Cara Menggunakan dan Aplikasi Auto Reply WhatsApp Business

Jika Anda sedang mencari cara untuk membuat chat bersama pelanggan lebih efektif, maka Auto Reply adalah fitur yang tepat. Dalam blog ini, kami akan membantu Anda memahami dengan lebih baik, apa itu Auto Reply WhatsApp Business. Untuk memulai, mari kita bicara tentang cara kerja Auto Reply WhatsApp.

Ada dua cara menggunakan Auto Reply untuk bisnis Anda:

1. Menggunakan WhatsApp Business: 

WhatsApp Business memungkinkan bisnis berkomunikasi dengan pelanggan, mengirimkan notifikasi penting, dan mendapatkan feedback lebih cepat. Aplikasi ini berfungsi sebagai sarana komunikasi langsung dan memungkinkan bisnis untuk memberitahu pelanggan bahwa mereka sedang tidak aktif dan akan segera menghubungi mereka.

2. Menggunakan WhatsApp Business API

Platform WhatsApp Business API memungkinkan Anda untuk mengirim percakapan otomatis dan mengirim pesan pada waktu yang telah ditentukan. Dengan aplikasi ini, Anda dapat mengotomatiskan tanggapan atas frequently asked question dan tetap berhubungan dengan pelanggan Anda selama 24 jam.

Baca juga: Hal yang Harus Dihindari dalam Menggunakan WhatsApp Business API

Fitur Auto Reply WhatsApp melalui WhatsApp Business

WhatsApp Business adalah platform untuk usaha kecil dan menengah. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur "away messages" ketika Anda tidak tersedia atau online. Fitur Auto Reply WhatsApp berguna bagi pemilik bisnis yang ingin terlibat secara aktif dengan audiens mereka.

Sebagian besar bisnis bekerja 8-12 jam sehari. Jadi, meskipun Anda mungkin hanya tersedia dari jam 9 pagi hingga 5 sore, pelanggan Anda akan berinteraksi dengan bisnis pada waktu-waktu ternyaman mereka. Seringkali dilakukan saat waktu luang, yaitu di luar jam kerja rata-rata.

Bisnis yang hanya berinteraksi dengan pelanggannya delapan jam sehari kehilangan lebih dari 2/3 dari potensi pendapatannya.

Away messages WhatsApp memungkinkan Anda memberitahu pelanggan bahwa Anda sedang pergi dan mendorong mereka untuk bergerak di dalam saluran penjualan dengan lebih mudah.

Menggunakan WhatsApp Business, Anda dapat mengatur balasan WhatsApp otomatis dan menjadwalkannya sesuai waktu yang Anda inginkan.

Langkah pertama untuk melakukan ini adalah memutuskan siapa yang mendapat pesan apa. Anda dapat memutuskan apakah satu pesan pergi dikirim ke semua pelanggan Anda atau hanya dikirim ke pelanggan tertentu.

Langkah kedua adalah menjadwalkan pesan Auto Reply ke fungsi tertentu pada waktu tertentu. Waktu pemicu yang disarankan adalah selama jam tutup bisnis Anda.

Jika pelanggan menghubungi Anda selama jam "away" ini, pesan balasan otomatis atau Auto Reply akan dikirim berdasarkan preferensi Anda.

Mengapa Menggunakan Balasan Otomatis WhatsApp?

Tetapi mengapa sebuah bisnis memerlukan fitur Auto Reply untuk bisnis mereka? Berikut beberapa alasannya.

• Menetapkan ekspektasi waktu respons dengan memberitahu pelanggan tentang ketersediaan Anda.
• Memberikan kesan pertama yang kuat pada pelanggan baru dengan pesan sambutan yang hangat.
• Mengumpulkan informasi pelanggan dengan survei sebelum obrolan agar agent dapat menindaklanjuti percakapan.

Keterbatasan Auto Reply WhatsApp Business

Meskipun merupakan salah satu cara yang dapat digunakan untuk memakai fitur Auto Reply, nyatanya penggunaan Auto Reply WhatsApp Business memiliki beberapa keterbatasan.

• WhatsApp Business ditujukan untuk bisnis kecil lokal. Anda tidak dapat sepenuhnya mengotomatiskan dukungan dan komunikasi Anda.
• Anda tidak dapat menggunakan templat pesan yang berbeda di WhatsApp Business.
• Anda tidak dapat mengintegrasikan CRM Anda dan aplikasi pihak ketiga lainnya dengan WhatsApp Business.
• Siapa pun dapat menginstal aplikasi WhatsApp Business. Itu tidak memverifikasi bisnis.
• Ini hanya berfungsi selama jam kerja yang telah ditentukan sebelumnya.

Baca juga: 5 Langkah Mudah Cara Membuat Bot di WhatsApp, Dijamin Cepat!

Cara Menggunakan dan Setup Auto Reply di WhatsApp

Terdapat 2 cara mengatur auto-reply. Yang pertama adalah dengan memiliki akun WhatsApp Business/WhatsApp Business API.

Langkah-langkah untuk Mengatur Balasan Otomatis WhatsApp Business

1. Ketuk tiga titik vertikal di kanan atas aplikasi WhatsApp Anda. Dari sana, klik Pengaturan, diikuti oleh Pengaturan Bisnis, dan terakhir pada Away Messages.
2. Sekarang, aktifkan tombol "Kirim pesan".
3. Selanjutnya, masukkan pesan "away" atau ketuk untuk mengedit pesan yang akan dikirim ke pelanggan Anda.
4. Setelah Anda mengedit pesan Anda, pilih jenis jadwal untuk memahami kapan memprogram pesan Anda untuk disebarkan.
5. Selanjutnya, pilih penerima yang ingin Anda kirimi pesan.

Penjadwalan Away Messages

1. Always schedule: Pilih ini saat Anda tidak bekerja dan tidak dapat berbicara dengan pelanggan selama berhari-hari.
2. Custom schedule: Pilih ini saat Anda ingin mengirim pesan pergi otomatis hanya selama jangka waktu tertentu. Jika pelanggan mengirimi Anda SMS dalam jangka waktu ini, mereka akan segera mendapatkan pesan otomatis.
3. Outside of business hours: Fitur ini bekerja berdasarkan jam kerja Anda yang disebutkan di profil Anda. Bergantung pada itu, away messages otomatis akan dipicu dan dikirim jika ada balasan yang diterima setelah jam kerja.

Langkah kedua adalah dengan menggunakan aplikasi Auto Reply WhatsApp Business. Aplikasi seperti ini akan membantu bisnis dengan signifikan karena waktu yang dibutuhkan akan menjadi lebih sedikit. Hal ini karena pendaftaran WhatsApp Business dan WhatsApp Business API cukup memakan waktu dan persiapan.

Aplikasi Auto Reply WhatsApp Terbaik

1. OneTalk by TapTalk.io

OneTalk by TapTalk.io adalah sebuah platform omnichannel messaging yang menyediakan fitur Auto-reply dengan mudah. Tidak hanya Away Messages, OneTalk juga memungkinkan Anda untuk menyetel Welcome Messages, Quick Reply, dan Chatbot. 

Komunikasi kepada pelanggan akan lebih terautomasi dan percakapan bersama pelanggan dapat terjalin meskipun tidak ada agent yang siaga pada saat tersebut.

Tidak hanya itu, jika Anda menggunakan aplikasi ini, maka berbagai saluran komunikasi yang Anda miliki dapat diintegrasikan dalam satu dasbor. Respon terhadap pelanggan menjadi semakin cepat dan efektif.

2. Chatbot

Chatbot adalah bot WhatsApp untuk membalas pesan WhatsApp secara otomatis. Aplikasi ini juga mudah terhubung ke banyak platform SMS seperti Slack, Facebook Messenger, LiveChat, Skype, Twitter dan YouTube.

3. AutoRespond Bot

AutoRespond Bot dapat digunakan untuk mengirim pesan ke pelanggan secara individu atau kelompok. Dengan aplikasi ini, Anda dapat membalas pesan WhatsApp melalui situs web.

Aplikasi ini memiliki antarmuka yang mudah digunakan, dapat menjadwalkan balasan otomatis kapan saja, dan dapat di download di berbagai platform dengan mudah

4. WABOT

WABOT adalah aplikasi balasan otomatis WhatsApp terbaik yang membantu bisnis mengirimkan konten promosi kepada pelanggannya. Aplikasi ini didukung oleh fitur-fitur canggih yang berguna untuk mengirim pesan otomatis, pesan terjadwal, balasan otomatis, Bot Obrolan WhatsApp, dan banyak fitur menarik lainnya.

5. Auto Responder For WA

Auto Responder For WA tersedia dalam dua versi, yaitu gratis dan profesional (berbayar). Bisa dikatakan aplikasi ini bersifat freemium. Untuk menggunakan fitur Auto Reply di aplikasi ini, Anda harus menyaksikan iklan-iklan yang mengganggu. Namun, aplikasi Auto Responder For WA terbaik memiliki banyak fitur seperti pesan selamat datang obrolan baru, penggantian jawaban langsung, dan banyak fitur lainnya.

Baca juga: Ini Contoh Template Pesan Broadcast WhatsApp yang Kreatif!

- - -

Setelah melihat semua tentang Auto Reply WhatsApp Business dan berbagai aplikasi Auto Reply WhatsApp terbaik, saatnya Anda mendapatkan layanan terbaik. OneTalk by TapTalk.io siap memenuhi kebutuhan Anda menjalin relasi baik bersama pelanggan. 

Hubungi agent kami untuk mengetahui lebih lanjut mengenai OneTalk.