Universitas Gadjah Mada (UGM) adalah salah satu perguruan tinggi negeri ternama di Indonesia. Sebagai salah satu universitas tertua di Indonesia, UGM berperan sebagai pilar kebangkitan pendidikan di Indonesia.

Di Universitas Gadjah Mada, mahasiswa diberikan kesempatan yang luas untuk mengembangkan kreativitas dan inovasi di bidangnya melalui dukungan infrastruktur modern dan teknologi informasi. 

Sebagai universitas yang menghasilkan banyak lulusan unggul, tentunya UGM diminati berbagai siswa dari seluruh Indonesia. Ini akan membuat UGM sering dihubungi calon mahasiswa kapan pun dan melalui berbagai channel.

Tidak hanya itu, universitas ini juga tercatat memiliki 50.000 mahasiswa aktif. Mereka tentunya juga akan sering berkomunikasi dengan kampusnya. Lantas, bagaimana cara Layanan Kemahasiswaan UGM bisa menangani semua pesan yang banyak ini?

Omnichannel: Solusi Universitas Menjangkau Pelajar

Berbicara kepada siswa melalui omnichannel adalah strategi penting untuk meningkatkan jumlah pendaftaran calon mahasiswa dan membantu mempertahankan keterlibatan dengan mereka.

Omnichannel mengacu pada beberapa saluran komunikasi, seperti Facebook, WhatsApp, Twitter, Instagram, dan sebagainya.

Setiap channel ini menawarkan manfaat dan daya tarik tersendiri bagi audience yang berbeda-beda. Dalam beberapa kasus, memanfaatkan omnichannel dapat meningkatkan efektivitas pekerjaan yang Anda lakukan.

Selain itu, jika institusi menyediakan berbagai channel, ini akan membuatnya menonjol di mata calon mahasiswa. Hal ini dikarenakan mereka bisa menghubungi universitas sesuai dengan channel yang mereka inginkan.

Baca juga: Omnichannel Solusi Notifikasi Pelanggan Lebih Mudah & Murah

Bagaimana UGM Menjalankan Layanan Kemahasiswaan Sebelum Omnichannel

Seperti yang sudah disebutkan di atas, Universitas Gadjah Mada memiliki jumlah mahasiswa yang banyak. Dan, administrasi UGM pastinya akan menerima berbagai pertanyaan dari mahasiswa untuk urusan administrasi, seperti pembayaran, jadwal kuliah, sepanjang tahun. 

Umumnya, pertanyaan ini dijawab dengan menggunakan beberapa channel yang sesuai dengan aplikasi yang digunakan mahasiswa untuk menghubungi kampus. Artinya, admin UGM perlu menyediakan WhatsApp, Facebook, Instagram dan lainnya dalam satu mobile atau desktop.

Tidak hanya itu, pihak kampus juga perlu mengirimkan pesan broadcast penting kepada setiap pelajarnya. 

Proses ini kurang efisien dan memakan waktu yang lama. Contohnya, jika UGM menggunakan layanan WhatsApp reguler, fitur yang mereka dapatkan sangat terbatas. Hanya ada satu admin saja yang bisa membalas satu per satu semua pesan yang masuk. Hal ini dikarenakan WhatsApp tidak dapat diakses secara bersamaan oleh banyak perangkat atau agent sekaligus.

Baca juga: Cara Menggunakan WhatsApp Business dengan Multi User

Selain itu, WhatsApp reguler tidak bisa mengirim pesan broadcast dengan bebas. Di sinilah omnichannel seperti OneTalk bisa membantu UGM.

Cara OneTalk Membantu UGM Menjangkau Mahasiswanya

Untuk meningkatkan proses layanan mahasiswa, Universitas Gadjah Mada menggunakan solusi omnichannel OneTalk dari TapTalk.io. 

Dengan OneTalk, UGM kini dapat mengakses WhatsApp, Facebook, Twitter, Telegram, dan Instagram di dashboard yang sama. Ini berarti semua pesan, termasuk pesan langsung dan komentar, yang diterimanya di akun channel-channel tersebut ditempatkan secara terpusat. Fitur ini juga akan mencegah adanya pesan yang terabaikan.

Sebelum menggunakan OneTalk, layanan kemahasiswaan UGM hanya ditangani oleh 1 agent dengan waktu respon rata-rata 2 hingga 3 hari. Sekarang, layanan tersebut bisa ditangani oleh 3 hingga 4 agent dengan waktu respon rata-rata 24 jam.

Saat ini, Universitas Gadjah Mada sangat terbantu dengan fitur WhatsApp for SME. WhatsApp yang ditawarkan OneTalk ini dapat diakses melalui Desktop/Web. Keamanannya juga tidak perlu dikhawatirkan lagi karena semua pesan yang masuk melalui OneTalk dan WhatsApp akan dienkripsi secara otomatis.

Dengan OneTalk, UGM juga dapat membuat pesan broadcast apapun, serta mengirimkan pesan otomatis seperti, welcome and away messages, dan quick replies.

Selain mengirim pesan otomatis dan broadcast, OneTalk juga menyediakan fitur Handover Case dan Assign Case. Fitur ini memiliki tiga Assignment Rules yang sangat bermanfaat, seperti:

• Unassigned: ini berarti case baru tidak akan secara otomatis ditetapkan ke agent. Jadi agent harus menetapkan case mereka sendiri.
• Round Robin: ini berarti case baru akan didistribusikan secara merata dan ditugaskan ke setiap agent yang tersedia berdasarkan urutan abjad.
• Balanced: aturan ini berarti case baru akan ditugaskan ke agent dengan case yang lebih sedikit dari agent lainnya.

Assignment Rules ini juga dapat memantau cara kerja agent dari waktu penugasan yang tercatat, dan tentu saja, Anda dapat memenuhi permintaan mahasiswa dengan melayaninya secara sistematis.

Agar proses pelayanan menjadi lebih efisien, UGM juga menggunakan fitur Take Over Case.

Berkat fitur ini, Anda dapat dengan mudah menugaskan suatu case kepada agent yang lebih ahli. Agent akan menerima case detail yang lengkap sehingga proses komunikasinya menjadi lebih cepat.

Baca juga: Ini Dia Cara Membalas Pesan Otomatis di WhatsApp

Dapatkan Layanan Omnichannel dengan OneTalk 

Sebagai lembaga pendidikan dengan jumlah pelajar yang banyak, Universitas Gadjah Mada membuktikan bahwa OneTalk telah membantunya melayani ribuan mahasiswa dari berbagai channel. Mulai dari pendaftaran hingga kemahasiswaan di kampus.

OneTalk juga dapat membantu bisnis Anda memberikan pengalaman layanan pelanggan terbaik dan meningkatkan efisiensi tim Anda. Selain fitur-fitur yang dimanfaatkan UGM di atas, Anda juga bisa mendapatkan berbagai fitur lainnya yang ditawarkan OneTalk.

Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, maksimalkan layanan bisnis Anda dan berikan pengalaman pelanggan yang berkesan dengan OneTalk by TapTalk.io sekarang!

Anda dapat menghubungi agent kami di sini untuk mengobrol lebih lanjut.