda akan memberikan tugas ke sejumlah orang. Nilai keterampilan dan kemampuan tim Anda untuk menentukan siapa di antara mereka yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas. 

Kemudian, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas tujuan tersebut dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut, seperti uang, peralatan, dan personel.

Misalnya, jika Anda mengelola kampanye pemasaran, Anda perlu mengetahui anggota staf mana yang paling kuat dalam perencanaan, produksi konten, pemasaran media sosial, dan SEO. Anda juga harus memiliki aplikasi dan alat untuk produksi konten, desain grafis, dan analitik pemasaran.

5. Memantau kemajuan

Terakhir, jelaskan bagaimana Anda akan memastikan setiap tugas dalam action plan Anda selesai tepat waktu, seperti menggunakan pelaporan internal atau mengadakan pertemuan rutin. 

Dengan demikian, Anda akan memiliki gagasan yang lebih jelas tentang kemajuan yang Anda buat menuju tujuan Anda. 

Tentukan ukuran yang akan Anda gunakan untuk memantau kemajuan rencana, yang dapat berupa tonggak seperti jumlah tugas yang diselesaikan atau ukuran kuantitatif, seperti penjualan atau pangsa pasar.

Misalnya, Anda ingin departemen layanan pelanggan Anda dapat menangani 1.000 pertanyaan per hari pada akhir tahun. Namun, Anda harus memiliki setidaknya 10 perwakilan pelanggan untuk mencapai tujuan Anda. 

Anda dapat dengan mudah mengetahui seberapa dekat Anda dengan tujuan akhir Anda dengan menilai berapa banyak pertanyaan yang dapat Anda tangani dan berapa banyak perwakilan layanan pelanggan yang Anda miliki pada setengah tahun.

Baca juga: Ini Hal yang Harus Anda Ketahui tentang Komunikasi Bisnis

Tips Menulis Action Plan

Setelah Anda memiliki action plan, bagaimana Anda bekerja menggunakannya untuk menjalankan proyek yang sukses? Berikut ini beberapa tips untuk membantu menerapkan action plan.

• Fokus pada prioritas dan apa yang harus dilakukan sekarang saat mengidentifikasi langkah-langkah tindakan dan menetapkan garis waktu action plan Anda.
• Saat Anda menyelesaikan langkah-langkah tindakan, tandai sudah selesai.
• Mintalah anggota tim Anda bekerja pada satu platform manajemen proyek.
• Siapkan notification.
• Diskusikan tugas yang tertunda atau terlambat.

Contoh Action Plan

1. Action Plan untuk Keperluan Pribadi

Action plan pribadi sedikit berbeda dari action plan. Goals-nya bisa lebih santai dan hanya fokus terhadap satu individu.

2. Action Plan untuk Kebutuhan Bisnis

Action plan untuk kebutuhan bisnis dapat membantu Anda berada di jalur yang benar. Ini adalah dokumen bisnis internal yang mencantumkan tindakan yang harus Anda ambil dalam garis waktu tertentu, saat menjalankan bisnis Anda, untuk mencapai suatu tujuan.

3. Action Plan untuk Marketing 

Action plan marketing adalah apa yang digunakan bisnis untuk mengembangkan dan melaksanakan strategi pemasaran. Tujuannya untuk menuliskan goals, strategi, dan rencana lain Anda dan dapat membantu bisnis Anda tetap di jalur dan mengukur kemajuan saat menjalankan kampanye pemasaran.

4. Action Plan untuk Project Management

Action plan dalam manajemen proyek adalah cara cepat dan mudah untuk mengelola proyek. Action plan untuk sebuah proyek sebenarnya tidak berbeda dengan action plan umum. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa ini tentang menghasilkan delivery di akhir rencana, apakah itu berupa produk atau layanan.

5. Action Plan untuk Social Media Campaign

Dokumen ini akan membantu membentuk arah upaya media sosial Anda dan memberikan informasi berharga untuk memastikan kesuksesan.

Permudah Proses Pembuatan Action Plan dengan TapTalk.io

Ketika membuat action plan dalam proses bisnis, Anda harus mengetahui apa yang ingin dicapai dan menentukan langkah apa saja yang diperlukan untuk mencapainya.

Contohnya, Anda ingin meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah cari tahu dulu bagaimana agent Anda melayani pelanggan dan hal apa yang bisa dikembangkan.

Dengan OneTalk by TapTalk.io, Anda bisa mengumpulkan semua data yang diperlukan ketika menyusun action plan.

OneTalk menyediakan fitur Operational Report yang membantu Anda memahami kinerja agent dan kepuasan pelanggan Anda dari waktu ke waktu dan melihat apa yang dapat Anda tingkatkan.

Tidak hanya meningkatkan kinerja agent, Anda juga bisa meningkatkan kepuasan pelanggan dengan membagikan User Rating ke pelanggan untuk memberikan penilaian terkait penanganan agent dalam membantu pelanggan.

Yuk, gunakan OneTalk untuk membantu Anda menyusun action plan yang tepat untuk bisnis. Anda dapat menghubungi agent kami di sini untuk informasi lebih lanjut atau penawaran menarik lainnya.