Meskipun Anda tidak bisa online sepanjang waktu, Anda tetap bisa membalas pesan langsung kapan saja. Untuk merespons pelanggan dengan cepat, banyak orang—baik itu brand dan bisnis online hingga kreator dan influencer—mengandalkan auto-reply yang dipersonalisasi.
Tidak peduli kapan seseorang menghubungi Anda, mengirimkan pesan otomatis adalah cara yang baik untuk membuat mereka merasa diperhatikan dan didengar.
Oleh karena itu, teruslah membaca untuk petunjuk cepat dan sederhana tentang cara mengatur auto-reply di Instagram jika Anda memiliki terlalu banyak DM dengan waktu terbatas untuk merespons.
Key Takeaways:
- Instagram Auto Reply adalah balasan yang telah diformat sebelumnya yang Anda buat dan kemudian tempelkan ke pesan langsung untuk mengurangi waktu respons dengan pesan yang sama ke banyak penerima.
- Instagram Auto Reply dibagi menjadi dua kategori, yaitu balasan instan dan away message.
- Ada tiga cara untuk mengatur Instagram Auto Reply, yaitu menggunakan Meta Business Suite, Aplikasi Instagram, dan bantuan pihak ketiga.
- Anda dapat menggunakan balasan otomatis Instagram untuk memastikan kepuasan klien, bekerja secara efektif, mempertahankan brand tone sambil menurunkan biaya kerja, dan banyak lagi.
- Bisnis dapat memanfaatkan fitur Instagram Auto Reply untuk menjawab pertanyaan umum, memberikan layanan pelanggan, dan mempertahankan engagement komunitas.
Apa Itu Fitur Auto Reply di Instagram?
Berdasarkan artikel oleh Metricool, sebuah manajemen ad media sosial, Auto reply adalah fitur cepat dan mudah yang terdapat di pengaturan pesan tempat Anda dapat memprogram respons untuk semua pertanyaan umum yang Anda terima setiap hari.
Misalnya, pertanyaan umum untuk bisnis adalah "Berapa jam operasional Anda?" Anda dapat dengan mudah mengatur respons otomatis untuk setiap DM yang Anda terima yang menanyakan pertanyaan itu.
Untuk menghindari mengetikkan respons yang sama kepada banyak penerima, balasan otomatis atau auto reply adalah fitur balasan yang telah diformat sebelumnya, yang Anda buat dan kemudian tempelkan ke pesan langsung atau direct message (DM) Instagram. Bisnis akan menemukan fitur ini sangat bermanfaat dan efektif.
Auto-reply Instagram menguntungkan merek dengan memungkinkan mereka dihubungi setiap kali pelanggan memiliki pertanyaan atau meminta informasi lebih lanjut tentang produk dan layanan. Balasan otomatis sangat berguna, terutama saat Anda sedang offline.
Ketika seseorang mengirim pesan kepada Anda di Instagram DM, balasan otomatis akan dikirimkan kembali. Balasan selamat datang dan FAQ adalah dua jenis balasan otomatis yang paling sering digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.
Auto Reply Instagram terbagi dalam dua kategori:
1. Balasan Instan yang memungkinkan Anda merespons segera pesan secara otomatis di Instagram. Untuk memulai, Anda bisa mengucapkan terima kasih atas pesan mereka dan mengirimkan beberapa tautan konten (Dalam tidak lebih dari 500 karakter.) Anggap saja sebagai email selamat datang yang dikirim kepada seseorang yang telah berlangganan daftar email Anda.
2. Ketika Anda tidak online dan tidak bisa merespons, tinggalkan pesan Away message. Anda bisa mengaktifkannya secara manual atau pada timer (misalnya, di luar jam kerja Anda). Ini menggantikan balasan instan, jadi ingatlah untuk mematikannya saat Anda online.
Mengapa Penting Menggunakan Fitur Auto Reply di Instagram?
Jika Anda menjalankan akun Instagram bisnis, Anda mungkin telah mengirim banyak pesan tanggapan di DM Instagram yang sama kepada klien. Karena, meskipun setiap orang di planet ini unik dengan cara mereka masing-masing, mereka semua memiliki banyak pertanyaan umum yang sama.
Berikut adalah manfaat dari balasan otomatis Instagram:
- Memastikan kepuasan klien
- Bekerja secara efektif
- Mempertahankan nada merek sambil menurunkan biaya kerja
- Merespons pelanggan di zona waktu yang berbeda
- Meningkatkan tingkat konversi
- Menciptakan hubungan jangka panjang dengan pelanggan Anda
Baca juga: Pengertian dan Cara Menggunakan Auto Reply WhatsApp Business
Studi Kasus Penggunaan Fitur Instagram Auto Reply
Balasan otomatis Instagram adalah fitur ideal untuk bisnis yang ingin lebih efisien dengan DM mereka, baik Anda ingin menghemat waktu atau meningkatkan komunikasi dengan pengikut Anda.
Untuk beberapa klien OneTalk, layanan omnichannel messaging terpercaya di Indonesia. terdapat studi kasus bagaimana Pesan Instagram dapat memanfaatkan fitur Auto-reply.
Berikut adalah empat cara bisnis dapat memanfaatkan fitur Auto Reply di Instagram:
1. Menjawab Pertanyaan Umum dengan Balasan Tersimpan Instagram
Apakah followers Instagram Anda sering menanyakan pertanyaan yang sama? Contohnya seperti pertanyaan tentang apakah produk tertentu tersedia atau jika Anda mengirimkan ke lokasi tertentu?
Jika Anda sering mengetikkan respons yang sama, fitur Auto Replies Instagram bisa sangat berguna! Cukup buat daftar balasan yang telah ditulis sebelumnya untuk beberapa pertanyaan umum yang sering datang, dan kemudian tetapkan shortcut untuk kata kunci yang relevan.
2. Balasan Otomatis di Instagram Dapat Digunakan untuk Giveaway Instagram
Apakah Anda menjalankan giveaway di Instagram? Anda mungkin akan menerima banyak DM menanyakan kapan undian akan dilakukan, siapa yang bisa ikut, dan detail lainnya.
Dengan membuat respons cepat untuk giveaway Anda, Anda bisa menghemat banyak waktu merespons pengikut yang lebih penasaran.
Misalnya, Anda bisa membuat balasan cepat yang menjelaskan semua aturan dan detail giveaway Anda, dan ketika seseorang menanyakan tentang hal itu, cukup tambahkan ke pesan Anda dengan mengetik pintasan Anda dan mengetuk tombol Auto Reply.
3. Gunakan Auto Reply untuk Pesan Sambutan
Baik Anda pekerja lepas, konsultan, atau siapa pun yang dapat memberikan layanan profesional kepada orang lain, ceritakan tentang diri Anda kepada mereka. Atau, jika ini adalah akun brand, Anda dapat menulis teks tentang perusahaan, membagikan info penawaran dan transaksi, informasi harga, dan banyak lagi. Anda juga dapat omembuat presentasi singkat tentang layanan Anda.
4. Pertahankan Keterlibatan Komunitas dengan Balasan Tersimpan Instagram
Merespons DM di Instagram Direct tidak hanya tentang sopan santun; ini juga tentang mengembangkan bisnis Anda!
Merespons DM mungkin tampak tidak signifikan bagi Anda, tetapi itu bisa berarti banyak bagi followers Anda! Dan tidak ada cara yang lebih baik untuk terhubung dengan audiens Anda selain terlibat aktif dengan mereka.
Dengan kata lain, ada baiknya menyiapkan balasan cepat untuk beberapa DM umum yang Anda terima. Misalnya, jika Anda menerima banyak orang yang DM untuk memuji postingan Anda, menulis pesan terima kasih yang cepat bisa menghemat waktu Anda.
Ingatlah bahwa balasan cepat dimaksudkan untuk membantu Anda lebih efisien saat merespons pertanyaan atau komentar umum — tetapi Anda tetap harus menyesuaikan respons Anda untuk setiap individu! Jika tidak, Anda mungkin terlihat dingin atau tidak tulus.
Cara Mengatur Instagram Auto Reply
Apakah Anda siap untuk mulai merespons secara otomatis kepada orang-orang yang DM akun Instagram bisnis Anda? Inilah cara mengatur balasan otomatis Instagram.
Bisnis dapat menggunakan salah satu metode ini untuk memastikan bahwa pelanggan yang mengirim pesan kepada mereka di Instagram menerima respons yang cepat.
Opsi 1: Gunakan Meta Auto-Reply (sebelumnya Facebook Business Manager)
Facebook telah menjadi Meta, begitu juga dengan Meta Business Suite. Anda harus menjadi administrator halaman atau memiliki peran lain yang memberikan akses untuk mengatur balasan otomatis di Meta.
Namun, fitur pesan otomatis Meta Business Suite terbatas pada balasan instan dan pesan tidak ada.
Untuk mengaktifkan balasan otomatis Instagram, pertama, hubungkan akun Instagram Bisnis Anda ke Meta Business Suite. Setelah terhubung, Anda dapat mengonfigurasi balasan instan dan pesan tidak ada.
Ingat, hanya pengguna Instagram dengan akun bisnis yang dapat menghubungkan profil mereka ke Meta Business Suite, yang mengelola auto-responder di Instagram dan akun Facebook. Jadi, jika Anda belum melakukannya, buat akun Instagram bisnis terlebih dahulu.
Setelah itu, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini.
- Navigasikan ke Meta Business Suite Inbox dan pilih Automation.
- Pergi ke Balasan Instan dan aktifkan tombolnya.
- Centang kotak di sebelah Instagram.
- Ketik pesan balasan otomatis Anda dan, jika diinginkan, klik ikon Sparkles untuk mempersonalisasi balasan otomatis Instagram Anda.
- Untuk menerbitkan balasan otomatis Anda, klik Simpan Perubahan.
- Klik Pratinjau di Messenger jika Anda ingin menguji pesan sebelum menyimpannya.
Klik Pratinjau di Messenger jika Anda ingin menguji pesan sebelum menyimpannya.
- Navigasikan ke Meta Business Suite Inbox dan pilih Automation.
- Pergi ke Pesan Tidak Ada, centang kotak Instagram, dan kemudian klik +Tambahkan Waktu untuk menjadwalkan waktu tidak ada Anda.
- Tetapkan jam tidak ada Anda.
- Ketik pesan tidak ada Anda dan kemudian klik +Tambahkan Nama Pelanggan untuk mempersonalisasinya.
- Klik tombol Simpan. Ketika pelanggan mengirimkan pesan kepada Anda di luar jam kerja, pesan tidak ada Anda akan dikirim.
Opsi 2: Gunakan Aplikasi Mobile Instagram
Anda dapat menggunakan fitur FAQ di aplikasi IG untuk membuat balasan otomatis di platform. Ini adalah metode yang paling sederhana, tercepat, dan paling murah. Anda bisa dengan mudah mengatur balasan otomatis dalam waktu kurang dari lima menit, terlepas dari tingkat pengalaman Anda dengan IG.
Kapan saja, Anda dapat menambahkan, menghapus, atau mengedit FAQ Instagram Direct dan balasan otomatis Anda. Ketika orang mencoba mengirim pesan ke akun Anda melalui Instagram Direct, pertanyaan-pertanyaan ini akan ditampilkan.
Untuk menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan di Instagram Direct, ikuti langkah-langkah berikut:
- Ketuk ikon Messenger di sudut kanan atas layar dari layar utama Instagram.
- Ketuk Mulai di bawah Atur Balasan Otomatis.
- Untuk mengaktifkan balasan otomatis, geser tombol di sebelah Tampilkan Pertanyaan.
- Ketuk Tambah Pertanyaan di bawah Pertanyaan.
- Anda akan diminta untuk memasukkan Pertanyaan dan Balasan Otomatis opsional untuk setiap pertanyaan. Setelah selesai, klik Simpan.
- Anda memiliki opsi untuk menjawab hingga empat pertanyaan yang sering ditanyakan. Ketuk pada sebuah pertanyaan untuk mengeditnya, kemudian ubah pertanyaan dan balasan otomatisnya dan simpan.
Opsi 3: Gunakan Bantuan Pihak Ketiga seperti OneTalk
Banyak platform pihak ketiga mengklaim dapat mengatur balasan otomatis Instagram atas nama Anda. Perusahaan-perusahaan ini termasuk penyedia omnichannel OneTalk.
Anda dapat menggunakan OneTalk Quick Reply untuk membuat template yang memberikan jawaban yang benar untuk pertanyaan DM Instagram yang berulang.
Anda juga bisa membalas komentar atau DM tanpa masuk ke aplikasi dengan mengintegrasikan API DM Instagram dengan OneTalk.
Ketika Anda mengintegrasikan Instagram Messaging API dengan platform AI percakapan, Anda dapat menggunakan chatbot Instagram untuk merespons hingga 80% dari pertanyaan pelanggan. Jika pertanyaannya kompleks, bot akan meneruskan percakapan ke agen langsung. Karena agen mengetahui konteksnya, pengguna tidak perlu mengulang pertanyaan. Semua pihak mendapat manfaat dari situasi ini!
Ini memungkinkan bisnis untuk merespons pelanggan dengan cepat dan efisien sepanjang waktu. Ini juga menghemat waktu agen, memungkinkan merek untuk mendapatkan manfaat dari produktivitas agen yang meningkat dan biaya operasional yang lebih rendah.
Baca juga: Cara Jitu Jualan di Instagram Menggunakan Instagram Shopping
Optimalkan Layanan Pelanggan Instagram Anda dengan TapTalk.io
Tidak masalah berapa banyak pengikut yang Anda miliki—alat balasan otomatis Instagram adalah cara yang sangat baik untuk mengungkapkan rasa terima kasih kepada pengguna Instagram yang DM akun Anda, mengenali pertanyaan mereka, dan memberikan perkiraan waktu untuk respons. Ketika DM Anda menjadi terlalu banyak untuk ditangani, mungkin saatnya untuk meningkatkan pengalaman yang Anda berikan kepada pelanggan.
Dengan OneTalk dari TapTalk.io Auto-Reply dan FAQ Chatbot, Anda dapat memberikan pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi kepada pengikut Instagram Anda. Tidak hanya mereka akan menerima respons waktu nyata yang relevan dengan pertanyaan mereka, tetapi Anda juga akan dapat mengumpulkan data pelanggan berharga untuk retargeting. Ini adalah cara yang paling efektif untuk memastikan Instagram menjadi saluran penjualan utama bagi perusahaan Anda.
OneTalk menawarkan berbagai fitur berguna untuk meningkatkan kualitas bisnis dengan DM API yang dapat diintegrasikan dengan OneTalk All-in-One Inbox untuk mempermudah Anda.
Anda dapat meningkatkan tingkat kedekatan dengan pelanggan melalui Customer Ongoing dan Case History untuk mengetahui interaksi apa saja yang telah dilakukan dengan pelanggan. Mengetahui interaksi sebelumnya memungkinkan Anda menyesuaikan respons Anda dan pelanggan akan merasa lebih dihargai. Sebuah merek dapat menganalisis perilaku pelanggan melalui fitur ini, juga mengetahui berapa lama mereka telah menunggu, saluran apa yang mereka gunakan, dan banyak lagi.
Potensi DM untuk marketing media sosial Anda dapat mempengaruhi penjualan, pemasaran, dan dukungan. Interaksi dengan pelanggan adalah salah satu hal yang dapat memastikan keberhasilan upaya pemasaran Anda. Untuk mengoptimalkan saluran komunikasi Anda dengan pelanggan, Anda dapat menghubungi agent kami di sini.
