Mengenal Manajemen Operasional untuk Bisnis yang Sukses

Setiap orang tahu, bahwa tujuan dari eksistensi suatu bisnis adalah memperoleh keuntungan sebanyak-banyaknya dan berperan penting dalam kehidupan manusia. Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap bisnis memiliki banyak aspek dan sistem manajemen yang sangat kompleks, manajemen operasional adalah salah satunya.

Secara garis besar, manajemen operasional merupakan suatu konsep dan praktik yang digunakan dalam mengelola operasi atau kegiatan yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa dalam suatu organisasi. Tujuan dari manajemen operasional adalah mencapai fleksibilitas, efisiensi, dan efektivitas dalam menjalankan operasi organisasi dengan menggunakan sumber daya secara optimal.

Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa manajemen operasional adalah salah satu aspek kunci dari setiap organisasi, baik itu bisnis maupun non-profit. Hal ini berkaitan dengan pengelolaan semua kegiatan operasional atau produksi dalam organisasi, yang berperan penting dalam mencapai kesuksesan dan keunggulan kompetitif. Dalam konteks yang semakin kompleks dan berubah-ubah, manajemen operasional memainkan peran yang vital dalam memastikan kelancaran operasi organisasi dan memenuhi kebutuhan pelanggan.

Artikel ini akan membahas pengertian, proses, tujuan, teori, dan bagaimana strategi yang efektif dapat diterapkan dalam mengelola operasi sebuah organisasi. Anda juga akan mendapatkan pengetahuan tentang apa sayang yang perlu dilakukan oleh seorang manajer operasi, serta mengidentifikasi beberapa tantangan yang sering dihadapi.

Key Takeaways:

• Manajemen operasional adalah suatu proses yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan pengendalian operasi dalam suatu organisasi.
• Di dalam manajemen operasional, terdapat berbagai tahapan yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi, seperti meningkatkan efisiensi, meningkatkan kualitas produk atau jasa, mengurangi biaya produksi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan daya saing perusahaan.
• Dengan menerapkan manajemen operasional yang baik, organisasi dapat mencapai keberhasilan dalam menjalankan operasionalnya.

Pengertian dan Konsep Dasar Manajemen Operasional

Manajemen operasional adalah suatu pendekatan yang berkaitan dengan proses-proses inti dalam suatu organisasi. Ini mencakup berbagai aspek seperti perencanaan produk dan layanan, pengelolaan rantai pasokan, pengendalian kualitas, pengelolaan persediaan, pengelolaan tenaga kerja, serta peningkatan proses operasional. Manajemen operasional bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan beroperasi dengan efisien, efektif, dan sesuai dengan tujuan strateginya.

Manajemen operasional tidak hanya berkaitan dengan pengelolaan proses produksi, tetapi juga melibatkan aspek-aspek lain seperti manajemen persediaan, pengelolaan rantai pasokan, manajemen kualitas, pengelolaan risiko, dan pengendalian biaya. Tujuan dari manajemen operasional adalah untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas operasi organisasi sehingga dapat mencapai keunggulan kompetitif di pasar yang semakin kompetitif.

Dengan mengimplementasikan manajemen operasional yang baik, perusahaan dapat mencapai hasil produksi yang lebih baik, mengurangi biaya produksi, meningkatkan kepuasan konsumen, menghasilkan produk yang berkualitas, serta mampu bersaing secara efektif di pasaran.

Proses Manajemen Operasional

Proses manajemen operasional terdiri dari beberapa tahap yang saling terkait dan saling melengkapi. 

Berikut ini adalah tahap-tahap dalam manajemen operasional secara lebih rinci:

1. Perencanaan

Perencanaan merupakan tahap awal dalam manajemen operasional. Pada tahap ini, manajer operasional melakukan analisis kebutuhan dan menentukan tujuan yang ingin dicapai. Selain itu, mereka juga merumuskan strategi, mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, melakukan forecasting, dan merencanakan tata letak dan alur proses produksi. Perencanaan harus memperhatikan faktor-faktor seperti permintaan pasar, ketersediaan bahan baku, serta kapasitas produksi.

2. Pengorganisasian

Setelah perencanaan dilakukan, tahap berikutnya adalah pengorganisasian. Pada tahap ini, manajer operasional mengatur pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada karyawan. Mereka juga membangun struktur organisasi, melakukan pengelompokkan aktivitas, dan membangun hubungan antarbagian. Pengorganisasian yang baik akan memastikan adanya koordinasi yang efektif dalam pelaksanaan operasi.

3. Pelaksanaan

Pelaksanaan adalah tahap di mana rencana yang telah disusun dilaksanakan. Pada tahap ini, manajer operasional mengimplementasikan rencana operasional yang telah ditetapkan. Mereka memastikan bahwa produksi berjalan sesuai dengan rencana, mengawasi kegiatan operasional, memantau kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, dan melakukan koordinasi antar bagian. Manajer operasional juga bertanggung jawab terhadap manajemen persediaan, pengadaan bahan baku, dan pengendalian kualitas.

4. Pengawasan

Pengawasan merupakan tahap penting dalam manajemen operasional. Pada tahap ini, manajer operasional melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan operasi untuk memastikan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tercapai. Mereka melibatkan diri dalam mengawasi pencapaian target produksi, memeriksa kualitas produk, membaca laporan keuangan, dan mendapatkan umpan balik dari karyawan maupun konsumen. Pengawasan yang baik akan membantu dalam mengidentifikasi masalah atau hambatan yang mungkin muncul dalam operasi dan memungkinkan dilakukannya tindakan perbaikan atau penyesuaian.

5. Pengendalian

Pengendalian merupakan tahap terakhir dalam manajemen operasional. Pada tahap ini, manajer operasional melakukan pengendalian atas proses operasional untuk memastikan bahwa operasi berjalan dengan efisien dan berkualitas. Mereka melakukan evaluasi dan analisis terhadap hasil kerja, memberikan umpan balik kepada karyawan, serta melakukan perbaikan dan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan efektivitas operasi.

Tujuan Manajemen Operasional

Manajemen operasional bertujuan untuk mencapai beberapa hal, antara lain:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasi

Manajer operasional berupaya untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya agar operasi berjalan secara efisien, baik dari segi waktu, biaya, maupun tenaga kerja.

2. Meningkatkan Kualitas Produk atau Jasa

Melalui manajemen operasional yang baik, manajer operasional dapat memastikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.

3. Mengurangi Biaya Produksi

Dengan mengelola operasi dengan efektif, manajer operasional dapat mengidentifikasi penyebab biaya produksi yang tinggi dan mengambil langkah-langkah untuk menguranginya.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan menghasilkan produk atau jasa yang berkualitas, tepat waktu, dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, manajemen operasional dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Pengembangan Produk: Pengertian, Tahap, dan Tipsnya

5. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Dengan mengoptimalkan operasi, perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dan tetap bersaing di dalam pasar yang kompetitif.

Strategi Manajemen Operasional

Ada berbagai strategi yang dapat digunakan dalam manajemen operasional, tergantung pada tujuan dan kebutuhan perusahaan. 

Berikut adalah beberapa strategi manajemen operasional:

1. Total Quality Management (TQM)

Strategi ini fokus pada peningkatan kualitas produk atau jasa perusahaan. Perusahaan berusaha untuk mencapai standar kualitas yang tinggi dan melebihi ekspektasi pelanggan. Dalam strategi ini, manajemen operasional harus fokus pada perencanaan dan pengendalian kualitas di setiap tahap produksi, pelatihan karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan kesadaran kualitas, serta penggunaan metode dan alat pengukuran kualitas yang tepat.

2. Diferensiasi Produk

Strategi ini bertujuan untuk membedakan produk atau jasa perusahaan dari pesaing di pasar. Perusahaan berupaya untuk menciptakan keunggulan kompetitif melalui inovasi produk, kualitas yang superior, desain yang menarik, atau layanan pelanggan yang unggul. Dalam strategi ini, manajemen operasional harus fokus pada peningkatan kualitas produk, peningkatan efektivitas R&D, serta pengelolaan rantai pasokan yang cermat untuk memastikan pengiriman produk yang tepat waktu dan berkualitas tinggi.

3. Strategi Keberlanjutan

Strategi ini melibatkan pengelolaan operasional dengan memperhatikan dampak lingkungan dan sosial. Perusahaan berupaya untuk mengurangi dampak negatif operasi pada lingkungan, meningkatkan efisiensi energi dan penggunaan bahan baku, serta memperluas tanggung jawab sosial perusahaan. Dalam strategi ini, manajemen operasional harus fokus pada integrasi keberlanjutan dalam setiap aspek operasional, menerapkan praktik ramah lingkungan dan mendorong karyawan untuk berpartisipasi dalam inisiatif keberlanjutan.

4. Strategi Fleksibilitas Operasional

Strategi ini bertujuan untuk memastikan fleksibilitas dan responsivitas operasional perusahaan terhadap perubahan permintaan pasar atau kebutuhan pelanggan. Perusahaan berupaya untuk memiliki sistem produksi yang dapat dengan cepat menyesuaikan output sesuai permintaan, mempersingkat waktu siklus produksi, dan merespons perubahan tren pasar dengan cepat. Dalam strategi ini, manajemen operasional harus fokus pada perencanaan dan pengelolaan kapasitas produksi yang fleksibel, implementasi teknologi yang memungkinkan perubahan cepat, serta pengelolaan persediaan yang efisien.

5. Pengembangan SDM

Suatu operasional bisnis tidak dapat berjalan dengan baik bila tidak didukung oleh sumber daya manusia yang maju. Oleh karena itu, pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia adalah bagian penting dari manajemen operasional yang sukses.

Teori-Teori dalam Pelaksanaan Manajemen Operasi

Manajemen operasi modern berkisar pada empat teori:

1. Business Process Redesign (BPR)

Business Process Redesign merupakan teori manajemen bisnis yang difokuskan pada analisis dan perancangan alur kerja dan proses bisnis dalam perusahaan. Tujuan dari BPR adalah untuk membantu perusahaan merestrukturisasi organisasi secara dramatis dengan mendesain proses bisnis dari awal.

2. Reconfigurable Manufacturing Systems

Teori ini dirancang untuk menggabungkan perubahan yang dipercepat dalam struktur, perangkat keras, dan komponen perangkat lunak. Hal ini memungkinkan sistem untuk menyesuaikan diri dengan cepat terhadap kapasitas yang dapat digunakan untuk melanjutkan produksi dan seberapa efisien sistem tersebut berfungsi sebagai respons terhadap perubahan pasar atau sistem intrinsik.

3. Six Sigma

Six Sigma merupakan sebuah pendekatan yang berfokus pada kualitas. Kata "six" merujuk pada batas kontrol, yang ditempatkan pada enam deviasi standar dari rata-rata distribusi normal. Alat yang digunakan dalam proses Six Sigma termasuk grafik tren, perhitungan potensi cacat, dan rasio lainnya.

4. Lean Manufacturing

Teori ini fokus pada pengendalian biaya operasional dan efisiensi dalam penggunaan sumber daya. Dalam teori ini, perusahaan berupaya untuk mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi produksi, mengoptimalkan penggunaan bahan baku dan energi, dan mengurangi biaya pengadaan dan persediaan. Tujuannya adalah untuk mencapai biaya produksi yang rendah dan meningkatkan profitabilitas perusahaan.

Baca juga: Ketahui Pentingnya Manajemen Persediaan, Fungsi dan Metodenya

Apa Saja yang Harus Dilakukan Manajer Operasi?

Manajer operasi terlibat dalam mengkoordinasikan dan mengembangkan proses baru sambil mengevaluasi kembali struktur yang ada saat ini. Organisasi dan produktivitas adalah dua pendorong utama untuk menjadi seorang manajer operasi, dan pekerjaan ini sering kali membutuhkan keserbagunaan dan inovasi.

Sebagai bagian dari tanggung jawab harian mereka, manajer operasi harus memiliki berbagai keahlian berikut ini:

• Keahlian teknis di berbagai bidang seperti otomatisasi produksi, seperti entri data, pelacakan anggaran, dan desain.
• Kemampuan organisasi dan perhatian terhadap detail, seperti melacak file proyek, laporan karyawan, anggaran, jadwal, dan detail lainnya yang terkait dengan proses perusahaan.
• Kecakapan motivasi dalam bentuk keterampilan kepemimpinan yang kuat, seperti memotivasi, menginspirasi ide, dan membina tim yang suportif dan beragam.
• Kecakapan analitis, seperti keahlian dalam analisis dan mitigasi risiko saat memulai proyek baru. Selain itu, seorang manajer operasi juga harus menganalisis proses untuk mengidentifikasi tantangan dan menawarkan solusi jika terjadi situasi negatif.
• Kemahiran dalam mengambil keputusan, terutama di bawah tekanan ketika hanya ada sedikit waktu untuk menilai semua faktor.
• Kemampuan untuk mempertahankan standar kualitas, yaitu yang berkaitan dengan bahan baku, mesin, prosedur produksi, pengemasan, proses pengiriman, dan produk jadi.

Tantangan-Tantangan dalam Manajemen Operasional

Manajemen operasional dihadapkan pada berbagai tantangan yang dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas operasi suatu organisasi.

Berikut adalah beberapa tantangan umum dalam manajemen operasional:

• Perubahan dalam Lingkungan Bisnis: Perubahan ekonomi, sosial, politik, dan teknologi dapat mempengaruhi kebijakan, tuntutan pelanggan, dan persaingan dalam pasar. Manajemen operasional harus mampu menyesuaikan operasi dengan perubahan ini.
• Peningkatan Biaya Produksi: Kenaikan biaya bahan baku, tenaga kerja, energi, dan lainnya dapat berdampak negatif pada profitabilitas. Manajemen operasional harus mencari cara untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi operasional.
• Globalisasi: Untuk perusahaan yang beroperasi di pasar global, manajemen rantai pasokan yang kompleks dan regulasi yang berbeda-beda dapat menjadi tantangan. Koordinasi dan pengelolaan rantai pasokan yang efisien sangat penting.
• Pergantian Karyawan: Pergantian karyawan yang tinggi dapat mengganggu proses operasional dan mengakibatkan hilangnya pengetahuan dan pengalaman. Manajemen harus fokus pada retensi karyawan dan pelatihan yang efektif.
• Tantangan Teknologi: Perubahan cepat dalam teknologi memerlukan perusahaan untuk selalu memperbarui sistem dan proses operasional mereka agar tetap kompetitif.
• Risiko Pasokan: Gangguan dalam rantai pasokan seperti bencana alam, krisis politik, atau masalah dengan pemasok dapat mengganggu produksi. Manajemen operasional perlu merencanakan dan mengelola risiko-risiko ini.
• Regulasi dan Kepatuhan: Peraturan dan persyaratan hukum yang berubah-ubah memerlukan perusahaan untuk mematuhi standar yang lebih ketat. Pelanggaran dapat mengakibatkan sanksi dan kerugian reputasi.
• Pelanggan yang Lebih Menuntut: Pelanggan modern memiliki ekspektasi yang lebih tinggi terkait dengan kualitas, kecepatan pengiriman, dan pelayanan pelanggan. Manajemen operasional harus berfokus pada memenuhi kebutuhan pelanggan ini.
• Keamanan Cyber: Tidak dapat dipungkiri bahwa di era digital seperti sekarang ancaman siber dapat mengganggu operasi bisnis dan menyebabkan kebocoran data yang sensitif.
• Isu Lingkungan: Tekanan untuk operasi yang lebih berkelanjutan dan ramah lingkungan semakin meningkat. Manajemen operasional harus mempertimbangkan praktik-produksi yang lebih berkelanjutan dan ramah lingkungan.
• Peningkatan Kompleksitas Produk: Produk yang lebih kompleks memerlukan perencanaan, pengawasan, dan manajemen yang lebih cermat dalam seluruh siklus hidup produk.

Wujudkan Bisnis yang Maju dengan Integrasi Manajemen Operasional Anda Bersama TapTalk.io

Bisnis yang selalu tepat sasaran dan selalu berkembang merupakan indikator bisnis yang sukses. Semua itu tidak akan terwujud bila perusahaan Anda tidak memiliki sistem manajemen yang baik. Maka, mengembangkan sistem manajemen bukanlah pilihan nomor dua bagi para pengusaha yang profesional.

Komunikasi, merupakan salah satu hal penting yang harus Anda kembangkan untuk menciptakan suatu sistem manajemen yang efektif dan efisien. Terutama di era digital seperti sekarang, alur komunikasi kian cepat dengan adanya berbagai media sosial yang menyediakan fitur chat.

Untuk mengolah potensi yang ada di media sosial tersebut, TapTalk.io merupakan solusi chat yang wajib Anda kenal dan gunakan!

Mengapa demikian? TapTalk.io dengan produknya, OneTalk, menawarkan kemudahan dalam pengelolaan komunikasi dengan pelanggan. Sehingga Anda dapat memberikan customer experience yang berkesan dan membangun citra bisnis yang profesional di mata pelanggan.

Sebagai solusi chat yang lengkap, OneTalk by TapTalk.io telah terintegrasi dengan berbagai media sosial mainstream seperti Facebook, WhatsApp, Instagram, Telegram, dll. Kecanggihan OneTalk tidak dapat diragukan lagi karena telah menggunakan teknologi AI ChatGPT, sehingga tim pemasaran dan layanan pelanggan perusahaan Anda tidak kesusahan menghadapi pesan pelanggan yang membanjir dan tetap stay on 24/7.

Kecanggihan OneTalk tidak hanya berhenti disitu! OneTalk juga mampu untuk menggabungkan berbagai platform media sosial kedalam satu dashboard, sehingga meningkatkan efisiensi komunikasi Anda dengan pelanggan.

Jadi, apa lagi yang masih Anda ragukan? Wujudkan cita-cita bisnis Anda bersama OneTalk by TapTalk.io!