Belakangan ini, chatbot WhatsApp telah menjadi salah satu alat yang harus dimiliki oleh bisnis yang ingin berinteraksi lebih baik dengan pelanggan mereka. 

Jika Anda memiliki bisnis online, Anda tentu tahu bahwa pelanggan mencari respon bisnis yang cepat. Oleh karena itu, chatbot WhatsApp dapat memberdayakan proses komunikasi bisnis Anda untuk memenuhi harapan audiens Anda soal kecepatan.

80% bisnis menengah & besar yang menggunakan chatbot WhatsApp setuju bahwa fitur itu membantu mereka meningkatkan pemasaran dan customer support.

Namun, bagaimana cara membuat dan tutorial menggunakan chatbot WhatsApp? Dan, apa saja keuntungan yang bisa didapatkan dari fitur chatbot? Temukan jawabannya di blog ini.

Key Takeaways: 

• WhatsApp chatbot merupakan sejenis perangkat lunak yang dirancang khusus untuk digunakan di aplikasi WhatsApp.
• Dengan WhatsApp chatbot, Anda dapat memberikan panduan kepada pelanggan tentang cara melakukan pembelian dan menjawab pertanyaan mereka secara langsung, ini memungkinkan interaksi yang lebih efisien dengan banyak pelanggan melalui jawaban otomatis.
• WhatsApp chatbot dapat Anda manfaatkan untuk mengirim pesan secara otomatis yang berisikan pertanyaan umum atau konfirmasi janji temu, pembelian, dan pengiriman secara real-time. 

‍

Mengenal Apa yang Dimaksud dengan Chatbot WhatsApp

Chatbot merujuk pada program komputer yang didukung oleh Artificial Intelligence (AI) yang dapat mengelola percakapan dengan manusia. Program ini bertugas meniru percakapan manusia dengan tujuan membantu berbagai departemen layanan pelanggan di perusahaan, menghemat anggaran, dan memastikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

WhatsApp chatbot merupakan sejenis perangkat lunak yang dirancang khusus untuk digunakan di aplikasi WhatsApp. Chatbot WhatsApp dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, mulai dari kegiatan pemasaran, penjualan, dan promosi, serta mengelola permintaan dukungan pelanggan dengan efektif atau tanpa pengawasan manusia.

Dengan WhatsApp chatbot, Anda dapat memberikan panduan kepada pelanggan tentang cara melakukan pembelian dan menjawab pertanyaan mereka secara langsung, ini memungkinkan interaksi yang lebih efisien dengan banyak pelanggan melalui jawaban otomatis.

WhatsApp chatbot dapat Anda manfaatkan untuk mengirim pesan secara otomatis yang berisikan pertanyaan umum atau konfirmasi janji temu, pembelian, dan pengiriman secara real-time. Interaksi ini akan meningkatkan pengalaman pelanggan serta menghemat waktu dan biaya yang berharga untuk bisnis.

‍

10 Manfaat WhatsApp Chatbot untuk Bisnis

Menurut verloop.io, perusahaan yang bekerja di bidang kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi percakapan yang berpengalaman dalam membuat chatbot, ada beberapa manfaat yang akan diterima bisnis dari mengaplikasikan chatbot WhatsApp untuk bisnis, yaitu sebagai berikut (Gaurav Singh, 2022).

Jangkauan Luas pada Aplikasi Chat Terpopuler Dunia

Seperti yang sudah kita ketahui, WhatsApp adalah platform pesan terpopuler di dunia, dengan lebih dari 3 miliar pengguna aktif yang berkomunikasi dengan teman dan keluarga setiap harinya (WhatsApp, 2024). Data dari WhatsApp sendiri mencatat lebih dari 100 miliar pesan dikirim setiap harinya pada tahun 2021.

Tidak hanya perpesanan pribadi, tetapi perusahaan juga mengikuti pelanggan mereka ke platform yang digunakan oleh pelanggan, WhatsApp adalah nama yang dikenal dan digunakan secara luas oleh segala usia, mulai dari anak-anak usia 5 tahun hingga orang tua berusia 80 tahun.

Aplikasi ini dikenal memiliki antarmuka yang sangat intuitif dan sederhana, memungkinkan semua pelanggan untuk menggunakannya secara maksimal tanpa memerlukan keterampilan teknologi yang tinggi.

Hal ini memudahkan proses onboarding dan meningkatkan keterikatan pengguna. Misalnya berdasarkan studi kasus yang diliput oleh verloop.io, sebuah merek eCommerce memilih WhatsApp untuk memastikan proses onboarding pengguna yang lancar di pedesaan India. Dengan fitur chatbot WhatsApp, mereka berhasil melayani lebih dari 500.000 rumah tangga di pedesaan India.

Ketersediaan 24/7 dengan Keamanan Tinggi

Enkripsi end-to-end milik WhatsApp menjadikannya salah satu platform paling aman di dunia. Fitur ini memastikan bahwa hanya Anda dan penerima pesan yang dapat membaca pesan yang dikirim, tanpa ada pihak lain di antara kalian, bahkan WhatsApp sendiri.

Hal ini kemudian membuat WhatsApp menjadi platform yang sangat cocok untuk mengirim pesan yang mengandung informasi sensitif, OTP, pembaruan transaksi, dan tindak lanjut semuanya dapat dikirim melalui WhatsApp.

Selain itu, berbeda dengan saluran konvensional, chatbot WhatsApp memiliki keunggulan utama, yaitu ketersediaannya selama 24 jam untuk membantu bisnis serta pengguna.

Meningkatkan Visibilitas dan Hubungan dengan Pelanggan

Pelanggan yang mendapatkan dukungan tanpa hambatan lebih cenderung untuk kembali membeli dari perusahaan tersebut. Perusahaan perlu selalu ada untuk pelanggan kapanpun mereka membutuhkan.

Dengan otomatisasi 24/7, WhatsApp chatbot memastikan ketersediaan setiap saat. WhatsApp juga memiliki penetrasi pasar yang luas sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan keberadaan di berbagai lokasi.

WhatsApp memastikan merek dan perusahaan Anda selalu dapat dijangkau dengan satu klik saja. Anda dapat membuat tautan click-to-chat WhatsApp dan mengarahkan pengguna ke nomor WhatsApp Anda. Tambahkan tautan ini di beranda situs web Anda atau buletin email untuk memastikan pelanggan tahu bagaimana dan dimana untuk menghubungi Anda saat dibutuhkan. Dengan begini, produk Anda mudah dijangkau dan layanan Anda nyaman digunakan.

Lebih Cepat Menyelesaikan FAQ Pelanggan

Pengguna produk atau layanan bisnis pasti mengajukan sangat banyak pertanyaan setiap harinya. Entah itu tentang pengembalian dana dan status pesanan untuk merk eCommerce atau tentang aplikasi pinjaman rumah untuk bank. Namun, bagi Anda, ini adalah pekerjaan sehari-hari.

WhatsApp chatbot bisa mengambil ahli beban ini dari Anda. Fitur chatbot dapat membantu Anda untuk menjawab dengan mudah semua pertanyaan umum yang sering diajukan pelanggan. Percakapan dengan pelanggan dapat dijawab setiap saat, baik siang maupun malam.

Pengalaman Pengguna yang Memuaskan dengan Template Pesan Berkualitas

WhatsApp memiliki prioritas untuk mengedepankan pengalaman percakapan yang baik. Aplikasi ini sendiri sudah menjadi aplikasi obrolan pribadi satu lawan satu bagi pengguna, sehingga perusahaan tidak boleh mengirim pesan secara acak dan tidak relevan yang dapat mengurangi kualitas pengalaman pelanggan.

Oleh karena itu, bisnis yang ingin memulai percakapan dengan pelanggan melalui WhatsApp chatbot harus menggunakan template pesan. Template ini harus disetujui oleh tim WhatsApp untuk memastikan bahwa komunikasi tetap berkualitas tinggi, relevan, dan jelas,

Personalisasi dengan Data Pengguna dan Media

Selain kemudahan dan fleksibilitas WhatsApp chatbot, chatbot yang dirancang dan dilatih dengan baik dapat meniru percakapan alami. Selama interaksi ini, chatbot dapat mengumpulkan dan mengingat data serta konteks pengguna yang relevan.

Fitur chatbot memungkinkan personalisasi yang tinggi karena kebutuhan dan perilaku setiap pengguna dapat dengan mudah dipetakan dan dilayani oleh chatbot yang memberikan respons yang relevan.

Selain itu, kekayaan media yang dimiliki WhatsApp membuatnya menjadi platform yang ideal bagi perusahaan untuk berinteraksi dengan pelanggan. Tidak seperti dukungan melalui email atau telepon, WhatsApp memungkinkan perusahaan untuk mengirim foto, video, gif, rekaman suara, dan dokumen.

Pemasaran dan Periklanan yang Ditargetkan dan Disesuaikan

Kita semua tahu bahwa chatbot WhatsApp memastikan pengalaman pengguna Anda tetap maksimal. Meskipun sebelumnya WhatsApp melarang bisnis mengirim konten pemasaran, aturan tersebut telah berubah sejak September 2021.

Kini, WhatsApp memungkinkan bisnis untuk mengirim template pesan yang bersifat non-transaksional dan sepenuhnya promosi. Namun, hal ini harus sesuai dengan aturan tertentu. Untuk memastikan pesan relevan bagi pengguna, chatbot WhatsApp Anda dapat mengirim template yang telah dipilih pengguna untuk diterima, dipersonalisasi, dan memberikan nilai tambah dengan call-to-action yang jelas.

Penggunaan pesan yang relevan memastikan tingkat pembukaan yang lebih tinggi, rasio klik-tayang (CTR) yang lebih baik, lebih banyak konversi, dan pengembalian investasi (ROI) yang lebih besar untuk bisnis.

Rentang Produk yang Mudah Diakses

Seiring perkembangan teknologi, WhatsApp kini semakin menjadi pusat perbelanjaan online. Perdagangan melalui percakapan WhatsApp tidak hanya dapat digunakan untuk berbelanja online, tetapi juga meningkatkan pengalaman pelanggan.

Misalnya, pesan produk tunggal dan multipel yang baru diluncurkan memungkinkan Anda untuk menawarkan produk atau menampilkan katalog 30 produk yang relevan dengan kebutuhan pengguna.

Dengan titik masuk yang ditanamkan di lokasi digital tertentu, Anda dapat mengarahkan pengguna ke toko WhatsApp Anda, berkomunikasi dan menjual, serta tawarkan dukungan pasca-pembelian dalam jendela obrolan yang sama.

Agen Routing yang Lebih Cepat dan Cerdas

Permasalahan dengan saluran atau alat tanpa penjaga yang digunakan oleh perusahaan adalah bahwa intervensi manusia tidak pernah datang dengan cepat. Sebuah email membutuhkan waktu berjam-jam untuk melibatkan departemen atau agen yang tepat.

Namun, dengan chatbot WhatsApp untuk bisnis, manusia dapat dengan lancar dan instan mengambil percakapan dari bot. Fitur chatbot membantu bisnis untuk memberikan layanan pelanggan yang sangat baik, tanpa harus bekerja melalui ribuan percakapan monoton.

Baca juga: Chatbot adalah: Fungsi, Cara Kerja, dan Jenis Chatbot

‍

Cara Membuat Chatbot WhatsApp

Tidak semua nomor WhatsApp biasa bisa mengaktifkan fitur. Oleh karena itu, ada sejumlah langkah yang perlu Anda lakukan untuk bisa menggunakan chatbot.

1. Penuhi Syarat Ketentuan WhatsApp Business API

Sebelum Anda mendaftarkan bisnis ke WhatsApp Business API, pastikan Anda telah memenuhi syarat dan ketentuannya.

WhatsApp sangat memperhatikan industri tempat bisnis Anda beroperasi. Misalnya, bagi Anda yang bergerak di industri berikut, Anda akan kesulitan untuk mendapatkan akses API 

• pemerintah,
• organisasi politik,
• vendor perangkat lunak independen,
• industri uang (permainan, perjudian),
• konten dewasa, hiburan,
• senjata,
• alkohol,
• tembakau,
• kesehatan, dan
• suplemen.

Nah, bagi Anda yang bergerak di industri berikut, Anda akan lebih mudah mendapatkan akses API

• jasa keuangan,
• retail,
• pendidikan,
• real estate, dan 
• telekomunikasi.

Berikut daftar lengkap batasan perdagangan WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/commerce-policy/

2. Mendaftar WhatsApp Business API

Sebelum Anda ingin membuat chatbot WhatsApp, Anda harus menyiapkan WhatsApp Business API.

WhatsApp Business API memudahkan bisnis untuk berkomunikasi dengan pelanggannya. Selain itu, akun WhatsApp Business akan terverifikasi dengan centang hijau sehingga terlihat kredibel.

Sebelum mendapatkan WhatsApp Business API, Anda membutuhkan:

• Akun manajer bisnis Facebook
• Bisnis yang terverifikasi
• Akun bisnis WhatsApp
• Fasilitas Kredit untuk Akun WhatsApp Business

Namun, proses daftar WhatsApp Business API biasanya membutuhkan proses yang lama. Karena itu, Anda dapat mencari penyedia layanan WhatsApp Business API terpercaya di Indonesia, seperti OneTalk by TapTalk.io.

3. Login ke OneTalk 

Bila Anda menggunakan OneTalk untuk menggunakan WhatsApp Business API, Anda bisa langsung login ke panel TapTalk.io.

Setelah itu, Anda dapat mengklik “Integrasi” yang ada di menu samping untuk melakukan pengaturan akun.

4. Merencanakan Alur Dialognya

Sebelum menyusun pesan-pesan otomatis chatbot, bisnis perlu merencanakan alur dialog, yaitu, 

• bagaimana percakapan akan dilanjutkan dengan chatbot, 
• pertanyaan apa yang akan dijawab chatbot, 
• bagaimana chatbot akan menyapa atau menyambut pelanggan, dan banyak lagi.

Saat merencanakan alur percakapan, perusahaan perlu melakukan diskusi yang ketat dan menyeluruh secara internal. Bisnis perlu merencanakan semua kemungkinan kasus komunikasi dan jawaban atas semua pertanyaan yang mungkin dimiliki pelanggan atau chatbot akan gagal.

5. Susun dan Masukkan Alur Percakapan ke Sistem

Mulailah dengan pesan menarik untuk menyapa orang-orang yang memulai percakapan dengan chatbot Anda.

Tambahkan elemen, seperti nama mereka agar obrolan terasa lebih personal dan tidak seperti berbicara pada “bot”.

Setelah perkenalan selesai, Anda dapat melanjutkan ke pembuatan menu sehingga orang tersebut dapat memilih opsi yang mereka minati.

Isi menunya bisa berupa kumpulan pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan pelanggan.

Berikut contoh FAQ yang perlu Anda siapkan jawabannya.

• Apakah lagi ada promo?
• Status pemesanan saya?
• Jam operasional Anda di jam berapa?
• Berapa lama proses pengiriman?
• dan masih banyak lagi.

Setelah menyiapkan berbagai percakapan, ada baiknya untuk menyiapkan percakapan yang memberikan “jalan keluar” yang mulus bagi pelanggan setelah chatbot menjawab pertanyaan mereka.

Sesuatu yang sederhana, seperti “Ada lagi yang bisa saya bantu?” dapat membantu memenuhi keinginan pelanggan yang ingin didengarkan sampai akhir.

Nah, sebelum meluncurkan chatbot WhatsApp Anda, pastikan untuk melakukan uji coba terlebih dahulu dengan beberapa contoh kasus. Lihat apakah chatbot itu merespons seperti yang akan ditanggapi oleh tim customer support perusahaan Anda.

Jika semua terlihat baik-baik saja, Anda bisa langsung menggunakannya.

‍

Cara Chatbot WhatsApp Dapat Membantu Layanan Customer Support

Jika Anda memiliki klien yang sangat kecil, Anda mungkin dapat bertahan dengan merespons setiap pesan secara manual. Namun, ketika bisnis Anda tumbuh, itu akan menjadi lebih sulit.

Percayalah bahwa berinvestasi di chatbot WhatsApp bukanlah ide yang buruk! Solusi asisten virtual ini dapat meringankan kebutuhan untuk menyiapkan dan menjaga tim layanan pelanggan. 

Berikut beberapa manfaat yang akan tim support dapatkan dengan menggunakan chatbot WhatsApp

• Chatbot WhatsApp dapat menjawab pertanyaan sederhana dan kompleks untuk pelanggan. Pelanggan mendapatkan jawaban instan atas pertanyaan mereka atas nama organisasi Anda melalui interaksi mereka dengan bot
• Kapan pun diperlukan, chatbot memungkinkan agent manusia mengambil alih percakapan di platform yang sama.
• Chatbot dapat membagikan pin lokasi toko Anda untuk membantu pelanggan menjangkau toko.
• Tim Anda dapat menggunakan chatbot WhatsApp untuk melakukan survei dan mengumpulkan feedback dari pelanggan dan klien.

Baca juga: ChatGPT VS Chatbot: Mana yang Lebih Baik?

‍

Integrasikan WhatsApp Chatbot dengan OneTalk untuk Otomatisasi Customer Support di WhatsApp

Tanpa akses ke API WhatsApp Business, Anda tidak dapat membuat Chatbot WhatsApp Anda menangani pertanyaan penjualan & pelanggan. Selain itu, penting bagi Anda untuk memilih dengan cermat saat mencari mitra WhatsApp di Indonesia.

OneTalk by TapTalk.io adalah penyedia solusi omnichannel yang mengintegrasikan semua platform pesan menjadi satu dashboard. Integrasi ini dapat mempermudah tugas para agen dalam menanggapi pertanyaan dan keluhan dari pelanggan.

Salah satu keunggulan OneTalk by TapTalk.io adalah adanya layanan WhatsApp Business API. OneTalk dapat membantu Anda mendapatkan WhatsApp Business API (beserta chatbot-nya). Tidak hanya itu, OneTalk juga masih memiliki berbagai fitur menarik yang bisa membantu tim customer support Anda, seperti:

• Quick reply dengan pesan template
• Tetapkan agent ke topik yang ditentukan
• Analisis pengguna untuk memberikan business insight
• Pesan otomatis saat agent Anda pergi

OneTalk memungkinkan Anda untuk menambahkan tanda centang hijau di akun bisnis WhatsApp Anda. Hal ini dapat membantu Anda meningkatkan kepercayaan pelanggan, yang kemudian meningkatkan penjualan. Selain itu, integrasi chatbot WhatsApp, pelayanan akan menjadi lebih cepat, instan, dan efisien. Anda dapat mengelola banyak percakapan pelanggan dengan satu nomor yang dapat diakses oleh beberapa admin atau agen.

Melihat berbagai keuntungan chatbot, yuk tingkatkan kepuasan pelanggan dengan OneTalk. Klik link ini untuk mengobrol dengan kami dan melihat lebih banyak fitur menarik untuk bisnis Anda!

‍