Ketahui Pentingnya Manajemen Persediaan, Fungsi dan Metodenya

Manajemen persediaan merupakan faktor yang penting untuk diperhatikan ketika menjalankan suatu perusahaan. Memiliki tugas untuk mengatur persediaan barang dan juga biaya terkait yang dimiliki oleh perusahaan, manajemen persediaan akan membantu Anda untuk mengoptimalkan keuntungan dan meminimalisir biaya serta risiko.

Manajemen persediaan biasanya digunakan pada perusahaan manufaktur atau industri, di mana pada perusahaan tersebut membutuhkan manajemen persediaan untuk mengatur dan mengelola persediaan perusahaan, mulai dari pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi ke pelanggan.

Jadi, sudahkah Anda mengetahui tentang manajemen persediaan? Simak penjelasannya di artikel ini, karena kami akan membahas mengenai manajemen persediaan yang mencakup pengertian, seberapa penting manajemen persediaan, fungsi, hingga metode-metodenya. 

Key Takeaways:

• Manajemen persediaan atau inventory management adalah suatu proses yang dilakukan perusahaan yang melibatkan perencanaan, pengendalian, pengawasan atas persediaan produk hingga produk dapat didistribusikan ke pelanggan.
• Manajemen persediaan banyak diterapkan untuk perusahaan dagang atau perusahaan manufaktur dalam mengatur dan mengelola persediaan bahan baku untuk proses produksi.
• Sangatlah penting bagi perusahaan untuk melakukan manajemen persediaan karena dengan begitu perusahaan dapat memperkirakan stok bahan baku untuk proses produksi, jangan sampai kelebihan karena akan menambah biaya pemeliharaan juga jangan sampai kurang karena akan menghambat proses produksi.
• Manajemen persediaan memiliki beberapa fungsi, antara lain untuk memastikan stok persediaan selalu ada, mengantisipasi jika pesanan tidak sesuai dengan kebutuhan, menjamin lancarnya proses produksi, menjalin komitmen dan loyalitas konsumen, dan sebagainya.

Terdapat beberapa jenis metode manajemen persediaan yang biasanya digunakan oleh perusahaan, yaitu seperti metode EOQ (Economic Order Quantity), metode MRP (Material Requirement Planning), metode JIT (Just In Time), metode analisa ABC, dan metode periodic review.

Pengertian Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan atau dikenal juga dengan sebutan inventory management adalah suatu proses yang melibatkan perencanaan, pengendalian, serta pengawasan atas persediaan barang di suatu perusahaan, hingga akhirnya persediaan tersebut dapat dimanfaatkan. Tujuan dari dilakukannya manajemen persediaan adalah untuk mengatur persediaan agar selalu tepat waktu dan membuat penyimpanan menjadi efektif karena tidak adanya persediaan yang berlebihan. 

Dengan melakukan manajemen persediaan, perusahaan akan berusaha untuk mengontrol bahan baku serta kegiatan produksi dengan level yang sesuai agar tidak menimbulkan kelebihan atau kekurangan stok persediaan. Jika terjadi masalah pada persediaan, tentunya akan merugikan perusahaan. Maka dari itu, manajemen persediaan sangatlah penting untuk dilakukan. 

Baca juga: Kenali Pentingnya Peran dan Manfaat Warehouse Management System

Mengapa Manajemen Persediaan Perlu Dilakukan? 

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, persediaan merupakan faktor yang penting dalam menentukan untung rugi suatu perusahaan. Lalu, mengapa manajemen persediaan perlu dilakukan oleh suatu perusahaan? Misalnya persediaan barang dagang untuk perusahaan dagang, atau berupa material, barang jadi, dan barang setengah jadi untuk perusahaan manufaktur. Mengatur stok persediaan tersebut merupakan hal yang cukup rumit karena harus dilakukan dengan pertimbangan yang tepat. Karena jika persediaan berlebihan dan permintaan pelanggan menurun, maka tentu perusahaan akan mengalami kerugian. Sebaliknya, jika stok persediaan terlalu sedikit, maka akan menghambat proses produksi.

Adanya faktor yang tidak pasti terhadap waktu pemesanan, pasokan dari supplier hingga ketidakpastian permintaan pelanggan itulah yang menyebabkan mengapa suatu perusahaan harus menerapkan manajemen persediaan agar semua hal dapat terkendali. 

Apa Saja yang Termasuk Fungsi dari Manajemen Persediaan?

Dari pembahasan mengenai pengertian hingga alasan mengapa manajemen persediaan diperlukan dalam suatu perusahaan, Anda pasti sudah bisa menyimpulkan apa fungsi dari dilakukannya manajemen persediaan. Namun, untuk lebih jelasnya akan kami jelaskan di bawah ini.

1. Memastikan Ketersediaan Bahan Baku Produksi

Bagi perusahaan yang berfokus dalam memproduksi barang, hal ini tentunya diperhatikan demi kelancaran proses produksi. Manajemen persediaan memiliki fungsi untuk memastikan stok persediaan atau mengantisipasi agar tidak terjadi kekurangan stok untuk meminimalisir hambatan produksi dan kerugian perusahaan.

2. Mengantisipasi Pesanan Persediaan Jika Tidak Sesuai dengan Kebutuhan

Hal ini mungkin jarang terjadi, tapi belum tentu tidak akan pernah terjadi. Adanya manajemen persediaan maka akan membantu perusahaan Anda untuk mengantisipasi ketidaksesuaian tersebut.

3. Berjaga-jaga Apabila Persediaan yang Dibutuhkan Tidak Ada di Pasaran

Berhubungan dengan poin nomor satu bahwa fungsi utama manajemen persediaan adalah untuk memastikan persediaan bahan selalu tersedia. Hal ini dilakukan agar jika sewaktu-waktu barang yang dibutuhkan tidak ada di pasaran, maka perusahaan masih punya persediaan yang dibutuhkan.

4. Menjamin Lancarnya Proses Produksi

Bagi perusahaan yang memiliki fokus dalam memproduksi barang, pastilah proses produksi menjadi fokus utama yang harus diperhatikan demi jalannya perusahaan tersebut. Manajemen persediaan sangatlah berguna bagi perusahaan untuk menjaga atau menambah keuntungan, serta menyediakan kebutuhan pelanggan. 

Selain poin yang telah disebutkan, sebenarnya masih ada banyak fungsi dari manajemen persediaan. Misalnya seperti meminimalisir risiko keterlambatan dan persediaan yang tidak sesuai, mengurangi risiko harga bahan baku yang fluktuatif, mendapatkan keuntungan melalui potongan harga dari pemasok karena memesan dalam jumlah besar, efisiensi waktu dan penyesuaian jadwal produksi serta distribusi, mengantisipasi pesanan yang mendadak dalam jumlah besar, menganalisa jumlah persediaan untuk disimpan, menjamin persediaan musiman tetap terjaga, dan yang paling penting adalah menjalin komitmen dan loyalitas konsumen. 

Metode Manajemen Persediaan

Dalam melakukan manajemen persediaan, umumnya perusahaan menggabungkan beberapa metode. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri, berikut akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai metode-metode manajemen persediaan.

1. Metode EOQ (Economic Order Quantity)

Metode EOQ (Economic Order Quantity) atau kuantitas pesanan ekonomi merupakan salah satu metode pengelolaan persediaan dengan cara membeli persediaan sesuai dengan pesanan yang diterima. Perusahaan akan memesan persediaan dengan jumlah dan spesifikasi yang sesuai dengan pesanan. Jadi nantinya bahan yang dipesan serta yang dibutuhkan akan pas sehingga tidak ada barang sisa. Cara ini memiliki banyak manfaat seperti tidak adanya biaya pemeliharaan, juga biaya gudang untuk menyimpan sisa bahan.

Baca juga: Mengenal Metode Rumus EOQ dalam Manajemen Persediaan

2. Metode MRP (Material Requirement Planning)

Metode perencanaan kebutuhan material adalah metode pengendalian serta perencanaan persedian untuk menjamin bahan baku selalu tersedia. Selain untuk menjamin stok persediaan selalu ada, metode ini juga menjamin persediaan berjumlah sedikit. Apa maksudnya? Semakin sedikit persediaan maka akan semakin sedikit pula biaya yang diperlukan untuk menjaga persediaan tersebut. Memang perusahaan harus menjamin persediaan yang selalu ada, namun jumlahnya pun perlu diperhatikan.

Dalam metode ini dilakukan beberapa perencanaan, seperti penjadwalan pembelian, jadwal produksi, hingga waktu pengiriman persediaan bahan baku.

3. Metode JIT (Just In Time)

Metode ini artinya adalah metode tepat waktu. Metode ini bertujuan agar sebisa mungkin perusahaan tidak memiliki persediaan atau tidak menyetok barang. Hal ini dilakukan agar tidak ada biaya pemeliharaan persediaan yang harus dikeluarkan. Lalu, bagaimana cara perusahaan untuk memproduksi barang jika tidak ada persediaan? Perusahaan akan mengusahakan untuk membeli persediaan ketika hanya sedang dibutuhkan. 

Untuk melakukan metode ini, perusahaan harus membina hubungan baik dengan para supplier. Dengan begitu, kapan pun dan berapa pun jumlah barang yang perusahaan butuhkan, pemasok akan selalu siap untuk menyuplai persediaan.

4. Metode Analisa ABC

Metode ini akan menggolongkan bahan persediaan berdasarkan nilai persediaan. Nilai yang dimaksud di sini bukanlah harga tapi nilai total dari persediaan. Setiap barang akan dilabeli sesuai kelasnya masing-masing dan tiap barang akan diperlakukan berbeda sesuai dengan sifatnya.

Sebagai contoh terdapat persediaan kayu, cat, dan paku. Kayu diberi label A, karena kayu memerlukan perlakuan khusus untuk penyimpanan di gudang supaya tidak cepat rusak. Cat diberi label B karena penyimpanannya lebih mudah dibanding kayu. Untuk paku diberikan label C karena walaupun jumlahnya banyak, namun penyimpanan paku relatif lebih mudah dibanding dengan dua persediaan lainnya.

5. Metode Periodic Review

Metode ini menerapkan jadwal pemesanan persediaan dalam jangka waktu yang sama. Jadi, jadwal pesan barang sudah terjadwal secara rutin sehingga manajer keuangan dapat memperkirakan pengeluaran untuk membeli persediaan tersebut. Metode ini memiliki keunggulan antara lain untuk meredam fluktuasi permintaan kebutuhan bahan baku. Metode ini pun mudah dilakukan karena tidak perlu melewati proses administrasi yang panjang karena sudah terjadwal rutin. Namun, jika menerapkan metode ini perusahaan pun juga harus mengantisipasi kurangnya stok jika permintaan pelanggan tiba-tiba meningkat. 

Tingkatkan Loyalitas Customer dengan Menggunakan Omnichannel

Selain melakukan manajemen persediaan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan, hal ini pun dapat Anda tingkatkan jika menggunakan customer service atau customer support yang tersedia dalam berbagai channel sehingga dapat menjangkau pelanggan secara lebih luas, yang lebih sering dikenal sebagai omnichannel. 

TapTalk.io memiliki produk yaitu OneTalk yang merupakan salah satu contoh layanan omnichannel yang ada di Indonesia. OneTalk dapat meningkatkan loyalitas customer sehingga dapat meningkatkan kualitas dari bisnis yang sedang dijalankan. Kami memiliki banyak fitur menarik yang pastinya akan membantu Anda dalam melayani pelanggan. Dengan fitur maksimal dari OneTalk, Anda bisa menggabungkan semua channel ke dalam satu inbox untuk memudahkan Anda melihat informasi pelanggan serta pertanyaan apa saja yang pernah dilontarkan oleh mereka. Soal kredibilitas tidak perlu diragukan karena akan ada centang hijau atau verified badge untuk WhatsApp Official Business API sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menghubungi Anda dan menambah citra bagus bagi bisnis Anda.

TapTalk.io adalah solusi chat yang lengkap, aman, dan terjangkau bagi Bisnis Anda. Anda dapat menjawab semua pertanyaan dari pelanggan dan mampu mengelola pesan secara efisien. Tak hanya itu, terdapat fitur office hours and automated messages yang akan tetap membalas chat dari customer secara otomatis walau sudah lewat dari jam operasional bisnis Anda. Hal ini cukup penting karena akan menimbulkan first impression yang baik kepada pelanggan dan tentunya hal tersebut akan berpengaruh tentang penilaian toko kedepannya. Lalu kami juga menawarkan fitur customer ratings yang memungkinkan pelanggan untuk memberikan penilaian mengenai bisnis Anda, hal ini bisa menjadi patokan apakah pelanggan puas dengan layanan Anda atau tidak. Ada pula fitur Quick Reply Features yang akan memudahkan tim support Anda dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sering dilontarkan oleh pelanggan. Dengan begitu, pelanggan pun senang karena pertanyaannya langsung terjawab dan tim Anda akan bekerja secara efisien.

Tunggu apalagi? Segera hubungi kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.