Pernahkah Anda membeli sebuah produk yang tidak sesuai dengan iklannya? Anda akan merasa ditipu, bukan? Tanpa harus pikir panjang, Anda pasti akan segera mengembalikan produk dan meminta pengembalian dana, terutama jika Anda telah mengeluarkan sejumlah uang untuk itu.

Setelah itu, perlu banyak pertimbangan sebelum Anda akan membeli dari merek itu lagi. Itu terjadi karena mereka telah merusak kredibilitas perusahaan mereka dan kepercayaan Anda pada produk mereka. Hal ini disebabkan oleh kelalaian atau kurangnya jaminan kualitas atau yang sering disebut dengan quality assurance.

Dalam blog ini, kami akan menjelaskan secara mendalam, apa itu quality assurance dan 6 alasan penting melakukan quality assurance untuk meningkatkan bisnis Anda.

Apa Itu Quality Assurance

Quality assurance (QA) mencakup proses dan prosedur yang secara sistematis memantau berbagai aspek layanan atau fasilitas. Melalui audit dan bentuk penilaian lainnya, upaya penjaminan mutu mendeteksi dan memperbaiki masalah atau perbedaan yang berada di luar standar atau persyaratan yang ditetapkan.

Dengan kata lain, quality assurance memastikan tingkat kualitas yang tinggi selama pengembangan produk atau layanan.

Istilah "quality assurance" kadang-kadang digunakan secara bergantian dengan "quality control," aspek lain dari proses manajemen. Namun, quality control berkaitan dengan pemenuhan aktual dari persyaratan kualitas apapun yang telah diberlakukan. Quality assurance fokus untuk memeriksa metode quality control untuk memastikan mereka bekerja sesuai rencana.

Kebanyakan bisnis menggunakan beberapa bentuk quality assurance dalam produksi, dari produsen barang kemasan konsumen hingga perusahaan pengembangan perangkat lunak. Beberapa perusahaan bahkan dapat membentuk departemen quality assurance dengan karyawan yang hanya berfokus pada quality assurance.

Baca juga: 7 Tips Meningkatkan Retensi Pelanggan yang Wajib Dicoba

Bagaimana Quality Assurance Bekerja

Metode quality assurance berfokus pada penetapan proses yang baik untuk menghasilkan produk.

Revolusi Industri membawa lebih banyak spesialisasi dalam tenaga kerja, serta mekanisasi. Quality assurance berkembang untuk menangani tugas-tugas khusus yang dilakukan oleh pekerja. Dengan diperkenalkannya produksi massal, kebutuhan untuk memantau kualitas komponen yang diproduksi oleh sejumlah besar pekerja menciptakan peran pengawas kualitas.

Siklus PDCA Untuk Quality Assurance

QA memiliki siklus mapan yang disebut siklus PDCA, atau siklus Deming sesuai dengan pengembangnya W. Edwards Deming, yang dianggap oleh banyak orang sebagai bapak quality control dan quality assurance modern. Di bawah ini adalah empat langkah yang ada dalam siklus PDCA ini:

• Plan
  Merencanakan dan menetapkan tujuan yang terkait dengan proses perusahaan dan menentukan proses yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir yang berkualitas tinggi
• Do
  Inilah bagian tindakan, pengembangan dan pengujian produk dan mengubah rencana jika perlu. Tahap ini juga merupakan tahap pengumpulan data untuk menentukan efektivitas rencana.
• Check
  Disinilah proses dipantau, disesuaikan, dan diperiksa untuk melihat apakah itu memenuhi tujuan yang ditetapkan. Data yang dikumpulkan dari pengujian dibandingkan dan dimodifikasi agar sesuai dengan standar yang diharapkan.
• Act
  Tahap ini juga disebut sebagai tahap "menyesuaikan". Solusinya disesuaikan berdasarkan data yang dikumpulkan dari langkah “Do” dan “Check”. Langkah-langkah di atas diulang untuk memastikan proses yang diikuti organisasi, serta dievaluasi dan diperbaiki dari waktu ke waktu.

Baca juga: Apa Bedanya Program Customer Loyalty dan Customer Retention?

6 Alasan Pentingnya Quality Assurance

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda memerlukan program quality assurance:

1. Mencegah Kerusakan Reputasi Brand

Ketika pelanggan memikirkan brand Anda, gambar, perasaan, dan harapan spesifik harus muncul di benak mereka. Research In Motion (RIM), perusahaan telekomunikasi yang merancang Blackberry, mengalami peristiwa yang berdampak negatif pada mereknya.

Mereka dihadapkan dengan tuntutan hukum, subscription yang dibatalkan, dan tentunya rasa malu karena sistem email mereka down selama tiga hari berturut-turut. Sistem email utama dan cadangan mereka juga gagal. Program quality assurance yang baik bertugas untuk mencegah hal ini. Mempertahankan standar peraturan dan prosedur yang harus dipatuhi setiap orang adalah penting. Tetapi, perlu diingat bahwa standar pengukuran ini secara konstan akan terus meningkat. 

2. Mempertahankan Kepatuhan ISO

Sertifikasi ISO meningkatkan kredibilitas bisnis Anda, terutama dengan organisasi internasional. Untuk beberapa bisnis, supplier harus memiliki sertifikasi kualitas yang terus diperbarui. Hal ini menunjukkan bahwa bisnis Anda profesional dan stabil.

ISO 9001 mengharuskan organisasi mengatur proses untuk memahami persyaratan pelanggan. Setiap anggota organisasi Anda perlu memahami persyaratan ini. Analisis kepuasan pelanggan memiliki hubungan langsung dengan manajemen hubungan pelanggan. Untuk memenuhi standar, Anda perlu meminta feedback dari pelanggan dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul secepat mungkin.

Dengan menerapkan QA, Anda membuat komitmen rutin kepada pelanggan untuk memberikan kualitas secara konsisten.

3. Mengetahui Apa yang Diinginkan Pelanggan Anda

Mengetahui kebutuhan pelanggan bukan lagi soal tebak-tebakan. Investor juga memerlukan data kredibel untuk mempercayakan uang mereka kepada Anda. Program QA memberi Anda data langsung dari sumbernya—pelanggan. Dengan informasi tersebut, Anda dapat memahami poin keluhan pelanggan dan menyesuaikannya.

4. Produktivitas yang Lebih Tinggi

Dengan mengumpulkan data yang akurat dari program QA Anda, Anda memiliki semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk produksi anti-salah. Tidak perlu membuang uang lagi karena Anda telah menguasai prosesnya. Kini Anda tahu persis apa yang dibutuhkan pelanggan Anda dan tim yang tepat untuk pekerjaan itu.

5. Memiliki Tim yang Berfungsi Lebih Baik

Sekarang tiap proses telah dipraktekkan, bukan? Tidak ada lagi kebingungan tentang siapa yang dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik. Semua orang jadi tahu di bidang mana mereka unggul dan di bagian mana mereka harus memperbaiki diri. Sekarang yang tersisa hanyalah terus menerus melatih meningkatkan pondasi tim. 

6. Perencanaan yang Lebih Efisien dan Realistis

Lebih mudah untuk mencapai tujuan Anda jika Anda sudah mengetahui langkah-langkah yang harus diikuti. Inilah yang dilakukan program QA untuk perusahaan Anda. Jalan di depan cukup jelas, dan jika dilengkapi dengan data yang benar, Anda dapat mengevaluasi status proses Anda dan bahkan memprediksi waktu penyelesaian. Anda juga dapat melakukan kontrol kerusakan jika diperlukan.

Meskipun program QA mungkin tampak mahal dan memakan waktu, masihkah Anda ingin mengabaikannya?

- - -

Quality assurance adalah bagian penting dari manajemen kualitas yang berfokus pada tercapainya standar. Setiap organisasi membutuhkan cara standar menjalankan bisnis, sehingga memastikan kepatuhan dengan standar quality assurance yang tersedia.

Yang tidak disadari orang-orang adalah, membuat produk berkualitas buruk itu memakan biaya yang besar! Anda harus menangani keluhan pelanggan karena kegagalan produk, penarikan produk dari pasar, pengerjaan ulang, dan akumulasi memo. Semua ini dapat menyebabkan kerusakan fatal pada bisnis Anda, yang mengakibatkan inefisiensi, penundaan, biaya langsung, ketidakpuasan pelanggan, dan kurangnya kepercayaan pemegang saham.

Quality assurance membantu Anda menghemat uang, mencegah keadaan darurat yang tidak terduga, meningkatkan produktivitas dan efisiensi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan kepercayaan klien.

Meskipun quality assurance mungkin mahal, memakan waktu, dan terkadang cukup menantang untuk diterapkan, lebih baik menerapkannya sesegera mungkin. Selain itu, karena quality assurance berlangsung terus menerus dan selalu ada sesuatu yang baru, standar pengukuran ini secara konstan akan terus meningkat.

Gunakan solusi omnichannel dari OneTalk by TapTalk.io untuk mendukung kualitas brand Anda dengan menjaga komunikasi yang baik. Dengan berbagai fitur pilihan, Anda bisa melakukan perencanaan standar quality assurance secara langsung dengan pelanggan, hanya dengan satu dasbor messenger! 

Baca juga: Sikat Tuntas Conversion Rate, Dukung Penjualan Pakai Omnichannel

Lakukan quality assurance untuk perusahaan Anda sekarang dan jadikan OneTalk bagian dari perjalanan quality assurance Anda. Kami akan dengan senang hati menjawab pertanyaan Anda. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.