Para pebisnis pasti paham bagaimana pentingnya peran seorang pembeli atau konsumen dalam keberlangsungan suatu usaha. Para pelangganlah yang akhirnya bersedia mengeluarkan uang untuk membeli produk atau jasa yang ditawarkan.
Saat ini, peran seorang pelanggan tidak hanya sebatas jual beli saja. Mereka pun turut berperan penting dalam perkembangan bisnis. Pelanggan bisa menjadi sumber informasi, inspirasi, sekaligus inovasi dalam bisnis. Dari poin-poin tersebut, perusahaan jadi bisa menentukan langkah, strategi bisnis yang efektif, menemukan terobosan baru, hingga menentukan target apa yang harus dicapai kedepannya.
Untuk itu, perusahaan harus bisa menjaga komunikasinya dengan baik kepada pelanggan. Sebuah komunikasi yang baik memang menjadi kunci keberhasilan seorang pelaku usaha dalam menjaga bisnisnya. Ini dia sejumlah tips yang bisa kami berikan supaya pebisnis dapat terus berkomunikasi dengan baik bersama pelanggannya.
Key Takeaways:
- Memiliki jalinan komunikasi yang baik dengan pelanggan sangatlah penting untuk keberlangsungan perusahaan.
- Tips untuk berkomunikasi efektif dengan pelanggan adalah dengan mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, menjadi pendengar yang baik, memberikan informasi yang akurat, menggunakan bahasa tubuh yang sopan, menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, bersikap sabar dan melakukan pendekatan proaktif.
Mengapa Berkomunikasi dengan Pelanggan Itu Penting?
Berkomunikasi dengan pelanggan adalah salah satu aspek yang paling penting dalam bisnis. Komunikasi tidak hanya mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap produk, tetapi juga memiliki dampak langsung pada pendapatan dan pertumbuhan bisnis. Dilansir dari Dropshipaja.com (2023), berikut adalah alasan mengapa komunikasi dengan pelanggan sangat penting.
- Membangun Hubungan yang Kuat dengan Pelanggan
Membangun komunikasi personal dengan pelanggan dapat menciptakan kesan positif dan membangun kepercayaan pelanggan terhadap bisnis. Pelanggan yang merasa dihargai dan dimengerti cenderung lebih loyal dan akhirnya kembali untuk membeli produk tersebut lagi.
- Pengaruh Terhadap Retensi Pelanggan
Biasanya, pelanggan akan berhenti menggunakan produk atau jasa suatu perusahaan jika mereka memiliki pengalaman buruk dengan layanan pelanggan. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya perusahaan untuk memberikan layanan pelanggan yang optimal dan berkualitas dan menjaganya dengan berkomunikasi yang baik dengan pelanggan.
Baca Artikel Terkait: 7 Cara Ampuh Meningkatkan Retensi Pelanggan yang Harus Dicoba
- Dampak Terhadap Pendapatan Bisnis
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya jika pelanggan berperan besar dalam meningkatkan pendapatan bisnis. Jika kepuasan pelanggan tinggi, maka pendapatan bisnis pun juga ikut tinggi. Hal ini menunjukkan bahwa investasi dalam komunikasi yang efektif dengan pelanggan dapat memberikan hasil yang signifikan pada bisnis.
- Meningkatkan Rekomendasi dan Referensi
Jika bisnis memperlakukan pelanggan dengan baik, maka kemungkinan produk kita direkomendasikan oleh pelanggan tersebut semakin tinggi. Adanya rekomendasi antar mulut pelanggan adalah salah satu bentuk pemasaran yang paling efektif, dan komunikasi yang baik dengan pelanggan dapat meningkatkan probabilitas mereka merekomendasikan bisnis kita.
- Mengidentifikasi dan Menangani Kebutuhan Pelanggan
Dengan berkomunikasi, maka suatu perusahaan dapat memahami apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan, serta bagaimana cara untuk memenuhinya. Hal ini membantu meningkatkan produk atau layanan perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.
8 Tips Berkomunikasi dengan Pelanggan
Seorang pebisnis dituntut untuk selalu bisa menyediakan layanan pelanggan yang maksimal, termasuk membangun komunikasi yang baik dengan pelanggan. Dilansir dari Tirto.id (2023), berikut adalah 8 tips komunikasi efektif dengan pelanggan.
- Mencari Tahu Kebutuhan Pelanggan
Pelanggan adalah orang yang berusaha untuk memenuhi kebutuhannya. Kualitas produk dan layanan perusahaan akan mempengaruhi keputusan pelanggan tersebut apakah jadi melakukan pembelian atau tidak.
Oleh sebab itu, dalam komunikasi yang efektif, seorang pebisnis sebisa mungkin harus mencari tahu apa kebutuhan pelanggan tersebut. Jadilah seseorang yang bisa memberikan solusi dari kebutuhan pelanggan yang baik.
- Menjadi Pendengar yang Baik
Menjadi pendengar yang baik adalah sebuah keharusan yang harus dilakukan oleh pelaku usaha untuk membangun komunikasi efektif dengan pelanggan. Dengan menjadi pendengar yang baik, pelanggan akan merasa diperhatikan dan dimengerti.
Pastikan untuk mendengar pelanggan dengan cermat sebelum menjawab atau memberikan solusi, sehingga mereka tidak perlu mengulangi kalimatnya. Dengan cara ini, seorang pebisnis dapat menangkap kegelisahan atau masalah pelanggan dengan lebih baik.
- Memberikan Informasi yang Akurat
Kepercayaan pelanggan adalah kunci dalam hubungan dengan pelanggan. Kepercayaan pelanggan ini bisa dibangun dengan selalu memberikan informasi yang akurat, tidak mengada-ngada, apa lagi berbohong demi mengangkat derajat produk.
Ketika perusahaan memberi informasi yang tidak akurat maka hal itu akan membahayakan bisnis dalam jangka panjang. Ini bisa membuat perusahaan kehilangan kredibilitasnya dan kepercayaan pelanggan pun memudar.
- Menggunakan Bahasa Tubuh yang Sopan
Tips komunikasi efektif dengan pelanggan selanjutnya adalah menggunakan bahasa tubuh yang sopan. Tidak hanya tutur bicara yang diperhatikan, bahasa tubuh pun juga harus dijaga ketika menghadapi seorang pelanggan. Jika pelanggan mendeteksi adanya bahasa tubuh yang kurang sopan dari pelaku usaha, tentu komunikasi tidak akan terjalin dengan baik.
Sebaliknya, jika bahasa tubuh yang dilakukan karyawan sopan dan ramah, maka akan membuat pelanggan merasa nyaman dan komunikasi efektif pun bisa tercapai. Bahasa tubuh yang sopan perlu diperhatikan meliputi senyum, kontak mata, dan postur tubuh yang percaya diri. Kita bisa membiasakan untuk menebar senyuman dan menjalin komunikasi dengan ramah.
- Menunjukkan Empati
Empati adalah kemampuan untuk merasakan dan memahami perasaan pelanggan. Menunjukkan empati kepada pelanggan dapat membuat mereka merasa didengar dan dihargai.
Empati ini bisa diterapkan dalam situasi krisis, misalnya saat pelanggan komplain, marah, mengkritik, dan sebagainya. Alih-alih menghindar dan berdalih, seorang pebisnis harus dapat menunjukkan empati atas kondisi pelanggan dan menawarkan solusi atas permasalahan yang dialaminya.
- Menggunakan Bahasa dan Kalimat yang Mudah Dimengerti
Komunikasi yang baik hanya dapat dicapai jika antar individu memahami maksud dari pesan yang disampaikan satu sama lain. Oleh karena itu, sebisa mungkin gunakanlah bahasa dan kalimat yang mudah dipahami oleh pelanggan.
Bagi pelanggan lokal, cobalah untuk menggunakan bahasa daerah yang sopan atau bahasa Indonesia ketika menjelaskan suatu hal. Kemudian, untuk interaksi dengan pelanggan internasional dapat menggunakan bahasa daerah mereka atau bahasa Inggris.
Manfaatkan kosa kata sederhana yang kemungkinan besar dipahami oleh semua orang. Sebaliknya, hindari menggunakan kata kiasan atau bahasa teknis yang sulit dimengerti.
- Bersikap Sabar
Tidak semua pelanggan memiliki pengetahuan yang sama atau pemahaman yang cepat tentang produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan.
Bersikaplah sabar saat menjelaskan atau memberikan informasi produk kepada mereka. Ingat bahwa ada banyak tipe pelanggan dan setiap tipe pelanggan punya karakteristik yang berbeda-beda.
- Menerapkan Pendekatan Proaktif
Tips terakhir untuk berkomunikasi efektif dengan pelanggan adalah menerapkan pendekatan proaktif. Pendekatan ini biasa juga dikenal dengan tindakan inisiatif. Daripada menunggu pelanggan mengajukan komplain atau bertanya, seorang pebisnis bisa berinisiatif menawarkan bantuan atau menjelaskan sebuah produk yang dibutuhkan pelanggan.
Contoh Berkomunikasi yang Baik dengan Pelanggan
Setelah mengetahui sejumlah tips untuk melakukan komunikasi efektif dengan pelanggan, kini kami akan memberikan contohnya. Dikutip dari Pinhome.id (2022), berikut adalah contoh berkomunikasi yang baik dengan pelanggan.
- Memberikan Tanggapan Pesan dengan Tepat Waktu
Contoh yang pertama dan bisa diterapkan oleh perusahaan adalah membalas pesan pelanggan secara tepat waktu. Terutama jika perusahan tersebut penjualannya berbasis online.
Agar komunikasi dengan pelanggan tetap terjalin dengan baik, perusahaan perlu memastikan untuk segera membalas pesan pelanggan di waktu yang tepat. Jika pesan tersebut adalah hal yang penting, maka sebisa mungkin tim customer service segera membalasnya. Jika bisnis tersebut sedang libur, maka buatlah pemberitahuan sehingga klien tidak perlu menunggu jawaban tanpa kepastian.
- Memberikan Update Pekerjaan
Salah satu keuntungan yang didapatkan dari majunya teknologi zaman sekarang adalah perusahaan dapat memberikan update secara langsung kepada klien. Jika ada update terbaru dari pekerjaan yang sedang dilakukan, maka kita bisa langsung memberitahu klien secara langsung. Hal ini akan meningkatkan nilai profesionalitas perusahaan di mata klien.
- Memahami Keinginan Klien dan Tidak Berasumsi
Contoh berikutnya adalah memahami keinginan konsumen dan tidak segera berasumsi. Setiap orang pastinya memiliki keinginannya sendiri. Kita sebagai pelaku usaha perlu mengetahui hal ini dengan menanyakannya kepada klien.
Memberikan pertanyaan tentang preferensi klien akan membuat pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih mudah. Kita bisa memberikan bantuan yang tepat sesuai informasi yang telah diperoleh. Jangan sampai kita sudah membuat asumi sendiri tanpa menanyakan keinginan konsumen, hal ini bisa dianggap menyinggung dan tidak menghargai mereka.
- Berkomunikasi Jika Terjadi Hambatan
Komunikasi online juga bisa dimanfaatkan perusahaan untuk memberitahu klien jika terjadi hambatan. Bicara dengan jujur kepada pelanggan apabila terjadi sebuah masalah akan membantu pekerjaan kita. Sebagai perusahaan yang menawarkan produk atau jasa, kita bisa berdiskusi dengan klien terkait masalah yang terjadi dan mencari solusinya bersama-sama.
Sebagai contoh, klien ingin mencari apartemen di daerah A dengan spesifikasi tertentu. Hanya saja, kita tidak bisa menemukan apartemen yang sesuai. Oleh karena itu, kita perlu menghubungi klien terkait hal tersebut dan bantu carikan solusi permasalahan bersama klien.
- Gunakan “Tolong, Terima Kasih, dan Maaf”
Kata “Tolong”, “Terima Kasih” dan “Maaf” sangatlah penting dalam berkomunikasi. Ketiga kata ini wajib digunakan jika ingin menjalin komunikasi dengan baik dengan klien. Kita bisa menggunakan kata-kata tersebut sesuai dengan keadaan.
Misalnya, kita terlambat membalas pesan klien karena sedang berada di perjalanan. Setelah sampai, kita perlu meminta maaf kepada klien karena terlambat dalam membalas pesan.
Bangun Komunikasi yang Baik dengan Pelanggan dengan TapTalk.io
Jika ingin membangun komunikasi yang baik dengan pelanggan, salah satu solusi yang bisa digunakan adalah menggunakan OneTalk by TapTalk.io. OneTalk tidak memakan banyak memori di perangkat apapun sehingga membuat pengalaman customer service akan menjadi lebih mulus dan lancar. Fitur-fitur yang tersedia seperti Disposition hingga Case Detail akan memperlancar jalinan komunikasi dengan pelanggan.
Tim perusahaan juga bisa bekerja dengan efektif karena mereka tidak harus standby selama 24/7 karena ada fitur AI Chatbot yang memastikan untuk membalas pesan pelanggan dengan cepat untuk berbagai pertanyaan dan kebutuhan pelanggan.
Tunggu apalagi? Yuk, mari tingkatkan customer service perusahaan dengan menggunakan OneTalk by TapTalk.io. Segera kunjungi laman resmi kami di sini untuk mendapat informasi selengkapnya.
Baca Juga: Tips Mudah Membangun Loyalitas Pelanggan
