Carissa Tirta Wijaya

Carissa adalah strategis konten dan desainer grafis dengan keahlian mendalam dalam mengembangkan strategi konten yang meningkatkan keterlibatan dan konversi. Sejak 2021, ia telah memimpin inisiatif desain dan konten di TapTalk.io, menerapkan solusi kreatif yang memajukan tujuan bisnis. Dengan latar belakang yang kuat dalam desain dan komunikasi visual dari BINUS University, Carissa menggabungkan pendekatan analitis dan kreatif dalam setiap proyek. Pengalamannya mencakup pekerjaan dengan berbagai brand di Indonesia, di mana ia menyempurnakan kemampuannya dalam desain dan strategi konten.

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, efisiensi, dan akurasi dalam penjualan menjadi kunci utama untuk meraih kesuksesan. Salah satu alat yang sangat berharga untuk mencapai tujuan tersebut adalah sistem pelacakan penjualan atau sales tracking system.

Dengan sales tracking system, perusahaan dapat memantau setiap langkah dalam aktivitas penjualan, mulai dari prospek awal hingga penutupan transaksi. Pelacakan yang efektif tidak hanya membantu dalam memahami performa tim penjualan, tetapi juga memberikan wawasan berharga mengenai perilaku pelanggan dan tren pasar.

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi apa itu sales tracking system, manfaatnya, dan bagaimana implementasinya dapat memberikan dampak positif bagi pertumbuhan bisnis Anda.

Key Takeaways:

Dengan sales tracking system, perusahaan dapat memantau setiap langkah dalam proses penjualan, mulai dari prospek awal hingga penutupan transaksi.
Mengutip dari Lindsey Boggs, VP Pengembangan dan Pemberdayaan Penjualan Glassbox, secara umum, sales tracking system dapat didefinisikan sebagai proses sistematis untuk mendokumentasikan semua aktivitas yang berkaitan dengan penjualan dalam suatu bisnis.
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari sales tracking system, penting untuk memastikan entri data yang akurat.

Pengertian Sales Tracking System

Dalam upaya mencapai manajemen penjualan yang efektif, penting untuk terlibat secara langsung dalam setiap tahap proses penjualan. Untuk dapat mencapai hasil yang ideal, Anda perlu dapat mengidentifikasi, melacak, dan menganalisis setiap langkah dari proses penjualan. Demi mencapai tujuan ini, Anda memerlukan sales tracking system atau sistem pelacakan penjualan untuk membantu bisnis melacak penjualan perusahaan dengan optimal.

Mengutip dari Lindsey Boggs, VP Pengembangan dan Pemberdayaan Penjualan Glassbox, secara umum, sales tracking system dapat didefinisikan sebagai proses sistematis untuk mendokumentasikan semua aktivitas yang berkaitan dengan penjualan dalam suatu bisnis.

Ini tidak hanya melibatkan pencatatan transaksi, tetapi juga memperinci setiap elemen dari proses penjualan, yang mencakup pencatatan setiap interaksi dengan pelanggan, transaksi yang dilakukan, serta langkah-langkah yang diambil oleh tim penjualan selama proses penjualan (Lindsey Boggs, 2024).

Dari kegiatan harian hingga proyeksi penjualan di masa depan, sistem ini membantu menjaga semua informasi terorganisir dan mudah diakses. Dengan melakukan sales tracking secara sistematis, perusahaan dapat memperoleh wawasan mendalam tentang berbagai faktor yang memengaruhi kinerja penjualan.

Ini mencakup analisis tentang produk mana yang paling laris, bagaimana respons pasar terhadap strategi pemasaran, dan efektivitas interaksi dengan pelanggan. Dengan informasi tersebut, tim penjualan dapat menyesuaikan pendekatan mereka untuk lebih memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

Secara keseluruhan, sales tracking system tidak hanya membantu dalam pemantauan kinerja saat ini, tetapi juga merupakan alat yang penting untuk perencanaan masa depan dan pengembangan strategi yang lebih efektif. Dengan memanfaatkan analisis data penjualan dari sales tracking system, perusahaan dapat mengoptimalkan proses penjualan mereka dan meraih hasil yang lebih maksimal.

Manfaat Sales Tracking System

Sales tracking system berfungsi sebagai alat vital dalam mengumpulkan dan menganalisis data penjualan, memberikan informasi relevan bagi manajemen untuk meningkatkan kinerja. Sistem ini mencakup pencatatan semua aktivitas terkait penjualan, termasuk interaksi dengan pelanggan dan transaksi yang dilakukan.

Dengan cara ini, Anda mendapatkan gambaran jelas tentang kinerja bisnis dan perilaku pelanggan. Proses ini bukan hanya tentang pengumpulan data, sales tracking system juga memungkinkan analisis yang lebih mendetail.

Misalnya, Anda dapat mengukur durasi siklus penjualan untuk mengoptimalkan efisiensi dan mengetahui di mana tim penjualan menghabiskan waktu mereka. Hal ini penting untuk mengidentifikasi apakah ada tugas yang bisa diotomatisasi, sehingga meningkatkan produktivitas.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari kerja sales tracking system, penting untuk memastikan entri data yang akurat. Ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan secara manual, setelah itu perangkat lunak akan menangani pengolahan data, mengekstrak informasi dari berbagai sumber, dan menyusunnya dalam laporan penjualan yang komprehensif.

Dengan fitur canggih yang ditawarkan, sistem ini dapat melacak transaksi yang telah ditutup, kutipan yang masih dalam proses, dan informasi historis klien, menghindari kerja manual yang memakan waktu.

Data yang diekstrak dari sales tracking system sangat berharga. Laporan penjualan yang dihasilkan memberikan wawasan tentang arah penjualan Anda, kinerja tim, dan efektivitas strategi penjualan.

Misalnya, jika seorang perwakilan penjualan berhasil mencapai target tetapi melakukan sedikit panggilan, mungkin mereka lebih fokus pada pendekatan yang lebih personal melalui LinkedIn. Dengan melacak dan menganalisis data tersebut, Anda bisa memahami mengapa strategi tertentu berhasil dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Dengan cara ini, sales tracking system tidak hanya menjaga Anda terinformasi, tetapi juga memungkinkan bisnis Anda untuk tetap fleksibel dan siap beradaptasi berdasarkan wawasan yang diperoleh dari data. Ini adalah langkah strategis menuju peningkatan kinerja penjualan dan konversi prospek menjadi pelanggan.

**6 Langkah-Langkah Sales Tracking System yang Optimal**

Mengutip dari Steli Efti, co-founder dan CEO dari Close dan seorang sales hustler yang paling terkemuka di Silicon Valley, berikut adalah langkah-langkah yang perlu bisnis lewati dalam membangun sebuah sales tracking system yang efektif (Steli Efti, 2021).

1. Pilih KPI dan Metrik yang Tepat untuk Sales Tracking

Dalam dunia penjualan, setiap bisnis memiliki ciri khas tersendiri yang membuatnya unik. Oleh karena itu, penting untuk menetapkan KPI (Key Performance Indicators) dan metrik yang relevan dengan kebutuhan spesifik Anda. Metrik yang tepat dapat memberikan gambaran yang jelas tentang kesehatan pipeline penjualan Anda.

Namun, ingatlah bahwa lebih banyak metrik tidak selalu berarti pelacakan yang lebih baik. Seringkali, kompleksitas bisa menjadi jebakan; tantangannya adalah bagaimana menyederhanakan informasi yang Anda miliki.

Mulailah dengan memilih metrik dan KPI yang memberdayakan tim Anda untuk berprestasi maksimal. Fokuslah pada metrik yang secara langsung mendukung tujuan spesifik bisnis Anda, dan berkomitmenlah untuk tetap konsisten dengan pilihan tersebut.

Sebagai langkah awal, coba batasi pilihan Anda pada sepuluh metrik kunci. Dengan pendekatan ini, Anda bisa menjaga fokus dan kesederhanaan. Jika diperlukan, Anda selalu dapat menambahkan metrik baru di masa depan, tetapi untuk saat ini, jadikan yang sederhana sebagai pedoman utama Anda.

2. Tentukan Proses Penjualan dan Siapkan Saluran Penjualan Anda

Agar sales tracking system Anda dapat diimplementasikan secara efektif, Anda memerlukan proses dan saluran penjualan untuk menerapkan wawasan yang diperoleh.

Jika Anda belum melakukannya, luangkan waktu untuk menetapkan proses penjualan yang unik bagi bisnis Anda. Tinjau pelanggan Anda saat ini dan analisis perjalanan mereka mulai dari menjadi prospek hingga melakukan pembelian. Kemudian, sempurnakan perjalanan tersebut menjadi langkah-langkah spesifik yang akan membantu Anda memenangkan penjualan.

Setelah proses Anda selesai, Anda dapat membuat saluran penjualan Anda sendiri. Saluran ini akan menggambarkan berbagai tahap dari proses penjualan Anda dan memungkinkan Anda melihat posisi setiap prospek di setiap tahap.

3. Rancang Alur Kerja Pelacakan CRM Anda

Dalam membangun sales tracking system, merancang alur kerja yang efisien sangatlah krusial. Alur kerja ini mencakup cara Anda mengumpulkan data, menyaring informasi, dan menyajikannya dalam bentuk laporan yang dapat dipahami dengan mudah.

Dengan memanfaatkan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) atau sistem lainnya, memiliki satu sumber kebenaran akan memberikan gambaran menyeluruh dengan mengintegrasikan semua data yang relevan. Ini penting karena data yang terfragmentasi dapat mengakibatkan kebingungan dan ketidakefisienan dalam proses pengambilan keputusan.

Pendekatan ini tidak hanya menghemat waktu yang berharga, tetapi juga memastikan bahwa tim Anda dapat lebih fokus pada analisis mendalam daripada terjebak dalam pengolahan data yang rumit dan memakan waktu. Dengan sistem yang terstruktur, Anda dapat dengan mudah melacak metrik penting, seperti tingkat konversi, waktu siklus penjualan, dan kepuasan pelanggan.

Penting untuk memastikan bahwa laporan yang dihasilkan dari sales tracking system ini tidak hanya mudah dipahami, tetapi juga menyoroti metrik-metrik kunci yang memberikan wawasan praktis. Wawasan ini harus dapat diimplementasikan secara langsung, memungkinkan tim untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih tepat.

Dengan demikian, sales tracking system yang efektif tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan keunggulan kompetitif yang diperlukan untuk berhasil di pasar yang semakin kompetitif.

4. Sesuaikan Berdasarkan Kebutuhan Anda

Kustomisasi merupakan elemen penting dalam mengoptimalkan sales tracking system Anda. Meskipun prinsip-prinsip pelacakan sama di setiap industri, rincian mengenai apa dan bagaimana Anda melacak harus disesuaikan untuk mencerminkan karakteristik dan dinamika pasar yang spesifik.

Misalnya, perusahaan teknologi mungkin lebih fokus pada biaya akuisisi pelanggan dan nilai seumur hidup, sedangkan bisnis ritel cenderung melacak penjualan harian serta pola kunjungan pelanggan. Dengan demikian, penting untuk memilih data yang relevan dengan tujuan dan indikator kinerja yang Anda tetapkan.

Buatlah dasbor yang mencerminkan informasi yang paling relevan bagi bisnis Anda, lalu gunakan data tersebut untuk membuat perubahan strategis. Langkah ini tidak hanya akan meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan dampak positif pada profitabilitas Anda.

Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat memanfaatkan sales tracking untuk mendorong pertumbuhan yang berkelanjutan dan mencapai hasil yang lebih baik.

5. Ubah Wawasan dari Data Menjadi Aksi Nyata

Setelah mengumpulkan wawasan dari data yang telah dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah menerapkannya dalam tindakan yang konkret.

Lakukan analisis rutin terhadap metrik yang telah Anda kumpulkan, dengan menjadwalkan waktu setiap bulan atau kuartal untuk mendalami hasilnya. Ajukan pertanyaan kunci seperti:

Apakah ada langkah yang diambil tim tetapi tidak menghasilkan hasil yang diharapkan?
Siapa perwakilan yang mencapai kuota penjualan, dan siapa yang tidak?
Di mana prospek terjebak dalam saluran penjualan?
Apa yang dilakukan perwakilan saat prospek tidak bergerak maju?
Apa perilaku yang menunjukkan prospek akan berhenti bertransaksi?

Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan dan mengambil langkah strategis. Misalnya, jika banyak prospek terjebak di tahap pertemuan, selidiki penyebabnya. Mungkin tim Anda perlu menekankan nilai dari pertemuan, bukan sekadar menjadwalkan.

Dengan pendekatan ini, Anda dapat meningkatkan konversi dan mencapai tujuan penjualan yang lebih baik.

6. Bagikan Wawasan Ini dengan Tim Lain

Setelah Anda berhasil menerapkan sales tracking system, langkah selanjutnya adalah menyebarluaskan wawasan berharga yang telah Anda kumpulkan.

Aktivitas tim sales tidak hanya berjalan sendiri. Mereka berkolaborasi erat dengan berbagai departemen, termasuk pemasaran, layanan pelanggan, keberhasilan pelanggan, dan pengembangan produk. Kolaborasi ini penting untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang holistik dan konsisten.

Wawasan dari proses penjualan dan perjalanan pelanggan tidak hanya bermanfaat bagi tenaga sales, tetapi juga memperkuat kolaborasi dengan tim lain.

Misalnya, jika sistem pelacakan menunjukkan banyak prospek terjebak di tahap kualifikasi, penting untuk mengevaluasi apakah tim pemasaran baru saja meluncurkan iklan di media sosial atau menggunakan metode lain untuk menghasilkan prospek. Metrik ini dapat menjadi indikator bahwa upaya pemasaran tersebut mungkin menarik prospek yang kurang berkualitas atau tidak sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

Oleh karena itu, penting untuk memiliki sales tracking system yang tidak hanya mudah diakses tetapi juga memungkinkan berbagi informasi secara real-time antar tim. Dengan pendekatan ini, Anda tidak hanya meningkatkan kolaborasi, tetapi juga efisiensi dalam proses kerja secara keseluruhan.

Setiap tim dapat berkontribusi dengan cara yang lebih terarah, memanfaatkan wawasan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan meningkatkan hasil akhir.

Peran Penting OneTalk dalam Mengoptimalkan Proses Penjualan Perusahaan

Sales tracking system yang efektif adalah kunci untuk meningkatkan kinerja tim sales dan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih tinggi. Dengan pemahaman yang mendalam tentang proses penjualan dan perjalanan pelanggan, tim dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan dan membuat keputusan yang lebih strategis.

Di sinilah OneTalk dari TapTalk.io berperan penting sebagai aplikasi Omnichannel yang dapat membantu mengoptimalkan sales tracking system Anda. Dengan fitur-fitur canggih yang ditawarkan oleh OneTalk, seperti pelaporan yang mudah diakses, analisis data real-time, dan integrasi yang mulus dengan berbagai tim, Anda dapat memastikan bahwa setiap prospek dan peluang terkelola dengan baik.

Dengan memanfaatkan OneTalk, Anda tidak hanya akan meningkatkan performa penjualan, tetapi juga menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik, menjadikan bisnis Anda lebih kompetitif di pasar yang terus berkembang.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai fitur yang ditawarkan oleh TapTalk.io? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut.

‍