Di era digital yang serba cepat, WhatsApp telah menjadi platform komunikasi utama bagi banyak orang, termasuk untuk keperluan bisnis. Salah satu fitur yang membantu meningkatkan efisiensi dan pelayanan bisnis di WhatsApp adalah pesan otomatis.

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang apa itu pesan otomatis, manfaatnya, cara menggunakannya, dan beberapa contoh penerapannya dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam dunia bisnis.

Key Takeaway:

• Pesan otomatis adalah pesan yang dikirim secara otomatis oleh sistem sesuai dengan aturan yang telah ditentukan sebelumnya.
• Pesan otomatis bermanfaat untuk efisiensi waktu, meningkatkan produktivitas, memberikan layanan pelanggan yang lebih baik, memberikan konsistensi dalam membalas pesan, menghemat biaya, dan lainnya.
• Cara membuat pesan otomatis di WA cukup mudah, Anda hanya perlu akun WhatsApp yang aktif, menyiapkan klien bisnis WhatsApp Business API, melakukan pendaftaran, memperbarui pengaturan, kemudian mengirim pesan percobaan.

‍

Apa Itu Pesan Otomatis di WhatsApp?

Pesan otomatis adalah pesan yang dikirim secara otomatis oleh sistem sesuai dengan aturan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam konteks WhatsApp, pesan otomatis dapat digunakan untuk berbagai tujuan seperti memberikan informasi, merespon pertanyaan pelanggan, atau mengirimkan pengingat. 

Fitur ini sangat berguna dalam menghemat waktu dan memastikan bahwa komunikasi tetap berjalan lancar, bahkan ketika Anda tidak dapat merespon secara langsung.

Baca juga: Bagaimana Cara Menggunakan Dual WhatsApp? Cek Cara-Cara Ini!

‍

Manfaat Pesan Otomatis

Pesan otomatis di WhatsApp menawarkan berbagai manfaat yang signifikan bagi bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat utama pesan otomatis.

1. Efisiensi Waktu

Pesan otomatis memungkinkan respon instan terhadap pesan masuk tanpa memerlukan intervensi manusia. Ini sangat berguna bagi bisnis yang menerima banyak pertanyaan dari pelanggan setiap hari. 

Dengan pesan otomatis, pertanyaan dasar dapat dijawab dengan cepat, sehingga menghemat waktu bagi karyawan yang dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih kompleks dan membutuhkan perhatian lebih.

2. Peningkatan Produktivitas

Otomatisasi tugas rutin memungkinkan karyawan untuk mengalihkan fokus mereka pada tugas-tugas yang lebih strategis dan bernilai tinggi. Misalnya, daripada harus selalu merespon pertanyaan umum seperti jam operasional atau lokasi, karyawan bisa lebih fokus pada penyelesaian masalah pelanggan yang lebih rumit atau merancang strategi bisnis yang lebih baik.

3. Layanan Pelanggan yang Lebih Baik

Dengan pesan otomatis, pelanggan mendapatkan respon yang cepat dan tepat waktu yang sangat meningkatkan pengalaman dan kepuasan mereka. Sebuah respons yang cepat bisa membuat perbedaan besar dalam bagaimana pelanggan memandang sebuah bisnis, membuat mereka merasa dihargai dan diperhatikan.

4. Konsistensi

Pesan otomatis memastikan bahwa informasi yang diberikan kepada pelanggan selalu konsisten dan akurat. Dengan pesan yang telah diprogram, tidak ada lagi risiko penyampaian informasi yang salah atau tidak konsisten yang dapat terjadi ketika karyawan berbeda memberikan informasi.

5. Penghematan Biaya

Dengan mengurangi kebutuhan untuk tenaga kerja manual untuk merespon setiap pesan secara individual, bisnis dapat menghemat biaya operasional. Pesan otomatis dapat menangani sejumlah besar pesan dengan sedikit atau tanpa biaya tambahan setelah sistem diatur.

6. Manajemen Waktu yang Lebih Baik

Pesan otomatis seperti pesan di luar jam kerja atau pesan salam dapat membantu mengelola ekspektasi pelanggan tentang kapan mereka bisa mengharapkan balasan. Ini membantu dalam mengurangi frustrasi pelanggan yang mungkin menunggu respon di luar jam kerja.

7. Meningkatkan Kecepatan Respon

Dengan menggunakan pesan otomatis, bisnis dapat merespon pesan masuk dengan sangat cepat, bahkan dalam hitungan detik. Kecepatan respon ini sangat penting dalam industri yang bergerak cepat, di mana setiap detik bisa berarti kehilangan peluang.

8. Personalisasi dan Kustomisasi

Beberapa sistem pesan otomatis yang lebih canggih memungkinkan personalisasi berdasarkan data pelanggan. Misalnya, pesan otomatis dapat menyebut nama pelanggan atau menyesuaikan isi pesan berdasarkan riwayat interaksi sebelumnya, memberikan sentuhan personal yang membuat pelanggan merasa lebih dihargai.

‍

Cara Membuat Pesan Otomatis 

Aplikasi WhatsApp Business memiliki fitur pesan otomatis bawaan yang mudah digunakan. Anda dapat membuat berbagai jenis pesan otomatis, seperti quick reply dam away messages.

Melansir dari laman FAQ WhatsApp, berikut cara membuat quick reply.

• Di aplikasi WhatsApp Business, ketuk opsi lainnya > Alat bisnis > Quick Reply
• Klik Tambahkan.
• Klik Messages untuk membuat pesan Anda.some text
  • Catatan: File media tidak didukung dalam balasan cepat di Web atau Desktop.
• Klik Shortcut untuk mengatur pintasan keyboard untuk balasan cepat Anda.
• Klik Save.

Proses pembuatan away messages kurang lebih sama dengan quick reply, tapi Anda bisa mengatur waktu pesan ini akan dikirim.

Selain itu, Anda dapat membuat pesan otomatis menggunakan chatbot. Chatbot WhatsApp adalah perangkat lunak otomatis yang didukung oleh artificial intelligence (AI) dan berjalan di platform WhatsApp. 

Dengan menggunakan, pelanggan Anda seolah-olah akan berbicara dengan orang sungguhan. Namun, fitur ini hanya bisa didapatkan dengan menggunakan WhatsApp Business API.

Sebelum bisa menggunakan layanan bisnis WhatsApp API, Anda membutuhkan:

• Akun manajer bisnis Facebook
• Bisnis yang terverifikasi
• Akun bisnis WhatsApp
• Fasilitas Kredit untuk Akun WhatsApp Business

Setelah menyiapkan semuanya, Anda hanya perlu melakukan langkah-langkah ini:

1. Siapkan akun WhatsApp Anda

Masukkan data seperti nama dan nomor telepon Anda ke akun WhatsApp Business. 

Setelah semua verifikasi dan entri data ini selesai, Anda dapat melakukan langkah selanjutnya yaitu mendaftarkan klien WhatsApp Business API. 

2. Siapkan klien bisnis WhatsApp API

Klien WhatsApp API Business didasarkan pada Docker. Proses ini berjalan di komputer yang memiliki koneksi internet dan menjalankan Docker.

Anda dapat melakukan pemasangan sendiri klien WhatsApp Business API dengan dua cara, yaitu penginstalan di tempat dan Amazon Web Service (AWS).

3. Pendaftaran

Kemudian Anda bisa mendaftarkan nomor telepon dengan mengirimkan panggilan API ke endpoint akun Anda atau mengisi formulir pendaftaran di pengaturan bisnis web.

4. Perbarui pengaturan

Setelah melakukan pendaftaran, Anda dapat mengubah pengaturan aplikasi setelah klien WhatsApp API Business berjalan. 

5. Kirim pesan percobaan

WhatsApp Business API memberikan Anda kesempatan untuk mengirim empat jenis pesan pengujian, yaitu teks, template pesan, dokumen, atau media. 

Namun, Anda harus memiliki template pesan yang disetujui di akun WhatsApp API Business Anda untuk menguji fungsinya.

Bisnis Anda akan ditinjau kesesuaiannya dengan Persyaratan Layanan WhatsApp dan Kebijakan Perdagangan WhatsApp. Proses ini akan dimulai secara otomatis dan Anda dapat memeriksa verifikasi bisnis dan statusnya di tab pengaturan akun bisnis WhatsApp.

Biasanya, dibutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan akun WhatsApp Business API. Hal ini dikarenakan aturannya yang lebih kompleks. 

Namun, jika Anda ingin membuat akun WhatsApp Business API, Anda dapat menggunakan OneTalk by TapTalk.io. PT Tap Talk Teknologi merupakan salah satu penyedia layanan WhatsApp Business API terpercaya di Indonesia.

Baca juga: Inilah Update Harga WhatsApp Business API per Juni 2024

‍

Apa Saja Keuntungan WhatsApp Business API dengan OneTalk?

Dengan WhatsApp Business API OneTalk, Anda dapat menjawab customer lebih cepat. Anda hanya perlu mengatur:

1. Quick Reply

Biasanya, Anda akan menerima berbagai pertanyaan umum. Dengan mengatur quick reply, Anda dapat membuat jawaban dari berbagai pertanyaan ini.

Fitur ini memungkinkan Anda menyimpan jawaban dan menggunakannya kembali sehingga Anda dapat dengan mudah menjawab pertanyaan umum dalam waktu singkat.

Cukup tekan "/" pada keyboard Anda untuk memilih balasan cepat dan kirim.

2. Pesan Welcome Otomatis

WhatsApp memungkinkan Anda untuk membuat pesan salam yang akan diterima pengguna saat mereka memulai percakapan. Dengan mengirim pesan instan ini, Anda dapat menyambut dan memperkenalkan perusahaan kepada calon pelanggan baru tanpa penundaan atau waktu tunggu.

Anda dapat membuatnya di pengaturan dengan membuat pesan greeting baru atau mengedit yang sudah ada.

3. Away Messages

Mirip dengan pesan welcome, fitur ini dibuat untuk orang-orang yang mencoba menghubungi perusahaan setelah jam kerja Anda. Anda dapat menulis pesan khusus atau mengirim jam operasional bisnis. 

Selain itu, Anda juga dapat mengedit pesan away dan menjadwalkan kapan Anda ingin mengirim pesan ini. Contohnya, pesan ini dapat diaktifkan setelah jam kerja berakhir.

4. AI ChatGPT

Fitur quick reply tadi masih membutuhkan Anda untuk memilih jawaban yang tepat. Nah, dengan chatbot yang berbasis ChatGPT, pesan customer akan ditangani secara langsung.

Anda dapat memperoleh informasi terkait kebutuhan customer yang ditangani oleh chatbot. Chatbot dapat menjawabnya dengan gaya bahasa yang natural, layaknya manusia sungguhan dan sesuai dengan apa yang customer cari.

Fitur ini dapat menghemat biaya penambahan. Selain itu, chatbots dapat tersedia selama 24 jam untuk menjawab ribuan pesan pelanggan. Berdasarkan statistik, 64% konsumen menganggap ketersediaan 24/7 sebagai fitur chatbot yang paling berguna.

Saat Anda menggunakan balasan otomatis di WhatsApp, Anda tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membantu meyakinkan pelanggan bahwa mereka tidak diabaikan. 

Pelanggan yang mengirim pesan kepada Anda akan secara otomatis menerima pesan yang dapat disesuaikan, seperti memberitahu mereka bahwa Anda sedang sibuk atau jauh dari handphone.

Tidak hanya penting, menggunakan pesan otomatis juga lebih mudah bukan? Jadi, mau sampai kapan Anda membalas pesan satu per satu? Yuk, gunakan pesan otomatis di WhatsApp dengan OneTalk. 

Jika, Anda ingin mengetahui lebih dalam tentang pesan otomatis, Anda melakukan uji coba kami di sini.

Baca juga: Whatsapp Business API: Penjelasan dan Cara Menggunakannya